企业行政公文处理标准化手册

企业日常行政公文处理标准化手册为规范企业日常行政公文处理流程，提高公文处理效率与质量，保证公文内容准确、格式规范、传递及时，特制定本手册。本手册适用于企业各部门、各分支机构在行政管理活动中形成的具有法定效力和规范体式的文书，涵盖公文的拟制、审核、签发、印发、归档等全流程，旨在实现公文处理的标准化、制度化、规范化。一、适用范围与工作场景本手册适用于企业内部以下工作场景：上行沟通：向企业上级主管部门或领导汇报工作、请示事项（如年度工作请示、专项工作汇报）；下行传达：企业向各部门、员工部署工作、通知事项（如会议通知、管理制度发布）；平行商洽：企业内部各部门之间或与外部合作单位沟通协调、征求意见（如工作函、协作申请）；记录存档：需作为企业活动凭证或历史资料保存的正式文书（如会议纪要、总结报告）。二、标准化处理流程（一）通用处理流程所有公文处理均需遵循以下核心步骤，保证流程闭环：拟稿：由具体事项承办人负责，根据实际需求起草公文内容，保证事实清楚、逻辑清晰、表述准确。审核：拟稿完成后，提交部门负责人审核，重点审核内容真实性、业务合规性及文字表述规范性。会签（如需）：涉及多部门协作的公文，需由相关部门负责人会签，确认职责分工与协作内容。签发：根据公文重要性及权限，由企业分管领导或主要领导签发，明确公文生效依据。编号登记：由企业办公室（或指定行政部门）对签发后的公文进行统一编号，录入公文管理系统，记录发文日期、文号、主送范围等信息。排版校对：按照标准格式排版，核对文号、标题、落款等要素无误后，形成正式文稿。印发分发：根据主送范围，通过纸质或电子渠道印发，保证及时送达接收单位或人员。归档保存：公文办理完毕后，由办公室统一收集、整理，按年度分类归档，电子文档备份至指定服务器，纸质文档装订成册保存。（二）分类型公文处理要点1.请示类公文（上行文）适用场景：需上级领导指示或批准的事项（如资金申请、政策执行请示、重要工作部署请示）。步骤细化：拟稿：标题明确“关于XXX的请示”，需包含“请示缘由（背景、必要性）”“请示事项（具体请求内容）”“请示要求（明确希望上级批复的时限或方向）”，结尾使用“妥否，请批示”。审核：部门负责人审核请示事项的合理性及必要性，确认无替代方案或需上级决策。签发：由分管业务的领导初审，报请企业主要领导签发。印发：标注“特急”或“急件”的请示需优先处理，纸质版需加盖企业公章，电子版通过OA系统提交。2.通知类公文（下行文）适用场景：部署工作、传达要求、告知事项（如会议通知、制度执行通知、放假安排通知）。步骤细化：拟稿：标题明确“关于XXX的通知”，需包含“通知事项（具体内容）”“执行要求（时间、标准、责任人）”“其他说明（如有附件需注明）”，结尾使用“特此通知”。审核：办公室审核格式规范性，业务部门审核内容准确性，保证执行要求可落地。签发：由分管领导或主要领导签发，涉及全企业事项需主要领导签发。印发：通过企业公告栏、OA系统、部门会议等渠道发布，重要通知需确认接收人员签阅。3.函类公文（平行文/商洽文）适用场景：与内部部门或外部单位商洽工作、征求意见、请求配合（如协作函、征求意见函）。步骤细化：拟稿：标题明确“关于XXX的函”，需包含“商洽/征求意见事项”“具体需求或建议”“希望回复的时限”，结尾使用“专此函达，盼予回复”或“特此函告”。会签：涉及内部多部门的函需由相关部门会签；外部函需经办公室审核文号及格式。签发：由企业分管领导或部门负责人签发（根据事项重要性确定）。印发：纸质函需加盖企业公章（或部门章，根据授权），电子函通过正式邮箱或OA系统发送。三、公文标准模板示例1.请示类模板关于申请购置办公设备的请示企业分管领导*总：为保障*部门日常工作效率，目前现有办公设备（如电脑、打印机）使用年限超过5年，故障频发，已影响工作进度。经市场调研，拟购置联想ThinkStation工作站5台（配置：i7处理器、16G内存、1T固态硬盘），预算合计4.5万元，符合企业《固定资产管理办法》中“单台设备价值低于5万元由分管领导审批”的规定。妥否，请批示。部门负责人：2.通知类模板关于召开2023年度工作总结会议的通知各部门：为总结本年度工作成果，规划2024年工作目标，经研究决定召开2023年度工作总结会议，现将有关事项通知一、会议时间：2023年12月30日（周五）14:00-17:00二、会议地点：企业总部3楼第一会议室三、参会人员：各部门负责人、全体员工（含分支机构）四、会议内容：总经理*作2023年度工作总结报告；各部门负责人汇报年度工作完成情况；讨论2024年工作计划及重点任务。五、其他事项：请各部门于12月28日前提交书面总结报告（电子版发送至办公室邮箱，纸质版加盖公章）；参会人员提前10分钟入场，携带笔记本、笔；确因无法参会者，需提前向办公室请假（联系人：，）。特此通知。企业办公室3.函类模板关于商请协助开展2024年员工体检的函人力资源部：为保障员工身体健康，根据企业《员工福利管理规定》（〔2023〕号），拟于2024年3月组织开展全员健康体检。因体检需协调医院资源、安排体检时间及费用预算，现商请贵部协助以下事项：提供3家合作医院的体检套餐及报价（需包含常规体检项目及心脑血管专项检查）；统计各部门员工体检意向（时间偏好、是否有特殊体检需求）；协助制定体检时间表，避免影响正常工作。请于2024年2月20日前反馈相关意见，以便我部推进后续工作。专此函达，盼予回复。行政部四、执行规范与常见问题指引（一）格式规范要求一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居右排列；回行时，词义完整排列对称，长短适宜，间距恰当。主送机关：标题下空一行，左侧顶格编排，其后加冒号；如主送机关过多导致公文首页不能显示，可将主送机关移至版记。一般用3号仿宋体字，每个自然段左空二字，回行顶格；文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；第一层黑体字、第二层楷体字、第三层和第四层仿宋体字。附件说明：如有附件，在下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称；如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXX”）。发文机关署名：一般署企业全称或规范化简称，编排于之下，空二字右对齐。成文日期：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。（二）常见问题处理内容表述问题：避免使用模糊、歧义词汇（如“大概”“可能”），需使用具体数据、明确表述；涉及时间、数量、金额等关键信息需反复核对，保证准确无误。流程延误问题：紧急公文需标注“特急”，并在拟稿时注明“紧急程度”，审核、签发环节优先处理；如遇领导外出无法及时签发，可由指定授权人代签（需提前报备办公室）。格式错误问题：公文印发前需由办公室统一校对格式，重点检查文号、标题、字体、行距、页码等要素；如需修改，需重新提交审核，保证最终版本与签发稿一致。归档遗漏问题：公文办理完毕后，承办人需在3个工作日内将电子文档（含签发痕迹）及纸质原件（加盖公章）交办公室归档；办公室定期对归档公文进行清点，保证账实相符。（三）特殊情况处理公文修改：已签发的公文如需修改，需由承办部门提交《公文修改申请说明》，经原签发领导批准后，由办公室按新流程重新编号印发，原公文作废处理。公文撤回：公文印发后发觉错误，需在送达后2小时内由承办部门通知办公室撤回，并说明原因；超过2小时或已签收的，需发布《公文更正通知》进行补充说明。电子公文管理：电子公文需通过企业指定的OA系