企业行政公文撰写与处理流程手册

企业行政公文撰写与处理流程手册第一章总则一、公文概述行政公文是企业内部及对外传递信息、部署工作、规范管理的重要载体，具有权威性、规范性和时效性。本手册旨在规范企业行政公文的撰写与处理流程，保证公文内容准确、格式统一、流转高效，保障企业各项管理工作有序开展。二、适用范围本手册适用于企业各部门及员工在起草、审核、签发、印发、归档等环节涉及的企业行政公文，包括但不限于通知、请示、报告、函、会议纪要等类型。三、基本原则准确规范：内容真实可靠，数据准确无误，格式符合国家标准及企业规定。简洁明了：语言精炼，逻辑清晰，避免冗余表述，保证信息传递高效。时效性：根据公文紧急程度明确办理时限，保证工作及时落实。保密性：涉密公文需按企业保密管理规定标注密级，严格控制知悉范围。第二章公文撰写规范一、公文格式要素公文一般由标题、主送机关、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章等要素组成（涉密公文需标注密级和保密期限，紧急公文需标注紧急程度）。由发文机关名称、事由和文种三部分组成，如“公司关于2024年春节放假安排的通知”。标题应简明扼要，居中排布，二号小标宋简体字。主送机关：指公文的主要受理机关，顶格书写，后加冒号，全称或规范化简称（如“各部门”“各子公司”）。若涉及多个机关，用顿号分隔，不同层级机关用逗号分隔。是公文的核心部分，一般由开头（发文缘由）、主体（具体事项）、结尾（执行要求或希望）组成。用三号仿宋GB2312字体，一级标题用三号黑体，二级标题用三号楷体GB2312，行距设置为28磅。附件说明：如有附件，在下空一行左空二字标注“附件”，后标全角冒号和附件名称，如“附件：1.《活动方案》”。附件名称后不加标点，附件顺序用阿拉伯数字标注。发文机关署名：应使用机关全称或规范化简称，如“公司行政部”。联合行文时，发文机关名称按顺序排列，并用“和”字连接。成文日期：用阿拉伯数字将年、月、日标全，如“2024年3月15日”，编排在发文机关署名下方，右空四字。印章：单一机关行文时，印章用红色，端正、居中下压发文机关署名和成文日期；联合行文时，所有发文机关均署名，印章一一对应，最后一个印章端正、居中下压成文日期。二、语言要求庄重得体：使用书面语，避免口语化、网络用语及模糊表述（如“大概”“可能”），如需引用政策或数据，需注明来源。逻辑清晰：部分应按“事由—事项—要求”逻辑展开，层次分明，可使用“一、”“（一）”“1.”“（1）”等序号区分层级。准确无误：涉及时间、地点、数量、人员等信息需反复核对，避免歧义；涉及部门职责、工作流程的内容需与现行制度一致。三、常见公文类型结构通知：适用于发布规章、批转转发文件、部署工作、告知事项等。结构为“标题—主送机关—（发文缘由+具体事项+执行要求）—附件（如有）—发文机关—日期—印章”。请示：适用于向上级机关请求指示、批准。结构为“标题—主送机关—（请示缘由+请示事项+请示要求）—附件（如有）—发文机关—日期—印章”。结尾需用“妥否，请批示”等规范用语。报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问。结构为“标题—主送机关—（工作概述+具体内容+存在问题及建议）—附件（如有）—发文机关—日期—印章”。结尾用“特此报告”等用语，不得夹带请示事项。函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。结构为“标题—主送机关—（商洽/询问缘由+具体事项+希望/要求）—附件（如有）—发文机关—日期—印章”。结尾用“专此函达”“盼复”等用语。会议纪要：适用于记载和传达会议主要精神、议定事项。结构为“会议名称—时间—地点—参会人员（缺席人员及原因）—主持人—记录人—会议议题—发言要点—决议事项—附件（如有）—发文机关—日期”。第三章公文处理流程公文处理包括拟稿、审核、会签、签发、编号、印发、归档七个环节，各部门需严格按照流程操作，保证公文规范流转。一、拟稿明确发文目的：根据工作需求确定公文类型（如通知、请示等），明确需传达的信息或解决的问题。收集资料：涉及政策依据、数据支撑、部门意见等内容，需提前收集并核实准确性。起草按公文类型规范结构撰写，语言简洁、逻辑清晰，重点突出。拟稿人需在公文稿纸“拟稿人”处签字，并注明联系方式及拟稿日期。二、审核拟稿完成后，需经部门负责人审核，重点审核内容是否符合部门职责、数据是否准确、表述是否规范。审核通过后，交行政部进行格式审核，重点检查标题、主送机关、结构、附件说明等格式要素是否符合规范。涉及法律问题的公文，需经法务部审核；涉及大额资金或重大事项的，需经财务部或分管领导审核。审核环节需在公文稿纸“审核意见”栏签署明确意见（如“同意印发”“需补充内容后重报”），并签字确认。三、会签公文内容涉及其他部门职责的，需提前进行会签。例如涉及人力资源制度的公文需会签人力资源部，涉及费用支出的公文需会签财务部。会签部门需在3个工作日内反馈意见，逾期未反馈视为同意。会签完成后，由行政部汇总意见，反馈至拟稿部门修改完善。四、签发审核及会签通过的公文，按签发权限报请领导签发：一般事务性公文（如部门通知、会议安排）：由分管副总经理签发；重大事项公文（如公司规章制度、年度工作计划）：由总经理签发；涉及公司战略、重大投资等公文：需经总经理办公会审议后，由总经理签发。签发人需在公文稿纸“签发意见”栏签署“同意印发”并签字注明日期，或提出具体修改意见。五、编号公文签发后，由行政部统一编号。编号规则为“发文机关简称+年份+序号”，如“X行文〔2024〕15号”（“X行文”为公司行政部简称，“2024”为年份，“15”为序号）。编号应唯一，不得重复或遗漏，并在公文右上角标注。六、印发排版校对：行政部根据签发后的公文稿进行排版，再次校对内容、格式、编号等无误后，交文印室打印。用印分发：打印后的公文需加盖发文机关公章（骑年盖月），然后按主送机关清单分发。涉密公文需通过机要渠道传递，并做好签收记录。存档备案：印发后，行政部需留存纸质公文原件（1份）及电子版，按“年度—文种—部门”分类归档。七、归档公文办理完毕后，由行政部在次年第一季度前完成上年度公文归档工作。归档材料包括公文正本、签发稿、审核意见、会签单、电子版等，归档期限按企业档案管理规定执行。涉密公文归档时需标注密级，并存放于专用档案柜。第四章常用公文模板及填写说明一、通知模板公司关于[事由]的通知主送机关：[各部门/各子公司]为[发文缘由，如“规范公司考勤管理，提高工作效率”]，根据[政策依据，如《公司考勤管理制度》]，现将[具体事项，如“2024年考勤安排及注意事项”]通知一、[事项一，如“工作时间”]：周一至周五，上午9:00-12:00，下午13:30-17:30（法定节假日按国家规定执行）。二、[事项二，如“考勤打卡”]：员工上下班需通过“办公系统”打卡，迟到、早退、旷工按《公司考勤管理制度》执行。三、[事项三，如“特殊情况”]：因公出差、请假需提前通过系统申请，经部门负责人审批后报行政部备案。请各部门组织员工认真学习，严格遵照执行。如有疑问，请联系行政部*，电话：[内线号码]。发文机关：公司行政部成文日期：2024年X月X日（公章）|填写说明：标题中“[事由]”需简明概括通知核心内容，如“年度体检安排”“安全生产月活动”。主送机关根据实际需要确定，若面向全体员工，可写“公司全体员工”。“具体事项”部分分条列出，逻辑清晰，每条内容聚焦一个主题。附件如有多个，按顺序标注“附件1、附件2……”。二、请示模板公司关于[事由]的请示主送机关：[总经理/分管副总经理][请示缘由，如“为提升员工专业技能，计划于2024年6月组织为期3天的专业技能培训”]。经调研，本次培训需[具体事项，如“邀请外部专业讲师，培训费用预算5万元，参训人员50人”]。为保证培训效果，恳请领导批准[请示事项，如“本次培训方案及费用预算”]。妥否，请批示。《培训费用预算表》发文机关：人力资源部成文日期：2024年X月X日（公章）|填写说明：主送机关为上级领导，需写明具体职务，如“总经理”。请示缘由需充分说明必要性，数据支撑（如参训人数、预算金额）需准确。请示事项需明确具体，避免模糊表述（如“请批准培训”改为“请批准《培训方案》及5万元培训预算”）。三、会议纪要模板公司2024年第X次总经理办公会会议纪要会议时间：2024年X月X日上午9:00-11:00会议地点：公司三楼会议室参会人员：总经理、副总经理、各部门负责人*缺席人员：[姓名*]（因公出差）主持人：总经理*记录人：行政部*会议议题：关于2024年上半年工作总结及下半年工作计划的审议发言要点：总经理*：通报公司上半年经营情况，指出各部门需重点关注的指标完成情况，要求下半年聚焦[核心任务，如“市场拓展”“成本控制”]。副总经理*：汇报上半年市场部工作成果，提出下半年“开拓华东地区市场”的具体方案，需在7月底前提交详细计划。财务部*：通报上半年财务收支情况，建议优化费用审批流程，提高资金使用效率。决议事项：一、同意2024年上半年工作总结，各部门按下半年工作计划推进，9月底前完成阶段性目标。二、市场部需在7月25日前提交《华东地区市场开拓方案》，报总经理办公会审议。三、财务部牵头，于8月15日前完成费用审批流程优化方案，各部门配合。附件：1.《2024年上半年工作总结报告》发文机关：公司行政部成文日期：2024年X月X日|填写说明：会议名称需包含“会议次数+会议类型”，如“第3次部门协调会”。参会人员需写明职务及姓名，缺席人员需注明原因。发言要点按发言顺序或议题顺序记录，突出核心观点，避免口语化表述。决议事项需明确责任部门、完成时限，保证可执行。第五章公文处理常见问题与风险规避一、格式不规范问题表现：标题缺失或冗长、主送机关顶格不规范、字体字号混乱、附件说明未标注等。风险规避：严格参照本手册第二章格式要素要求，拟稿后自查，行政部审核时重点检查格式，对不符合要求的公文退回修改。二、内容表述不清晰问题表现：逻辑混乱、用词模糊、数据前后矛盾、存在歧义表述等。风险规避：拟稿人需理清思路，按“事由—事项—要求”结构撰写；涉及数据需经部门负责人复核；审核环节加强内容逻辑性检查，必要时组织相关部门沟通确认。三、流程遗漏问题表现：未进行会签、签发权限不符、未编号即印发等。风险规避：明确各环节责任部门，拟稿人需确认是否需会签；行政部严格审核签发权限，未按权限签发的公文不予印发；编号环节由行政部专人负责，保证每份公文唯一编号。四、保密管理不到位问题表现：涉密公文未标注密级、通过非涉密渠道传递、电子版未加密等。风险规避：拟稿人根据内容密级标注“秘密”“机密”