卫生监督所采购制度

PAGE卫生监督所采购制度一、总则1.目的本采购制度旨在规范卫生监督所的采购行为，确保采购活动合法、合规、公正、透明，提高采购资金使用效益，保障卫生监督工作的顺利开展，满足卫生监督业务需求。2.适用范围本制度适用于卫生监督所内部的各类采购活动，包括但不限于办公用品、设备、服务、耗材等的采购。3.基本原则合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。公正性原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不偏袒、不歧视，确保竞争的公平性。透明性原则：采购信息应公开透明，采购流程应规范清晰，接受内部监督和外部监督，防止暗箱操作。效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，提高采购资金的使用效益，实现性价比最优。二、采购组织与职责1.采购领导小组组成：由卫生监督所领导班子成员及相关部门负责人组成。职责：负责制定采购政策和重大采购决策，对采购工作进行宏观指导和监督。审议采购预算、采购计划和重大采购项目的采购方案。协调解决采购过程中的重大问题。2.采购部门组成：设立专门的采购科室或指定专人负责采购工作。职责：贯彻执行采购制度和相关规定，具体组织实施采购活动。编制采购预算和采购计划，报采购领导小组审批。收集采购需求，进行市场调研，选择合适的供应商，组织采购谈判和合同签订。负责采购项目的验收工作，确保采购物品或服务符合要求。建立采购档案，妥善保管采购文件和相关资料。3.需求部门职责：根据卫生监督工作实际需求，提出采购申请，明确采购物品或服务的规格、数量、质量等要求。协助采购部门进行市场调研和供应商选择，参与采购谈判和验收工作。对采购物品或服务的使用情况进行跟踪和反馈，提出改进建议。三、采购预算管理1.预算编制采购部门应根据卫生监督所的工作计划和业务需求，结合上一年度采购实际情况，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目、采购金额、资金来源等内容，并报采购领导小组审批。在预算执行过程中，因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定程序报采购领导小组审批。2.预算执行采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得超预算采购。财务部门应加强对采购预算执行情况的监督和管理，确保采购资金专款专用。对于预算执行过程中出现的偏差，采购部门应及时分析原因，采取有效措施进行调整和纠正。四、采购流程1.采购申请需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、申请理由等内容，并经部门负责人签字确认后提交采购部门。采购申请表应附相关的技术文件、市场调研资料等，以便采购部门进行审核和评估。2.采购审批采购部门收到采购申请后，对申请内容进行审核，核实采购需求的合理性和必要性。对于金额较小的采购项目，采购部门负责人可直接审批；对于金额较大或重要的采购项目，采购部门应提交采购领导小组审批。采购审批应在规定时间内完成，审批通过后，采购部门方可组织实施采购活动。3.采购实施供应商选择：采购部门根据采购项目的特点和需求，通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式选择合适的供应商。公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商的采购项目。采购部门应按照相关法律法规和招标程序，发布招标公告，邀请潜在供应商投标，通过评标确定中标供应商。邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。采购部门应向符合条件的供应商发出投标邀请书，进行招标采购。竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。采购部门应与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。采购部门应与单一供应商进行协商，签订采购合同。询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购部门应向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其报价，根据报价确定成交供应商。采购谈判：采购部门与选定的供应商进行采购谈判，明确采购物品或服务的价格、质量、交货期、售后服务等条款，达成一致意见后签订采购合同。合同签订：采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，确保合同条款合法、合规、完整、准确。采购合同签订后，应报采购部门备案，并送财务部门一份，作为支付货款的依据。4.采购验收采购项目完成后，采购部门应组织需求部门、质量控制部门等相关人员进行验收。验收人员应按照采购合同和相关标准，对采购物品或服务的数量、质量、规格、性能等进行逐一核对，确保符合要求。验收合格后，验收人员应签署《采购验收报告》；验收不合格的，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。5.采购付款财务部门应根据采购合同和验收报告，审核采购付款申请，确保付款金额准确无误。在采购资金到位的情况下，财务部门应按照合同约定的付款方式和时间，及时支付货款给供应商。对于采购项目的预付款、进度款等，财务部门应严格按照合同约定进行支付，并加强对资金使用情况的监督。五、供应商管理1.供应商准入采购部门应建立供应商准入制度，明确供应商的准入条件和程序。供应商准入条件应包括企业资质、信誉状况、产品质量、价格水平、售后服务等方面的要求。采购部门应通过公开征集、推荐、招标等方式，收集供应商信息，对潜在供应商进行资格审查和评估，符合准入条件的供应商方可进入供应商名录。2.供应商评价采购部门应定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合作态度等方面。评价方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析、用户反馈等多种形式。根据评价结果，采购部门应对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。3.供应商激励与约束采购部门应建立供应商激励机制，对在产品质量、交货期、售后服务等方面表现突出的供应商给予适当的奖励，如增加采购份额、给予价格优惠、颁发荣誉证书等。同时，采购部门应建立供应商约束机制，对于违反采购合同、提供不合格产品或服务的供应商，应按照合同约定追究其违约责任，如扣除货款、要求赔偿损失、取消合作资格等。六、采购风险管理与内部控制1.采购风险识别与评估采购部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如市场风险、质量风险、价格风险、合同风险、廉政风险等。对于识别出的风险，采购部门应评估其发生的可能性和影响程度，确定风险等级。2.采购风险应对措施根据风险评估结果，采购部门应制定相应的风险应对措施，降低风险发生的可能性和影响程度。对于市场风险，可通过加强市场调研、建立价格预警机制、合理选择采购方式等措施进行应对；对于质量风险，可加强供应商管理、严格验收程序、签订质量保证条款等措施进行应对；对于价格风险，可采用招标、谈判、询价等多种采购方式，争取合理的价格；对于合同风险，应加强合同管理，明确双方权利义务，严格履行合同条款；对于廉政风险，应加强廉政教育，建立监督机制，防止腐败行为发生。3.采购内部控制不相容岗位分离：采购申请、审批、执行、验收、付款等环节应相互分离，避免一人兼任多个不相容岗位，防止舞弊行为发生。授权审批：明确各采购环节的审批权限和程序，严格按照授权进行审批，确保采购活动合法合规。采购文件管理：加强对采购文件的保管和归档，确保采购文件的完整性、真实性和保密性。采购文件应包括采购申请表、采购预算、采购计划、采购合同、验收报告、付款凭证等。内部审计监督：内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购资金的使用效益等，发现问题及时提出整改建议，并跟踪整改落实情况。七、监督与考核1.监督机制建立健全采购监督机制，加强对采购活动全过程的监督。内部监督：采购部门应定期对采购工作进行自查自纠，发现问题及时整改；采购领导小组应加强对采购工作的监督检查，对违规行为进行严肃处理；内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，确保采购活动合法合规。外部监督：接受财政、审计、纪检监察等部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，及时整改存在的问题。同时，应公开采购信息，接受社会公众的监督。2.考核制度建立采购工作考核制度，对采购部门和相关人员的采购工作进行考核评价。