大厅流程及卫生制度

PAGE大厅流程及卫生制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司/组织大厅的工作流程，确保各项业务有序开展，同时加强大厅卫生管理，营造整洁、舒适、高效的工作环境，提升公司形象，保障员工和客户的健康与安全。2.适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及大厅服务的部门、岗位以及进入大厅的人员。3.基本原则合规性原则：严格遵守国家相关法律法规以及行业标准，确保制度的合法性和有效性。高效性原则：优化大厅工作流程，减少不必要的环节，提高工作效率，为员工和客户提供便捷服务。卫生优先原则：将卫生管理放在重要位置，建立健全卫生管理制度，确保大厅环境始终保持良好状态。二、大厅工作流程（一）人员出入流程1.员工出入员工应佩戴工作牌，通过门禁系统正常进入大厅。若未佩戴工作牌，需在门卫处登记并说明原因后进入。员工下班离开大厅时，应检查个人物品是否齐全，关闭本人工作区域内的电器设备、门窗等，确保安全后有序离开。2.外来人员出入外来人员进入大厅前，需在门卫处进行登记，说明来访事由、被访部门及人员等信息。门卫与被访人员取得联系并确认后，发放临时出入证，外来人员方可进入。外来人员离开时，应将临时出入证交还给门卫，由门卫进行登记注销。（二）业务办理流程1.业务咨询在大厅设置咨询台，安排专业的咨询人员负责解答客户关于公司业务、产品等方面的疑问。咨询人员应热情、耐心地接待客户，准确、详细地回答问题。对于无法当场解答的问题，应记录下来，并及时转交给相关部门或人员，在规定时间内给予客户回复。2.业务受理根据不同的业务类型，设立相应的业务受理窗口。客户前来办理业务时，应先到对应的窗口领取业务申请表，并按照要求填写相关信息。受理人员应认真审核客户提交的申请材料，确保材料齐全、真实有效。对于不符合要求的申请，应一次性告知客户需要补充或更正的内容。受理人员在受理业务后，应及时录入系统，并按照规定的流程进行流转，确保业务办理的准确性和及时性。3.业务审批对于需要审批的业务，受理人员应将申请材料及时提交给相关审批部门或人员。审批人员应在规定的时间内完成审批工作，并签署审批意见。对于审批通过的业务，应及时反馈给受理部门；对于审批不通过的业务，应说明原因，并将申请材料退回受理部门。4.业务办理结果反馈业务办理完成后，受理人员应及时通知客户前来领取办理结果。对于可以邮寄的业务，应按照客户要求进行邮寄。向客户反馈办理结果时，应告知客户业务办理的具体情况、后续注意事项等，并解答客户可能存在的疑问。（三）文件传递流程1.内部文件传递各部门之间如需传递文件，应填写文件传递单，注明文件名称、份数、传递部门、接收部门等信息。文件传递人员应及时将文件送达接收部门，并要求接收人员在文件传递单上签字确认。对于紧急文件，应优先传递，并确保文件的安全和及时送达。2.外部文件传递收到外部文件后，应及时进行登记，注明文件来源、日期、内容等信息。根据文件的性质和要求，按照规定的流程进行处理。如需转发给其他部门，应填写文件转发单，并确保文件传递的准确性和及时性。对于重要的外部文件，应妥善保管，并按照档案管理规定进行归档。（四）会议组织流程1.会议筹备根据会议的主题、目的、时间、地点等要求，确定参会人员名单，并提前通知相关人员。安排专人负责会议场地的布置，包括桌椅摆放、音响设备调试、资料准备等工作。准备会议所需的文件、资料、文具等物品，并确保数量充足、质量完好。2.会议通知通过邮件、短信、内部通讯软件等方式向参会人员发送会议通知，明确会议的时间、地点、主题、议程等信息。对于重要会议，应提前提醒参会人员，确保其按时参加会议。3.会议签到在会议开始前，设置签到台，安排专人负责参会人员的签到工作。参会人员应在签到表上签字，注明部门、姓名、职务等信息。对于未按时签到的人员，应及时进行记录并向会议组织者汇报。4.会议进行会议主持人应按照议程安排有序组织会议，确保会议主题明确、讨论充分、决策科学。参会人员应认真听取会议内容，积极参与讨论，遵守会议纪律，不得随意打断他人发言或接听电话等。会议记录人员应如实记录会议内容，包括会议讨论的要点、决策结果、下一步工作安排等，并在会议结束后及时整理会议纪要，发送给参会人员和相关部门。5.会议结束会议结束后，参会人员应有序离开会议场地。会议组织者应及时清理会议场地，检查设备是否关闭、文件资料是否齐全等。对会议的组织情况进行总结评估，分析存在的问题和不足之处，提出改进措施，不断提高会议组织水平。三、大厅卫生制度（一）卫生责任区域划分1.公共区域大厅入口、走廊、楼梯、电梯等区域由专门的保洁人员负责日常清扫和保洁。卫生间、茶水间等公共服务区域由保洁人员定时进行清洁消毒，确保环境整洁卫生。2.各部门工作区域各部门应负责本部门工作区域内的卫生清洁，包括桌面、地面、文件柜等的清洁整理。每天下班前，各部门应将本部门工作区域内的垃圾清理干净，并放置在指定的垃圾桶内。（二）卫生清扫标准1.地面保持地面干净整洁，无杂物、无污渍、无水渍。每天定时进行清扫，用拖把拖地，必要时进行湿拖和干拖交替，确保地面干燥、光亮。对于地面上的口香糖、污渍等顽固污垢，应使用专用清洁剂进行清理，确保地面清洁彻底。2.桌面桌面应保持整洁，文件、办公用品等摆放整齐有序。每天上班前和下班前，应对桌面进行擦拭，清除灰尘和杂物。对于长时间未清理的桌面，应进行全面清洁，包括擦拭电脑屏幕、键盘、鼠标等设备，整理文件资料，清理垃圾等。3.门窗门窗玻璃应保持干净透明，无灰尘、无污渍。定期进行擦拭，确保门窗明亮干净。门窗框、窗台等部位应保持清洁，无灰尘、无杂物。每天进行清扫，定期进行擦拭消毒。4.卫生间卫生间应保持清洁卫生，无异味。每天定时进行清扫，包括地面、墙面、马桶、洗手台等部位的清洁。马桶应每天进行消毒，使用专用消毒剂擦拭马桶内外表面，确保无细菌滋生。洗手台应保持干净，水龙头、台面等部位无污渍。卫生间内的垃圾桶应及时清理，垃圾袋应扎紧，防止异味散发。5.茶水间茶水间应保持整洁，饮水机、咖啡机等设备应定期进行清洁消毒，确保饮用水卫生安全。桌面、地面应保持干净，无杂物、无污渍。每天上班前和下班前，应对茶水间进行清扫，清理垃圾和水渍。（三）卫生检查与监督1.日常检查保洁人员应在每天工作时间内对负责的卫生区域进行巡回检查，及时发现并清理卫生问题。各部门负责人应在每天上班后和下班前对本部门工作区域的卫生情况进行检查，确保本部门工作区域符合卫生标准。2.定期检查由行政部门牵头，组织相关人员定期对大厅卫生情况进行全面检查，检查周期为每周一次。定期检查应涵盖大厅的各个区域，包括公共区域和各部门工作区域。检查内容包括卫生清扫标准的执行情况、卫生设施的完好情况等。3.监督考核对于卫生检查中发现的问题，应及时通知相关责任部门或人员进行整改。整改情况应进行跟踪复查，确保问题得到彻底解决。建立卫生考核制度，将卫生情况纳入部门和个人的绩效考核体系。对于卫生工作表现优秀的部门和个人，给予相应的奖励；对于卫生不达标的部门和个人，进行批评教育，并按照规定进行处罚。（四）卫生清洁用品管理1.采购与库存管理根据大厅卫生清洁工作的实际需求，合理采购卫生清洁用品，确保用品的质量和数量满足工作需要。建立卫生清洁用品库存管理制度，对采购的用品进行分类存放，做好出入库登记，定期盘点库存，确保库存数量准确。2.使用与发放保洁人员应按照规定的使用方