档案管理操作与保管规范（标准版）

档案管理操作与保管规范（标准版）第1章档案管理基础与原则1.1档案管理概述档案管理是组织在日常活动中对档案的收集、整理、保管、利用及销毁等全过程进行科学管理的活动，其目的是确保档案的完整性、准确性、安全性和可查性。档案管理遵循“统一领导、分级负责”的原则，是档案工作的重要组成部分，是实现档案信息资源有效利用的基础保障。根据《档案法》及相关法律法规，档案管理应以“依法治档”为核心，确保档案的合法性和规范性。档案管理不仅涉及档案的实体保存，还包括档案的数字化、信息化及电子档案的管理，是档案工作现代化的重要内容。档案管理的目的是为组织的决策、业务运行、历史追溯和法律合规提供可靠的信息支持，是组织管理的重要支撑体系。1.2档案管理的基本原则档案管理应遵循“安全第一、预防为主”的原则，确保档案在保管过程中不受损毁、丢失或泄密。档案管理应坚持“分类整理、便于利用”的原则，通过科学分类和编目，提高档案的检索效率和使用价值。档案管理应贯彻“统一标准、分级实施”的原则，确保不同层级单位在档案管理上保持一致性和规范性。档案管理应遵循“责任明确、分工协作”的原则，明确各级单位在档案管理中的职责，避免管理缺位或重复管理。档案管理应坚持“动态管理、持续改进”的原则，通过定期评估和优化管理流程，提升档案管理的整体水平。1.3档案管理的目标与职责档案管理的目标是实现档案的全面、系统、有效管理，确保档案信息的完整、准确、安全和可追溯。档案管理的职责包括档案的收集、整理、保管、调阅、借出、归档、销毁等全过程管理，是组织信息化建设的重要环节。档案管理的目标与组织的业务目标相一致，是实现组织管理规范化、制度化的重要保障。档案管理的职责涉及多个部门和岗位，需建立完善的管理制度和操作流程，确保管理的系统性和规范性。档案管理的目标与职责是实现档案资源有效利用和组织可持续发展的重要支撑，是档案工作的重要价值体现。第2章档案的收集与整理2.1档案的收集方法档案的收集应遵循“全面、系统、及时”的原则，确保档案的完整性和准确性。根据《档案法》规定，档案收集需通过档案馆、单位内部档案室及外部单位移交等方式进行，确保档案来源的合法性与真实性。档案的收集方法主要包括归档、借阅、调阅、复制、数字化等。例如，根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T18894-2016），档案的收集应通过电子化手段实现，确保档案信息的可追溯性与可访问性。档案的收集应结合单位业务实际，根据档案的形成规律和使用需求进行分类。例如，单位内部档案的收集应遵循“按业务归档、按时间归档、按类别归档”的原则，确保档案的系统性与规范性。档案的收集过程中，应建立档案收集登记制度，记录档案的来源、形成时间、保管单位、责任人等信息，确保档案的可查性与可追溯性。档案的收集需注意档案的完整性和连续性，避免因收集不及时或不全面导致档案缺失或信息不全。根据《档案管理基础知识》（中国档案学会，2018），档案的收集应做到“应收尽收、应收必收”。2.2档案的分类与编号档案的分类应依据档案的内容、形式、载体、用途等进行科学分类。根据《档案分类法》（GB/T15014-1994），档案的分类应采用“按内容分类”与“按形式分类”相结合的方式，确保分类的科学性和实用性。档案的分类方法通常包括按档案内容、按档案形式、按档案用途、按档案保管期限等。例如，按内容分类可分为文书档案、科技档案、财务档案、人事档案等，按形式分类则包括纸质档案、电子档案等。档案的编号应遵循统一规范，确保编号的唯一性和可识别性。根据《档案分类与编号规则》（GB/T15015-1994），档案的编号应包含档案号、分类号、保管号等信息，确保档案的可查性与可管理性。档案的编号应结合单位实际，采用“档案号+分类号+保管号”三级编号体系，确保档案的唯一性和可追溯性。档案的编号应定期更新，确保编号的时效性与准确性。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T18894-2016），档案编号应与档案的形成时间、保管单位、责任人等信息同步更新。2.3档案的整理与归档档案的整理应遵循“分类整理、排列有序、便于查找”的原则。根据《档案整理规范》（GB/T18898-2016），档案的整理应按照“按类别整理、按时间整理、按保管期限整理”的顺序进行，确保档案的系统性和规范性。档案的整理应包括档案的排列、编目、分类、装订、装盒等环节。例如，档案的排列应按照“按时间顺序、按类别顺序、按保管期限顺序”进行，确保档案的逻辑顺序与使用便捷性。档案的整理应采用“目次法”或“条目法”进行编目，确保档案的可查性与可检索性。根据《档案编目规范》（GB/T15016-2016），档案的编目应包括档案号、题名、责任者、形成时间、保管期限等信息。档案的整理应注重档案的保护与保存，避免因整理不当导致档案损坏或信息丢失。根据《档案保管与保护规范》（GB/T18897-2016），档案的整理应采用防潮、防尘、防虫等保护措施，确保档案的长期保存。档案的归档应遵循“先整理、后归档、再入库”的原则，确保档案的完整性与规范性。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T18894-2016），档案的归档应通过电子化手段实现，确保档案的可追溯性与可访问性。第3章档案的保管与存储3.1档案的保管环境要求档案保管环境应保持恒温恒湿，温度宜控制在14℃～24℃，相对湿度应控制在30%～60%之间，以避免因温湿度变化导致档案损坏。根据《档案馆建筑设计规范》（GB50114-2010）规定，档案库房应采用恒温恒湿系统，确保温湿度稳定。档案库房应避免阳光直射，防止紫外线对纸质档案造成褪色、变黄等损害。文献中指出，紫外线照射超过1000lx时，可导致纸张纤维老化，影响档案的长期保存。档案库房应保持通风良好，但需避免空气流通过快导致档案受潮或氧化。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T28827-2012），档案库房应配备除湿设备，确保湿度在适宜范围内。档案库房应设有防鼠、防虫设施，定期进行灭鼠灭虫处理，防止害虫对档案造成破坏。文献中提到，害虫活动可导致档案霉变、虫蛀，严重影响档案的保存质量。档案库房应设有防尘设施，如防尘罩、除尘设备等，定期清扫，防止灰尘颗粒对档案造成污染。根据《档案库房管理规范》（GB/T18820-2019），档案库房应保持清洁，避免灰尘沉积。3.2档案的存储方式与设施档案应按类别、形式、保管期限等进行分类存储，采用分区、分库、分架的方式，确保档案查找方便、管理有序。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T28827-2012），档案应按“一档一卡”原则进行管理。档案应采用适宜的存储载体，如纸质档案应使用防潮纸张，电子档案应采用磁性载体或光盘等，确保档案信息的完整性和安全性。文献中指出，纸质档案应避免直接接触油墨或化学物质，防止其老化。档案应按保管期限分类存放，定期整理归档，确保档案的可查性和可追溯性。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T28827-2012），档案应按“保管期限”分为永久、长期、短期等类别。档案应使用专用档案柜、档案箱等设施进行存储，确保档案在存储过程中不受损坏。根据《档案库房管理规范》（GB/T18820-2019），档案柜应具备防尘、防潮、防虫等功能。档案存储应采用防虫、防霉、防尘的存储环境，定期检查档案状态，确保档案安全。文献中提到，档案存储环境应定期进行微生物检测，防止霉菌滋生。3.3档案的防潮、防尘与防火措施档案防潮应采用除湿设备，保持库房湿度在30%～60%之间，防止档案受潮变质。根据《档案库房管理规范》（GB/T18820-2019），档案库房应配备湿度调节设备，确保湿度稳定。档案防尘应使用防尘罩、除尘设备等，定期清扫，防止灰尘颗粒对档案造成污染。文献中指出，灰尘颗粒可导致档案表面污损、纸张纤维老化，影响档案的可读性。档案防火应配备灭火器、自动喷淋系统等消防设施，定期检查其有效性。根据《建筑设计防火规范》（GB50016-2014），档案库房应设置独立的消防系统，确保火灾发生时能及时扑灭。档案防虫应定期进行灭鼠、灭虫处理，防止害虫对档案造成破坏。文献中提到，害虫活动可导致档案霉变、虫蛀，严重影响档案的保存质量。档案防火应设置防火墙、防火门等设施，确保档案库房与外界隔离，防止火势蔓延。根据《建筑设计防火规范》（GB50016-2014），档案库房应设置防火分区，确保火灾时能有效隔离。第4章档案的调阅与借阅4.1档案的调阅流程档案调阅应遵循“先申请、后审批、再调阅”的流程，确保调阅行为有据可依，符合《档案法》及《档案管理规范》要求。调阅档案需填写《档案调阅申请表》，注明调阅目的、内容、时间、份数及使用期限，由档案管理员审核后方可执行。调阅过程中应严格遵守档案的保密原则，调阅人员需出示有效证件，并在调阅场所内进行，避免信息泄露。对于涉及国家秘密、商业秘密或个人隐私的档案，调阅需经单位负责人批准，并在档案室指定区域进行，确保信息安全。档案调阅后应及时归还，并在《档案调阅登记簿》中记录调阅情况，确保档案流转可追溯。4.2档案的借阅管理借阅档案应严格执行“借阅登记、使用登记、归还登记”制度，确保档案使用过程可追踪、可管理。借阅档案需填写《档案借阅登记表》，注明借阅人、借阅日期、归还日期、使用目的及归还地点，由档案管理员登记备案。借阅档案应按类别、编号、日期等进行分类管理，避免档案丢失或混淆，确保借阅流程规范有序。借阅档案需在规定的使用期限内归还，超期未还者需按制度处理，防止档案长期滞留影响管理效率。借阅档案应定期检查，确保档案状态完好，如有破损或丢失应及时上报并处理，保障档案的完整性和安全性。4.3档案的保密与安全措施档案的保密管理应遵循“谁保管、谁负责、谁保密”的原则，档案管理人员需定期接受保密培训，熟悉保密法规和操作规范。档案室应设置独立的档案存放区域，配备防盗、防火、防潮、防尘等设施，确保档案在保管过程中不受外界影响。档案的调阅和借阅应严格限制在授权范围内，未经批准不得外借或复制，防止信息外泄或被不当使用。档案管理人员应定期进行档案安全检查，发现隐患及时整改，确保档案安全环境符合《档案安全规范》要求。对涉及敏感信息的档案，应采取加密存储、权限控制、访问日志记录等技术手段，保障档案在数字化管理中的安全性和可控性。第5章档案的销毁与处置5.1档案销毁的条件与程序档案销毁需遵循“四审四查”原则，即审核档案的合法性、完整性、准确性与保存价值，确保销毁前无遗留问题。根据《国家档案局关于加强档案管理工作的若干规定》（档发〔2018〕12号），档案销毁前应由档案管理部门会同相关部门进行审核，确保销毁内容与范围明确。档案销毁需符合国家相关法律法规，如《中华人民共和国档案法》规定，销毁档案应由档案管理部门统一组织，并由具备相应资质的单位进行销毁。销毁前应进行风险评估，确保销毁过程安全可控。档案销毁的条件包括：档案已到期、无保存价值、已按规定归档、无争议或争议已解决。根据《档案管理信息系统建设指南》（档办〔2020〕15号），销毁档案需经三级审批，即部门负责人、档案主管、单位负责人共同确认。档案销毁程序应包括：登记、审批、销毁、记录、归档等环节。根据《档案管理信息系统建设指南》（档办〔2020〕15号），销毁档案需在档案管理系统中进行登记，并由专人负责监督销毁过程，确保销毁记录可追溯。档案销毁后，应由档案管理部门进行销毁记录的归档管理，保存期限不少于10年，以备查阅与审计。根据《档案管理信息系统建设指南》（档办〔2020〕15号），销毁记录应包括销毁时间、销毁人、审批人、销毁方式等信息，确保可追溯性。5.2档案销毁的审批与登记档案销毁需经多级审批，一般由档案管理部门牵头，结合单位内部审批流程进行。根据《档案管理信息系统建设指南》（档办〔2020〕15号），销毁档案需经部门负责人、档案主管、单位负责人三级审批，确保审批流程合规。档案销毁审批需填写《档案销毁审批表》，内容包括档案名称、编号、销毁原因、销毁方式、责任人等。根据《档案管理信息系统建设指南》（档办〔2020〕15号），审批表应由相关责任人签字确认，并存档备查。档案销毁登记应包括销毁时间、销毁人、审批人、销毁方式、销毁记录等信息。根据《档案管理信息系统建设指南》（档办〔2020〕15号），销毁登记应通过档案管理系统进行，确保数据可追溯、可查。档案销毁登记需在档案管理系统中完成，确保销毁过程可追溯、可查询。根据《档案管理信息系统建设指南》（档办〔2020〕15号），销毁登记应与销毁记录同步，确保信息一致。档案销毁登记后，应由档案管理部门进行销毁记录的归档管理，保存期限不少于10年，以备查阅与审计。根据《档案管理信息系统建设指南》（档办〔2020〕15号），销毁记录应包括销毁时间、销毁人、审批人、销毁方式等信息，确保可追溯性。5.3档案销毁后的处理与记录档案销毁后，应由档案管理部门进行销毁后的处理，包括销毁后的物理销毁或电子销毁。根据《档案管理信息系统建设指南》（档办〔2020〕15号），销毁后的档案应进行物理销毁或电子销毁，并确保销毁后的档案信息不可恢复。档案销毁后的处理需确保销毁后的档案信息彻底清除，防止数据泄露或信息残留。根据《档案管理信息系统建设指南》（档办〔2020〕15号），销毁后的档案应进行数据清除或物理销毁，确保信息不可恢复。档案销毁后的处理需进行记录，包括销毁时间、销毁人、审批人、销毁方式等信息。根据《档案管理信息系统建设指南》（档办〔2020〕15号），销毁记录应由档案管理部门统一管理，确保可追溯性。档案销毁后的处理需符合国家相关法律法规，确保销毁过程合法合规。根据《中华人民共和国档案法》规定，销毁档案需由档案管理部门统一组织，并由具备相应资质的单位进行销毁。档案销毁后的处理需进行归档管理，保存期限不少于10年，以备查阅与审计。根据《档案管理信息系统建设指南》（档办〔2020〕15号），销毁记录应包括销毁时间、销毁人、审批人、销毁方式等信息，确保可追溯性。第6章档案的信息化管理6.1档案信息化的基本要求档案信息化管理应遵循“统一标准、分级实施、安全可靠”的原则，符合《国家档案局关于加强档案信息化建设的指导意见》要求，确保档案数据的完整性、准确性与可追溯性。档案信息系统的建设需满足“数据标准化、流程规范化、平台集成化”的三化要求，符合《档案信息管理规范》（GB/T18894-2020）中对档案信息分类与编码的规定。档案信息化应采用符合国家信息安全标准（GB/T22239-2019）的系统架构，确保数据在传输、存储、处理过程中的安全性与保密性。档案信息化管理需建立数据备份与恢复机制，确保在系统故障或数据损坏时能够快速恢复，符合《信息系统灾难恢复规范》（GB/T20988-2017）要求。档案信息化应与单位业务系统实现数据互通，符合《档案与业务系统数据接口规范》（GB/T35419-2010），确保档案信息的可访问性与可查询性。6.2档案信息系统的建设与维护档案信息系统的建设应采用模块化、可扩展的设计，符合《档案信息管理系统技术规范》（GB/T35420-2019），支持多终端访问与多平台部署。系统建设需遵循“先规划、后建设、再运行”的原则，符合《档案信息化建设管理规范》（GB/T35418-2019），确保系统与业务流程的同步推进。系统维护应定期进行系统性能评估与安全检查，符合《档案信息系统运维规范》（GB/T35417-2019），确保系统稳定运行与数据安全。系统应具备用户权限管理与审计追踪功能，符合《信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239-2019），确保操作可追溯、责任可追究。系统运行过程中需建立运维日志与故障处理机制，符合《档案信息系统运维管理规范》（GB/T35416-2019），确保问题及时发现与快速响应。6.3档案信息的存储与安全管理档案信息的存储应采用安全、高效、可扩展的存储架构，符合《档案信息存储规范》（GB/T35415-2019），支持大规模数据存储与高效检索。存储系统应具备数据加密、访问控制与权限管理功能，符合《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239-2019），确保数据在存储过程中的安全性。档案信息的存储需符合《电子档案管理规范》（GB/T18894-2020），确保存储内容的完整性、可恢复性与可追溯性。存储系统应建立数据备份与恢复机制，符合《信息系统灾难恢复规范》（GB/T20988-2017），确保在数据丢失或系统故障时能够快速恢复。档案信息的存储应结合云存储与本地存储的混合模式，符合《电子档案管理规范》（GB/T18894-2020），确保数据的可用性与安全性。第7章档案的监督与考核7.1档案管理的监督机制档案管理的监督机制应遵循“分级监督、动态监控”原则，依据《档案法》和《档案管理规范》（GB/T18894-2016）的要求，设立档案管理监督机构，对档案的收集、整理、保管、调阅、销毁等全过程进行定期或不定期检查。监督机制需结合信息化手段，如档案管理系统（FMS）中的权限管理与审计功能，确保档案信息的完整性与安全性，防止数据篡改或丢失。建立档案监督考核指标体系，包括档案保存率、调阅效率、借阅记录、销毁流程等，通过数据统计与分析，实现对档案管理工作的量化评估。监督结果应作为档案管理人员绩效考核的重要依据，对违规操作或管理不善的行为进行通报批评或问责处理，以强化责任意识。档案监督应纳入单位内部审计体系，定期开展专项审计，确保档案管理符合国家法律法规及行业标准，提升档案管理的规范性和透明度。7.2档案管理的考核与奖惩档案管理考核应以“制度化、规范化、量化”为核心，依据《档案管理绩效评价标准》（DB/T11-2021）制定考核指标，涵盖档案保存、调阅、借阅、销毁等关键环节。考核结果应与管理人员的岗位职责、绩效薪酬挂钩，对表现优异者给予表彰和奖励，对存在问题的人员进行绩效扣分或诫勉谈话。奖惩机制应结合“激励与约束”原则，对档案管理先进个人、部门及单位给予表彰，对违反档案管理规定的行为进行通报批评或行政处罚。奖惩措施应公开透明，确保考核结果与奖惩决定有据可依，增强档案管理人员的归属感与责任感。建立档案管理绩效档案，记录管理人员的考核成绩与奖惩情况，作为晋升、评优、评先的重要参考依据。7.3档案管理的持续改进与培训档案管理应建立“持续改进”机制，通过定期分析档案管理数据，识别存在的问题与改进空间，推动档案管理流程的优化与升级。持续改进应结合档案信息化建设，推动档案管理向数字化、智能化方向发展，提升档案的可查性与可追溯性。培训应纳入档案管理人员的职业发展体系，定期开展档案法律法规、管理规范、信息化操作等方面的培训，提升专业能力与综合素质。培训内容应结合实际工作需求，如档案