机关单位办公用品采购管理办法

机关单位办公用品采购管理办法第一章总则第一条目的与依据为进一步规范本单位办公用品的采购、配置、使用和管理，倡导勤俭节约、杜绝浪费，提高资金使用效益，确保办公需求得到及时、有效保障，依据国家相关财经法律法规及上级单位关于国有资产管理的规定，结合本单位实际工作情况，特制定本办法。第二条适用范围本办法适用于本单位各部门（含直属机构，下同）的办公用品采购、验收、入库、发放、使用、报废等管理工作。专项工作或大型活动所需的特殊物资采购，如无另行规定，亦参照本办法执行。第三条定义本办法所称办公用品，是指为满足日常办公需要而购置的各类消耗品、低值易耗品及小型办公设备。具体包括：（一）办公文具类：如纸张、笔墨、文件夹、订书机、计算器等；（二）办公耗材类：如打印机硒鼓、墨盒、色带、复印纸、传真纸等；（三）办公低值品：如剪刀、尺子、U盘、鼠标、键盘等单价较低、易损耗的物品；（四）其他经单位认定的办公所需用品。第四条基本原则办公用品采购管理应遵循以下原则：（一）需求导向，保障必需：以实际工作需求为出发点，优先保障核心办公职能的正常运转，避免盲目采购。（二）公开透明，规范高效：采购过程应公开、公平、公正，操作流程规范有序，提高采购效率。（三）勤俭节约，经济适用：在满足质量要求的前提下，力求价格合理，优先选择性价比高的产品，杜绝铺张浪费。（四）统一管理，分级负责：实行统一的采购管理制度和标准，明确各部门职责，分级落实管理责任。第二章职责分工第五条办公室（或行政部门）职责办公室（或指定的行政后勤管理部门，下同）是办公用品采购管理的归口管理部门，主要职责包括：（一）组织制定和修订本单位办公用品采购管理相关制度及实施细则；（二）负责编制和执行单位办公用品年度采购预算；（三）建立健全办公用品供应商遴选、评估和管理机制；（四）组织实施集中采购活动，或对分散采购进行审核与监督；（五）负责办公用品的验收、入库登记、库存管理和发放工作；（六）监督检查各部门办公用品的使用情况，定期进行盘点和成本分析。第六条财务部门职责（一）负责审核办公用品采购预算的合理性与合规性；（二）依据审批手续齐全的采购合同、验收凭证及合法票据办理付款结算；（三）对办公用品采购经费的使用情况进行会计核算和监督。第七条各使用部门职责（一）根据本部门工作实际需要，按照规定时限和要求提出办公用品申购计划；（二）负责本部门办公用品的领取、分发和日常使用管理，指定专人（可兼职）负责登记和保管；（三）严格遵守办公用品使用规范，倡导节约，杜绝浪费，提高物品使用效率；（四）配合办公室进行办公用品的盘点和检查工作。第三章采购计划与标准第八条年度预算编制各部门应于每年规定时间前，根据下一年度工作任务和人员编制情况，科学测算办公用品需求量，报办公室汇总。办公室结合单位年度经费预算和库存情况，编制单位年度办公用品采购预算，按程序报批后执行。第九条申购与审批（一）常规办公用品实行定期申购制度。各部门应在每月固定日期前，填写《办公用品申购单》，详细列明所需物品的名称、规格型号、数量、预估单价等信息，经部门负责人签字后报办公室。（二）临时急需的办公用品，各部门应提交书面申请，详细说明申购理由、数量等，经部门负责人签字并报办公室审核后，按紧急采购流程处理。（三）办公室对各部门提交的申购计划进行汇总、审核，必要时进行市场调研，平衡库存，形成月度或批次采购计划，按审批权限报请相关领导审批。第十条采购标准（一）办公室应会同相关部门，根据办公实际需要和节约原则，制定办公用品配备标准和消耗定额，明确各类物品的配置数量、使用年限（针对低值品）等。（二）采购办公用品应优先选择节能环保、质优价廉的产品，鼓励使用国产自主品牌。对有特殊技术要求的办公设备或耗材，应提供充分的理由和技术参数。（三）严禁采购与办公无关的奢侈品、高档消费品或服务。第四章采购实施第十一条采购方式办公用品采购应根据采购金额、物品特性及市场情况，选择以下适宜的采购方式：（一）集中采购：对于单位常用、采购金额较大或可集中批量采购的办公用品，应实行集中采购。可通过公开招标、询价、竞争性谈判等方式确定供应商。（二）协议供货：对于部分规格相对固定、需求量较稳定的办公用品，可通过公开招标或竞争性谈判等方式确定定点供应商和协议价格，有效期内按协议执行采购。（三）分散采购：对于采购金额较小、紧急或特殊的办公用品，经办公室批准后，可由使用部门或办公室指定人员进行分散采购，但需遵守“货比三家、质优价廉”原则，并保留相关采购凭证。第十二条供应商管理（一）办公室负责建立办公用品供应商信息库，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等进行综合评估。（二）优先选择具有良好信誉、供货能力强、价格合理、售后服务有保障的供应商。（三）定期对供应商的履约情况进行评价，实行动态管理，对不合格的供应商及时予以淘汰。第十三条合同管理达到一定金额的采购项目，应与供应商签订书面采购合同，明确产品名称、规格、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、验收方式、付款方式、违约责任等条款。合同文本应符合国家法律法规要求，并按单位合同管理规定进行审核和备案。第五章验收与付款第十四条验收办公用品到货后，办公室应会同相关使用部门（必要时）对照采购订单、合同及装箱清单，对物品的数量、规格型号、外观质量、产品合格证明等进行查验。验收合格的，由验收人在送货单上签字确认，并及时办理入库手续；验收不合格的，应立即通知供应商，要求其在规定期限内更换、补足或退货，并做好记录。第十五条入库登记验收合格的办公用品，办公室库管员应及时填写《办公用品入库登记表》，详细记录物品名称、规格型号、数量、单价、金额、供应商、入库日期等信息，建立库存台账，做到账物相符。第十六条付款结算财务部门依据审批通过的采购合同、《办公用品入库登记表》、合法有效的发票以及其他必要凭证，按照单位财务管理制度和付款流程办理付款手续。第六章库存与发放管理第十七条库存管理（一）办公用品应存放在指定的库房或柜架，做到分类存放、整齐有序、标识清晰。（二）库管员应定期对库存办公用品进行盘点，每月至少盘点一次，确保账实相符。对积压、临近保质期的物品应及时上报并采取相应处理措施。（三）建立健全库存预警机制，对常用办公用品设定最低库存量，当库存低于预警线时，及时启动采购程序。第十八条发放（一）办公用品发放一般实行定期发放制度。各部门指定人员凭《办公用品领用单》（需部门负责人签字）到办公室领取。（二）库管员应按照“先进先出”原则发放物品，认真核对领用物品的名称、规格和数量，在领用单上签字确认，并及时更新库存台账。（三）对于贵重或耐用办公用品，应进行登记，明确领用部门和责任人，实行以旧换新制度（如适用）。第七章监督检查与责任追究第十九条监督检查办公室应定期或不定期对各部门办公用品采购、管理和使用情况进行监督检查，重点检查以下内容：（一）采购计划的合理性与执行情况；（二）采购流程的合规性；（三）办公用品的验收、入库、发放和库存管理情况；（四）各部门办公用品的实际消耗和节约情况。检查结果应作为部门绩效考核和经费控制的参考依据之一。第二十条责任追究对在办公用品采购管理工作中出现下列行为之一的，将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、通报批评，直至追究相应责任：（一）无计划、超计划或超标准采购的；（二）擅自采购或未按规定程序采购的；（三）在采购过程中弄虚作假、徇私舞弊、收受回扣的；（四）验收把关不严，造成不合格物品入库或资金损失的；（五）管理不善，导致办公用品严重损坏、丢失或被盗的；（六）铺张浪费，使用不当，造成资源严重浪费的；（七）其他违反本办法规定的行为。第八章附则第二