供应链采购流程规范文档模板

供应链采购流程规范一、适用范围与场景说明二、采购流程全环节操作指引（一）需求提出与确认需求发起需求部门根据生产计划、项目需求或日常运营需要，填写《采购申请单》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预计交付时间、预算金额及用途说明。需求部门负责人对申请内容的必要性及合理性进行初审，签字确认后提交至采购部门。需求复核采购部门收到《采购申请单》后，重点核对：需求是否清晰、预算是否符合公司标准、是否存在替代方案（如现有库存是否满足）。对需求模糊或超预算的申请，采购部门需与需求部门沟通补充材料，或反馈至财务部门调整预算，确认无误后进入下一环节。（二）供应商选择与评估供应商寻源采购部门通过公开招标、邀请招标、询价比价、单一来源采购等方式筛选供应商。优先选择公司合格供应商名录内的供应商；新供应商需提交《供应商准入申请表》，附营业执照、资质证明、产品/服务案例等材料。供应商评估成立评估小组（由采购、技术、质量等部门人员组成），从资质合规性、产品质量、价格竞争力、交付能力、服务水平、财务状况等维度对新供应商进行综合评分，评分标准需提前明确并书面记录。评估通过后，将新供应商纳入合格名录，并定期（如每季度）对现有供应商进行绩效评估，评估结果作为后续合作依据。（三）采购订单与审批订单编制采购部门根据确认的供应商信息及需求内容，编制《采购订单》，明确订单编号、供应商名称、物品/服务详情、单价、总价、交付时间、交付地点、付款方式、质量标准等条款，保证与采购申请及供应商报价一致。订单审批《采购订单》按审批权限逐级审批：采购专员编制→采购经理审核→需求部门确认→财务部门复核预算→分管领导审批（根据订单金额分级）。审批通过后，加盖公司公章，正式发送至供应商；审批驳回的需明确原因，退回采购部门修改后重新提交。（四）合同签订（如适用）对于单笔采购金额较大（如超过XX万元）、或涉及长期合作、定制化服务的采购项目，需签订正式采购合同。合同内容需包含：双方基本信息、采购物品/服务详情、价格条款、交付与验收标准、付款方式、违约责任、争议解决方式等，由法务部门审核条款合规性后，由双方授权代表签字盖章生效。（五）订单执行与跟踪交付跟踪采购专员负责跟踪供应商生产/备货进度，定期与供应商沟通，保证按订单约定时间交付。如遇可能延迟风险，供应商需提前3个工作日书面通知，采购部门及时与需求部门协调调整计划。异常处理若供应商无法按时交付或交付数量不达标，采购部门需立即启动应急方案，如联系备用供应商、调整需求优先级等，并将处理结果同步至需求部门及财务部门。（六）验收入库到货检验供应商交付物品/服务后，由需求部门（或质检部门）根据采购订单及合同约定的质量标准进行验收，核对物品名称、规格、数量、外观、功能等，填写《验收单》，注明验收结果（合格/不合格及具体原因）。服务类项目需由需求部门确认服务内容完成情况，并在《服务验收确认单》上签字。入库管理验收合格的物品，由仓储部门办理入库手续，登记库存台账，更新库存信息；验收不合格的，采购部门需及时与供应商沟通，办理退换货或索赔手续，不合格品不得入库。（七）付款结算单据核对采购部门收集完整单据：采购订单、验收单、发票（需与订单信息一致）、合同（如签订），提交财务部门审核。付款审批与执行财务部门核对单据无误后，按公司付款流程审批（如：出纳申请→财务经理审核→分管领导审批），通过银行转账或票据方式支付款项。付款完成后，财务部门将付款凭证同步至采购部门，更新供应商付款记录。（八）档案管理采购全流程形成的所有文档（采购申请单、供应商评估资料、采购订单、合同、验收单、发票、付款凭证等）需统一整理，按订单编号归档，保存期限不少于5年（根据公司档案管理规定执行），保证可追溯。三、关键环节配套表单模板（一）采购申请单订单编号申请部门申请日期预算编号物品/服务名称规格型号单位需求数量质量要求预计交付时间用途说明预算金额（元）需求部门负责人签字采购部门复核意见财务部门预算审核备注（如特殊要求、替代方案等）（二）供应商评估表供应商名称评估日期评估类型（□准入□季度评审）评估项目评分标准（10分制）得分资质合规性营业执照、行业资质齐全且有效产品质量样品检测合格、历史质量记录良好价格竞争力同类市场性价比前30%交付能力按时交付率≥95%服务水平响应及时、售后完善综合评分评估结论□通过□不通过□需整改评估小组签字（采购、技术、质量*）（三）采购订单订单编号签订日期供应商名称供应商编号收货地址联系人联系方式交货期限序号物品/服务名称规格型号单位———————-———-——付款方式□电汇□承兑□其他付款期限验收标准其他约定（如包装、运输费用等）采购部门负责人签字需求部门确认分管领导审批供应商盖章（四）验收入库单验收单编号订单编号验收日期验收部门供应商名称物品名称规格型号单位———————-———-——验收项目标准要求验收结果备注外观检查□合格□不合格功能测试□合格□不合格数量核对□一致□不一致验收结论□合格□不合格（不合格需注明处理方式：□退换货□索赔）验收人签字仓库管理员签字采购部门确认四、执行要点与风险提示（一）核心执行要点需求明确性：采购申请需清晰描述需求细节，避免模糊表述导致采购偏差；需求部门对需求的准确性负首要责任。供应商管理：严格执行供应商准入与评估流程，优先选择长期合作、绩效良好的供应商，降低合作风险。审批合规性：按公司授权体系履行审批手续，严禁越权审批或简化流程，保证采购活动符合内控要求。文档完整性：采购全流程单据需齐全、规范，做到“一事一档”，便于审计与追溯。（二）常见风险与应对需求变更风险：风险点：需求部门在采购过程中频繁变更需求，导致采购延误或成本增加。应对措施：需求变更需提交书面申请，说明变更原因及影响，经采购部门及需求部门负责人审批后执行，重大变更需重新启动采购流程。供应商履约风险：风险点：供应商延迟交付、质量不达标或中途违约。应对措施：建立供应商备选库，关键项目要求供应商缴纳履约保证金；加强交付过程跟踪，提前识别风险并制定预案。验收环节风险：风险点：验收标准不明确或验收流于形式，导致不合格品入库。应对措施：制定明确的验收标准，需求部门与质量