机关公文处理工作操作手册

机关公文处理工作操作手册一、总则为规范机关公文处理工作，提高公文处理效率和质量，确保公文流转规范、安全、高效，根据《党政机关公文处理工作条例》及相关规定，结合本机关实际，制定本操作手册。本手册适用于机关内部各类公文（含法定公文、事务性文书）的收文、发文及归档管理工作，全体公文处理人员须严格遵照执行，遵循准确规范、及时高效、安全保密的基本原则开展工作。二、收文处理流程（一）签收与登记收到外部来文（含纸质、电子公文）时，由文书岗位人员核对来文单位、公文份数、封装完整性（纸质件），电子公文需确认发件人身份及公文格式合规性。发现错发、损坏或份数不符的，应及时向来文单位反馈并登记异常情况。使用机关公文管理系统或台账，逐项记录公文文号、标题、来文单位、收文时间、密级（如需）、紧急程度等信息，生成唯一收文编号，确保每份公文可追溯。电子公文需同步在系统中上传原文并标注收文信息。（二）初审与分办文书人员对公文进行初步审核，重点检查：是否符合行文规则（如主送机关是否正确、是否多头主送等）；文种使用是否恰当；格式是否规范（如版头、主体、版记要素是否完整）；紧急、密级公文是否标注清晰。对不符合要求的公文，商请来文单位补正后重新处理。根据公文内容、要求及机关职能分工，提出拟办意见（如“请XX部门阅办”“请XX领导批示后转XX部门办理”），经办公室负责人审核后，将公文（含电子件）流转至相关部门或人员。涉密公文须通过加密渠道传递，严禁通过普通办公网络传输。（三）承办与传阅阅知性公文：承办部门或人员收到后，需在规定时限内（一般不超过3个工作日）完成阅知，重要公文需签注明确意见（如“已阅”“请XX同志落实”）。办理性公文：承办部门应制定办理方案，明确责任人、时限及要求，重大事项需集体研究。办理过程中如需会办，应主动协调相关部门，形成会办意见后反馈至办公室；如需请示领导，应附承办部门初步意见。需多人阅知的公文，由文书人员按“先主要领导、后分管领导，先业务部门、后综合部门”的顺序传递，确保“一人一签、全程留痕”。紧急公文需标注传阅时限（如“24小时内传阅完毕”），涉密公文传阅后须及时收回，存放在保密设备中。（四）催办与答复办公室对办理性公文实行全程跟踪，通过系统提醒、电话督办等方式，督促承办部门按时办结。对超期未办的，需向承办部门负责人了解原因并报告分管领导。公文办理完毕后，承办部门应将办理结果以书面形式（或按来文要求的方式）反馈来文单位，同时抄送办公室备案。答复内容需准确、简洁，符合公文用语规范。三、发文处理流程（一）起草与审核公文起草应紧扣主题，内容真实准确，结构严谨、条理清晰，用语规范简洁。需征求意见的，应通过书面、会议或调研等方式充分听取相关部门、基层单位及群众意见；涉及法律法规的，须经法制部门审核。起草完成后，由起草部门负责人审核签字。办公室对发文进行全面审核，重点检查：内容是否符合国家政策及机关决策部署；文种、格式是否规范；发文必要性（可发可不发的坚决不发）；是否存在涉密内容未标注密级等问题。审核通过后，填写《发文审核单》，报分管领导或主要领导签发。（二）签发与复核公文须经法定签发人（或其授权的负责人）签发。签发人应签署明确意见（如“同意印发”“请XX同志再核”）、姓名及日期。联合发文需所有联署单位负责人依次签发，待签完后方可进入印制环节。文书人员根据签发意见，对公文内容、格式、发文字号、主送/抄送机关等进行复核，确保与签发意图一致。发现问题的，需退回起草部门修改，严禁擅自改动签发后的公文内容。（三）登记与印制复核无误后，编制发文字号（遵循机关文号管理规则），登记公文标题、发文日期、主送机关、份数等信息，生成发文编号。纸质公文由文印室按规范格式印制（如A4纸、双面印刷、页码清晰），涉密公文须在保密印刷设备上印制，指定专人管理；电子公文通过机关公文系统或政务平台发布，确保传输安全。（四）核发与归档文书人员核对公文印制份数、格式与登记信息一致后，通过机要交换、邮政特快专递（涉密公文）或电子传输（非涉密）等方式发送。发送后需及时跟踪回执，确认收文单位已收到。发文办理完毕后，起草部门应将公文定稿、正本、签发单及征求意见材料等整理齐全，移交档案室归档（电子公文需同步上传至档案管理系统）。四、公文归档与管理（一）整理与归档档案室按“年度—机构—问题”或“年度—文种”等方式对公文进行分类，去除重份、残缺件，按时间顺序排列，编制归档目录。归档范围包括收文（含办理过程材料）、发文（定稿、正本、附件）、内部签报、会议纪要等具有查考价值的公文材料。按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，将公文分为永久、30年、10年保管，标注清晰后存入档案柜（或电子档案库）。（二）利用与销毁机关内部人员查阅档案需填写《档案借阅单》，经部门负责人批准；外部单位查阅须持单位介绍信及有效证件，经办公室主任批准。涉密档案借阅需严格履行保密审批手续，严禁复制、摘抄涉密内容。保管期满的公文，由档案室提出销毁意见，编制销毁清册，经分管领导批准后，由2人以上监销（涉密公文须送指定销毁机构），监销人需在清册上签字确认。五、常见问题及处理规范（一）格式不规范表现：版头要素缺失（如发文机关标志不清晰）、页码标注错误、附件说明与附件不符等。处理：退回起草部门重新排版，办公室提供《党政机关公文格式》（GB/T____）模板供参考，确保公文格式“横排、左侧装订、页码居右”等要求落实到位。（二）办理超期表现：承办部门未在规定时限内反馈办理结果，影响工作推进。处理：办公室向承办部门发出《催办通知单》，同时报告分管领导；对多次超期的，纳入机关效能考核，督促整改。（三）密级管理不当表现：涉密公文未标注密级、通过普通邮箱传输涉密信息、阅后未及时收回等。处理：立即停止违规操作，重