企业ERP系统使用手册

企业ERP系统使用手册一、系统概述企业资源计划（ERP）系统是整合采购、销售、库存、生产、财务等核心业务流程的数字化管理工具，通过数据共享与流程自动化，助力企业实现资源优化配置、提升运营效率。本系统适用于企业各业务部门（采购部、销售部、仓储部、财务部等），需结合岗位权限开展操作。二、模块功能详解（一）采购管理模块功能定位：统筹采购需求提报、供应商管理、采购订单执行及收货验收全流程，实现采购成本管控与供应时效保障。核心操作：请购单创建：业务部门提交采购需求（含物料名称、规格、数量、需求日期），经直属上级审批后流转至采购部。供应商询价：采购专员针对需求物料，向已备案供应商发起询价（支持批量询价、历史价格比对），选择最优报价生成《询价对比表》。采购下单：确认供应商后，在系统中录入订单信息（交货周期、付款方式、违约责任），系统自动关联请购单与供应商档案，生成带唯一编号的采购订单，支持邮件/短信同步通知供应商。收货验收：仓储部依据到货清单核对实物，在系统中录入实收数量、质检结果（合格/返工/拒收），系统自动更新库存与应付账款待办。（二）销售管理模块功能定位：管理客户信息、销售订单、发货出库及应收账款，支撑销售业绩追踪与客户服务优化。核心操作：客户档案维护：销售专员录入客户基本信息（名称、地址、联系人、结算方式），设置信用额度与账期，经审核后生效（支持按区域/行业分类检索）。销售订单处理：根据客户需求创建订单（含产品型号、数量、单价、交货地址），系统自动校验库存可用量、信用额度，触发生产/备货任务；订单变更需提交《变更申请单》，经客户确认后更新系统。发货与开票：仓储部根据订单出库，系统生成《出库单》；财务部依据出库单开具发票，关联订单生成应收账款，支持按客户/订单维度查询回款进度。（三）库存管理模块功能定位：实时管控物料入库、出库、调拨、盘点，保障库存数据准确，降低呆滞料风险。核心操作：入库作业：采购收货、生产完工入库时，扫描物料条码（或手动录入批次号、有效期），系统自动更新库存台账，支持按仓库/库区/货架定位管理。出库作业：销售出库、生产领料需关联订单/工单，系统校验库存可用量，生成《出库单》（支持先进先出、批次管理策略）；非生产领料需提交《领料申请》，经审批后执行。库存盘点：定期（月度/季度）发起盘点任务，系统导出盘点清单，盘点人员现场核对后录入实盘数量，系统自动生成《盘点差异表》，经审批后调整库存（差异原因需备注，如损耗、串货等）。（四）财务管理模块功能定位：整合应收应付、总账、固定资产管理，实现财务数据自动化核算与报表生成，支撑财务分析与决策。核心操作：凭证管理：系统自动抓取业务模块单据（采购发票、销售发票、出入库单）生成记账凭证，财务人员可复核、调整（需注明调整原因），支持按科目/部门/项目维度查询凭证链。报表生成：一键生成资产负债表、利润表、现金流量表，支持自定义报表（如部门费用统计表、项目成本分析表），数据可导出为Excel/PDF格式，满足审计与汇报需求。固定资产管理：录入资产信息（名称、型号、购置日期、折旧年限），系统自动计提折旧，支持资产调拨、报废流程（需上传报废证明/调拨单）。三、操作流程规范（一）系统登录2.输入工号（或账号）、密码（首次登录为初始密码，需立即修改），选择所属账套（如总公司/分公司），点击“登录”。3.若登录失败，可点击“忘记密码”通过绑定邮箱/手机重置，或联系系统管理员核查账号权限。（二）日常操作流程1.数据录入规范必填项（*标注）需完整填写，字符型字段避免特殊符号（如`#`、`%`需转换为文字说明），日期格式统一为“YYYY-MM-DD”。数量、金额需与实际业务一致，录入后需二次核对（系统支持“提交前预览”功能）。2.流程审批单据提交后，系统自动推送至审批人待办（可在“我的待办”中查看），审批人需在2个工作日内处理（同意/驳回需注明理由）。驳回单据需修改后重新提交，历史审批记录可在“单据轨迹”中查询。3.数据查询与导出在对应模块“查询”界面，通过筛选条件（如日期范围、单据编号、客户名称）定位数据，支持按字段排序。点击“导出”按钮，选择格式（Excel/Csv），系统生成文件（含筛选后数据），可本地保存或共享。（三）异常处理与数据备份1.操作异常若系统提示“数据冲突”（如多人同时编辑同一张单据），需刷新页面后重新操作，或联系管理员解锁单据。若出现页面卡顿、报错，可清理浏览器缓存（`Ctrl+Shift+Delete`），重新登录尝试；仍未解决则提交《系统故障反馈单》（附报错截图、操作步骤）至IT部门。2.数据备份财务报表、库存台账需每月末导出备份，存放至企业指定的共享存储路径。四、注意事项与常见问题（一）权限管理1.岗位调整或离职时，需提前3个工作日提交《权限变更申请》，由直属上级与系统管理员同步更新账号权限（禁用离职账号，调整岗位权限）。2.敏感操作（如财务凭证修改、库存初始化）需经部门负责人与系统管理员双重授权，操作记录永久留痕。（二）数据安全1.禁止使用公共网络（如网吧、非加密Wi-Fi）登录系统，避免账号密码泄露。2.系统账号仅限本人使用，禁止转借他人；密码需每季度更换（含大小写字母、数字、特殊字符，长度≥8位）。（三）常见问题解答1.问：采购订单已下达，供应商要求变更交货期怎么办？答：在“采购订单管理”中找到对应订单，点击“变更申请”，录入新交货期与变更原因，提交供应商确认（可上传沟通记录），经采购经理审批后更新订单。2.问：销售出库时提示“库存不足”，但实际仓库有货怎么办？答：先核查库存台账的“可用量”与“实存量”差异（可能因未审核的入库单/出库单导致），在“库存管理-单据审核”中处理未生效单据；若仍异常，联系仓储部与系统管理员核查库存数据准确性。3.问：如何快速查询某客户的历史交易记录？答：进入“销售管理-客户档案”，搜索客