采购需求审批及供应商选择标准流程模板

采购需求审批及供应商选择标准流程模板一、适用范围与场景二、标准操作流程详解步骤1：采购需求发起与初审责任主体：需求部门（如行政部、生产部、项目部等）操作说明：需求部门根据业务需求，填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、总价、用途、技术参数（如适用）、期望交付时间等关键信息。需求部门负责人对需求的合理性、必要性进行初审，确认无误后签字提交至采购部。输出成果：《采购需求申请表》（需求部门负责人签字版）注意事项：需求描述需清晰具体，避免模糊表述（如“一批办公用品”应明确具体品类和数量）；技术参数需符合行业标准或业务实际需求，避免因参数不明确导致后续采购偏差。步骤2：采购需求复核与预算审核责任主体：采购部、财务部操作说明：采购部收到《采购需求申请表》后，2个工作日内完成复核，重点审核：（1）需求是否符合公司采购政策；（2）规格参数是否明确，是否存在可替代的性价比更高的方案；（3）是否属于集中采购目录内项目（如适用）。复核通过后，采购部将申请表转至财务部，财务部审核采购预算是否充足，是否符合年度预算安排。若预算不足或需求不合理，财务部/采购部反馈需求部门补充说明或调整需求。输出成果：《采购需求申请表》（采购部、财务部审核签字版）注意事项：预算审核需严格对照年度预算，超预算需求需按额外审批流程执行；对于紧急采购（如生产突发故障急需备件），需在申请表中标注“紧急”，并启动绿色通道审批。步骤3：采购方式确定与供应商寻源责任主体：采购部操作说明：采购部根据采购金额、物品/服务特性，确定采购方式（参照公司采购管理办法）：（1）公开招标：金额达到招标起点标准（如50万元）或涉及重大资产采购；（2）邀请招标：金额未达招标起点但技术复杂，或需从合格供应商库中定向邀请3家及以上；（3）询价采购：标准物品/服务，金额较小（如5万-50万元），向不少于3家供应商询价；（4）单一来源采购：只能从唯一供应商处采购（如专利产品），需提供独家授权证明并审批通过。根据采购方式开展供应商寻源：（1）公开招标/邀请招标：通过采购平台、行业招标网站发布招标公告，或向供应商库内供应商发出邀请；（2）询价采购：从合格供应商库、电商平台、行业名录中选取供应商，保证询价对象不少于3家；（3）单一来源：需提供供应商唯一性说明，经采购总监及以上领导审批。输出成果：《采购方式审批表》、供应商名单（含联系方式、资质文件）注意事项：询价/招标需保证供应商资质符合要求（如营业执照、相关行业许可证、质量体系认证等），避免向无资质供应商询价；紧急采购可简化寻源流程，但需保留至少2家供应商报价记录。步骤4：供应商资格审核与评估责任主体：采购部、需求部门、质检部（如适用）操作说明：资格审核：采购部对寻源到的供应商进行基本资质审核，包括：（1）营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一）是否在有效期内；（2）相关行业资质（如ISO9001质量体系认证、特种设备生产许可证等）；（3）财务状况（近1年财务报表，无重大负债或经营异常）；（4）业绩证明（近2年类似项目合同复印件，需加盖公章）；（5）信誉记录（通过“信用中国”等平台查询，无严重失信记录）。资格审核不合格的供应商予以淘汰，形成《供应商资格审核表》。综合评估：对资格审核通过的供应商，采购部组织需求部门、质检部（如涉及产品质量）成立评估小组，根据《供应商评估打分表》进行量化打分，评估维度包括：（1）价格（占比30%-40%，取各供应商报价的平均值作为基准价，越接近基准价得分越高）；（2）质量（占比20%-30%，参考供应商历史质量合格率、样品检测结果等）；（3）交付能力（占比15%-20%，参考供应商交货周期、产能、物流配送能力等）；（4）服务（占比10%-15%，参考售后响应速度、技术支持、培训服务等）；（5）信誉（占比10%，参考合作案例、行业口碑等）。输出成果：《供应商资格审核表》、《供应商评估打分表》（评估小组签字版）注意事项：评估标准需提前明确，避免主观臆断；对于战略供应商或长期合作供应商，可适当增加“合作配合度”评估维度；评估过程需留存书面记录，保证可追溯。步骤5：确定供应商与结果公示责任主体：采购部、审批领导操作说明：采购部汇总评估结果，得分最高的供应商作为首选候选，次高者为备选（若首选供应商放弃或无法履约）。采购部编制《采购结果报告》，附《供应商评估打分表》，按审批权限逐级报批：（1）金额5万元以下：采购部经理审批；（2）金额5万-20万元：分管采购副总审批；（3）金额20万元以上：总经理审批；（4）金额50万元以上或重大采购：需提交总经理办公会审议。审批通过后，采购部在公司内部OA系统或公告栏公示结果（公示期不少于3个工作日），公示内容包括：采购项目名称、候选供应商名称、报价、评估得分、拟确定供应商等。公示期内无异议的，正式确定供应商；若有异议，采购部需在3个工作日内核实并反馈处理结果。输出成果：《采购结果报告》（审批签字版）、公示记录注意事项：公示需保证信息透明，接受内部监督；若候选供应商为关联方，需在报告中说明关联关系并回避审批。步骤6：合同签订与交货验收责任主体：采购部、法务部（如适用）、需求部门、质检部操作说明：合同拟定：采购部根据采购结果与供应商拟定《采购合同》，明确条款：标的名称/规格、数量、单价、总价、交付时间与地点、质量标准、验收方式、付款条件、违约责任、争议解决方式等。法务部（或外聘律师）对合同条款进行合规性审核，重点审核权利义务是否对等、违约责任是否明确。合同审批：采购部将审核后的合同按审批权限报批，审批通过后由双方法定代表人或授权代表签字盖章，合同生效。交货验收：供应商按合同约定交货后，需求部门联合质检部（如适用）进行现场验收：（1）核对数量、规格型号是否与合同一致；（2）检查外观、包装是否完好；（3）按质量标准进行检测（如提供第三方检测报告）；（4）验收合格后，需求部门填写《采购验收单》，各方签字确认；验收不合格的，供应商需在约定时间内更换或退货，相关损失由供应商承担。输出成果：《采购合同》（签字盖章版）、《采购验收单》注意事项：合同条款需严谨，避免模糊表述（如“尽快交货”应明确具体日期）；验收需留存照片、检测报告等证据，保证质量可控；对于服务类采购（如IT运维），需明确服务标准和验收周期。步骤7：付款结算与供应商归档责任主体：采购部、财务部、需求部门操作说明：采购部根据《采购合同》和《采购验收单》，填写《付款申请单》，附发票、验收单等凭证，按财务审批流程报批。财务部审核无误后，按合同约定方式（如电汇、承兑汇票等）向供应商付款，付款后及时更新应付账款台账。采购部将本次采购全过程资料（需求申请表、审批记录、供应商资料、评估表、合同、验收单、付款凭证等）整理归档，建立“一采购一档案”，保存期限不少于5年。同时采购部将新供应商信息录入《合格供应商库》，定期（如每年）对供应商进行复评，淘汰不合格供应商，优化供应商结构。输出成果：《付款申请单》（审批签字版）、采购档案、《合格供应商库》更新记录注意事项：付款需严格对照合同条款，避免提前或超额付款；供应商档案需分类管理，保证资料完整、可查询；复评结果需书面通知供应商，明确改进要求（如适用）。三、配套工具表单表1：采购需求申请表序号字段名称填写说明1需求部门如“行政部”“生产一车间”2申请人需求部门联系人3联系方式申请人联系方式4采购物品/服务名称具体名称，如“A4打印纸”“数控机床维修服务”5规格型号/技术参数详细描述，避免模糊6单位如“箱”“台”“次”7需求数量预估采购数量8预估单价（元）不含税单价9预估总价（元）不含税总价10采购用途如“日常办公”“生产备件”“项目实施”11期望交付时间年/月/日12紧急程度□普通□紧急□特急（特急需说明原因）13需求部门负责人签字14采购部审核意见□通过□不通过（需注明原因）15财务部审核意见□预算充足□预算不足（需说明调整方案）表2：供应商评估打分表（示例）供应商名称：_________________评估日期：____年__月__日评估维度—————-价格质量交付能力服务响应信誉与业绩合计评估小组意见：_________________（签字）表3：采购验收单序号验收项目规格型号合同数量实收数量验收结果（□合格□不合格）备注123需求部门验收人：_______质检部验收人：_______采购部经办人：_______四、关键控制要点与风险提示审批权限管控：严格按照采购金额分级审批，严禁越权审批或口头审批，保证采购决策合规。供应商选择公平性：寻源过程需公开透明，避免人为指定供应商；评估标准需量化，杜绝主观判断。合同风险防范：法务部必须参与合同审核，重点审查违约责任、付款条件、知识产权等