合同评审与签订流程标准化指南

合同评审与签订流程标准化指南第一章适用范围与核心价值本指南适用于企业各类对外经济合同的评审与签订管理，涵盖采购合同、销售合同、服务合同、合作协议等类型，涉及业务部门、法务部门、财务部门、管理层等多角色协同。通过标准化流程，可保证合同条款合规、权责清晰、风险可控，提升合同管理效率，保障企业合法权益，为业务合作提供稳定规范的操作框架。第二章合同评审与签订全流程操作指南2.1合同发起与初步审核责任主体：业务部门（合同发起人）操作步骤：需求梳理：业务部门根据合作需求，明确合同标的、数量、质量标准、履行期限、付款方式、违约责任等核心要素，形成《合同需求说明》（附件1）。材料准备：收集合作方主体资格材料（如营业执照复印件、法定代表人证件号码明、授权委托书等）、过往合作记录（如有）、技术规范或需求文档等，保证材料真实、完整。模板选择：优先使用企业标准化合同模板（如《采购合同模板》《销售合同模板》）；无模板时，由业务部门拟制合同初稿，格式需包含合同编号、双方当事人信息、条款（标的、权利义务、违约责任、争议解决等）、签署页等基本要素。内部初审：业务部门负责人*对合同初稿及材料进行审核，重点核查需求明确性、商业条款合理性（如价格、交期）、合作方信息准确性，确认无误后提交法务部门评审。2.2法务专项评审责任主体：法务部门（法务专员*）操作步骤：合规性审查：重点审核合同主体是否适格（合作方是否具备相应资质、签约权限）、条款是否符合法律法规（如《民法典》《招投标法》等）、是否存在法律风险（如免责条款显失公平、争议解决方式约定不明）。权利义务平衡性：检查双方权利义务是否对等，违约责任是否明确且合理，知识产权、保密义务等特殊条款是否完备。文字表述规范：保证合同用语准确、无歧义，避免使用“大概”“尽量”等模糊表述，关键数字（金额、日期、数量）需大写与小写一致。出具评审意见：法务部门填写《合同评审表》（附件2），明确“通过”“修改后通过”“不通过”的结论，并标注具体修改建议（如“增加不可抗力条款”“调整违约金比例”）。若“不通过”，需说明法律依据及风险点，退回业务部门重新谈判或拟定。2.3财务与业务协同评审责任主体：财务部门（财务经理*）、业务部门（合同发起人）操作步骤：财务审核：财务部门重点审核合同中的价格条款（是否符合定价策略、成本预算）、付款方式（分期付款节点是否合理、票据要求是否明确）、税务处理（税率、发票类型）及财务风险（如大额预付款比例过高、对方履约能力不足导致的坏账风险）。业务协同：业务部门根据财务意见，与合作方协商调整商务条款（如付款节奏、价格折扣），保证商业条款与财务风控要求平衡。跨部门确认：业务部门将法务、财务的评审意见整合至合同修订稿，经法务专员、财务经理签字确认后，提交管理层审批。2.4管理层审批与授权责任主体：分管领导*、总经理/董事长（根据合同金额及重要性分级审批）操作步骤：审批权限划分：金额≤10万元：由分管领导*审批；10万元＜金额≤50万元：由分管领导审核后，总经理审批；金额＞50万元或涉及重大战略合作：需经总经理办公会/董事会审议通过。审批内容：管理层重点审核合同是否符合企业战略规划、商业目标是否达成、资源投入是否合理，并对最终合同条款签署审批意见。授权签署：审批通过后，由法定代表人或其授权委托人（需出具《授权委托书》，附件3）代表企业签署合同，授权委托书需明确授权范围、期限及签署权限。2.5合同签订与分发归档责任主体：行政部/档案室（合同管理员*）、业务部门操作步骤：文本核对：签署前，合同管理员*核对合同文本与审批版本是否一致，保证所有修改已落实，双方当事人信息、签字盖章页完整清晰。正式签署：合同一式多份（通常为三份：企业留存、合作方留存、财务/法务备案），双方加盖合同专用章或公章（禁止使用部门章或财务章），法定代表人或授权委托人需亲笔签字。分发与归档：业务部门：留存合同原件1份，作为履约跟踪依据；财务部门：留存1份，作为付款及财务核算依据；法务部门：留存1份，作为法律纠纷处理依据；档案室：对合同原件进行编号、登记，录入《合同台账》（附件4），保存期限不少于合同履行完毕后5年（涉及重大纠纷的保存至纠纷解决完毕）。第三章关键工具模板附件1：《合同需求说明》合同编号需求部门需求提出人联系方式合作方信息：名称、统一社会信用代码、联系人、联系方式合同核心需求：标的物/服务名称规格型号/服务标准数量单价（元）总价（元）履行期限交付/验收方式特殊要求：如保密条款、知识产权归属、违约责任等附件清单：技术参数、图纸、需求说明书等部门负责人签字：_________日期：_______附件2：《合同评审表》合同编号合同名称评审阶段□初稿□修订稿业务部门发起人法务部门评审人财务部门评审人评审意见：评审部门评审意见（请勾选并说明）业务部门□通过□修改后通过□不通过（说明：_________________）法务部门□通过□修改后通过□不通过（说明：_________________）财务部门□通过□修改后通过□不通过（说明：_________________）最终结论：□同意签订□修改后再次评审□不予签订审批人签字：_________日期：_______附件3：《授权委托书》授权人（企业名称）统一社会信用代码被授权人姓名职务授权事项□签订合同□补充协议□变更合同（合同编号：_________）授权范围合同金额上限：_________元；有效期限：自_年_月_日至_年__月__日授权权限被授权人代表授权人处理合同相关谈判、签署及履约事宜，由此产生的法律责任由授权人承担授权人（盖章）法定代表人（签字）：_________日期：_______附件4：《合同台账》合同编号合同名称签订日期合作方名称合同金额（元）履行期限合同状态（□待签订□履行中□已完成□终止）负责人归档日期备注第四章常见风险与应对要点4.1合同主体资格风险风险点：与无资质、超范围经营或已注销的企业签约，导致合同无效。应对措施：签约前核查合作方营业执照、相关行业许可证（如食品经营许可证、建筑施工资质等），要求对方提供加盖公章的复印件原件；涉及重大合作时，可通过“国家企业信用信息公示系统”查询其经营状态及行政处罚记录。4.2合同条款模糊风险风险点：质量标准、履行期限、付款节点等约定不明，易引发履约争议。应对措施：采用国家标准、行业标准或明确的技术参数作为质量依据；履行期限需具体到年/月/日；付款节点与履约进度挂钩（如“验收合格后7个工作日内支付至合同总额的80%”）。4.3评审流程缺失风险风险点：未履行法务、财务评审或管理层审批，导致合同存在隐藏风险。应对措施：严格执行“先评审后签订”原则，禁止“先签后补”；紧急小额合同可通过简化流程（如业务部门+财务部门双签），但需事后补办法务备案。4.4合同印章管理风险风险点：使用非合同专用章或未经审批的印章签署合同，导致效力瑕疵。应对措施：明确合同专用章由行政部专人保管，用印需提交《合同审批表》及已签字的合同文本；禁止在空白合同、空白协议上加盖印章。4.5合同变更与终止风险风险点：合同履行中未及时签