公司行政管理手册及支持模板

公司日常行政管理手册及支持模板第一章会议管理规范适用情境适用于公司内部各类工作会议（如周例会、项目推进会、部门协调会、年度总结会等）的组织、召开及后续跟进，保证会议高效有序，信息传递准确。操作流程一、会议发起与准备明确会议基本信息：会议发起人需提前确认会议主题、目标、时间（建议时长不超过2小时）、地点（会议室或线上会议）、参会人员（核心相关人，避免无关人员参会）及议程（按重要性排序，明确每项议题讨论时间）。提交会议申请：通过OA系统或行政部填写《会议申请单》，注明上述信息，提前2个工作日提交部门负责人审批（紧急会议可酌情缩短时间，但需提前1个工作日告知行政部）。行政部协调资源：行政部收到申请后，1个工作日内反馈会议室availability（若会议室冲突，协调更换时间或地点）；需准备的设备（如投影仪、麦克风、白板、视频会议设备等）提前1天调试完毕。发送会议通知：审批通过后，行政部提前1天通过邮件/企业发送正式通知，附会议议程、参会人员名单及需提前阅读的资料（如有）。二、会议召开与记录会前签到：参会人员提前10分钟到达会场，签到（电子或纸质），领取会议材料（如有）；线上参会人员提前5分钟测试设备，会议。会议主持：会议开始时，主持人明确会议目标及议程，控制会议节奏，避免偏离主题；每项议题讨论完毕，总结结论并明确行动项（负责人、完成时限）。会议记录：指定专人（一般为发起人或助理）记录会议要点，包括：参会人员、缺席人员及原因、各议题讨论要点、形成的决议、行动项（负责人、内容、截止时间）。三、会议纪要与跟进整理会议纪要：会议结束后2个工作日内，记录人整理纪要，经主持人（部门负责人*）审核无误后，发送至所有参会人员及相关部门抄送人。行动项跟进：行政部/纪要中指定的跟进人每周更新行动项进展，在下次会议中通报完成情况；未按时完成的需说明原因及预计完成时间。资料归档：会议纪要、签到表、会议材料等资料由行政部统一归档（电子档存OA系统，纸质档按年度分类存放），保存期限不少于3年。支持模板表1-1会议申请单申请部门申请人联系方式会议主题会议时间会议地点□会议室A□会议室B□线上（请注明：）预计时长参会人员（名单）会议议程（按顺序填写）1.讨论时间：分钟2.讨论时间：分钟3.讨论时间：分钟需准备的设备/物料□投影仪□麦克风□白板笔□其他：部门负责人审批□同意□调整意见：签字：日期：行政部确认□可安排□需调整：签字：日期：表1-2会议纪要会议名称会议时间年月日时分会议地点主持人参会人员记录人缺席人员及原因会议议程讨论内容要点决议/结论行动项1.负责人：；内容：；截止时间：2.负责人：；内容：；截止时间：3.负责人：；内容：；截止时间：附件（如有）主持人审核签字记录人签字关键提示会议通知需明确“会前需准备事项”，避免临时讨论无准备的内容；主持人需严格控制时间，避免某项议题过长影响整体进度；行动项必须明确“负责人”和“截止时间”，避免责任模糊；线上会议需提前测试网络及设备，保证音视频清晰，重要会议建议开启全程录制（提前告知参会人员）。第二章办公用品管理规范适用情境适用于公司员工日常办公所需物品（如文具、耗材、办公设备配件等）的申领、采购、发放及库存管理，保证办公资源合理配置，避免浪费。操作流程一、需求统计与申领部门月度需求汇总：每月25日前，各部门助理统计下月部门办公用品需求（根据实际使用量，避免过度囤积），填写《办公用品月度需求表》，提交部门负责人审核。员工临时申领：员工因临时急需用品（如笔、笔记本等），可直接通过OA系统提交《办公用品临时申领单》，注明物品名称、数量、用途，经部门负责人审批后提交行政部。二、采购与入库采购计划制定：行政部汇总各部门需求，结合库存情况（每月末盘点），制定下月采购计划，提交行政主管*审批；紧急采购（如突发耗材短缺）可走紧急流程，事后补签审批。供应商选择与采购：行政部根据采购计划，从合格供应商名录中选择2-3家比价，保证性价比；采购后核对物品名称、规格、数量、质量，确认无误后办理入库，填写《办公用品入库登记表》。三、发放与库存管理定期发放：每月5日前，行政部按各部门申领数量统一发放至部门助理处，由助理签收并分发至员工；发放时需在《办公用品发放登记表》记录物品名称、数量、领用部门、领用人、领用日期。临时发放：员工凭审批通过的《办公用品临时申领单》至行政部领取，行政人员当场核对并登记。库存盘点：行政部每月末进行一次库存盘点，核对台账与实际库存，保证账实相符；对临近保质期的物品（如墨盒、打印纸）优先发放，避免过期浪费。支持模板表2-1办公用品月度需求表申领部门申领人联系方式申领日期：年月日序号物品名称规格型号单位123部门负责人审核□同意□调整意见：签字：日期：行政部确认□可采购□需补充说明：签字：日期：表2-2办公用品入库/发放登记表日期物品名称规格型号单位入库数量/发放数量供应商/领用部门经手人备注□入库□发放□入库□发放关键提示申领物品需注明“用途”，避免个人使用或浪费；办公用品按“按需申领、杜绝浪费”原则，非消耗品（如订书机、计算器）原则上以旧换新；行政部每季度更新《办公用品价格表》，向各部门公开采购价格，接受监督；发觉库存异常（如某物品消耗过快或长期未使用），需及时分析原因并调整采购计划。第三章固定资产管理规范适用情境适用于公司固定资产（如电脑、打印机、办公家具、投影仪等，单位价值2000元以上，使用期限1年以上）的购置、领用、调拨、盘点及报废管理，保证资产安全完整，合理使用。操作流程一、新增资产登记购置申请：因工作需要新增资产，由使用部门填写《固定资产购置申请表》，注明资产名称、规格、数量、预估金额、用途及预算来源，提交部门负责人及财务部审核，总经理*审批。采购与验收：行政部根据审批结果采购，资产到货后，由行政部、使用部门、财务部共同验收（核对型号、数量、质量），确认无误后填写《固定资产验收单》。信息录入：行政部将验收合格的资产信息录入《固定资产台账》（包括资产编号、名称、规格、型号、购置日期、使用部门、使用人、原值、存放地点等），并粘贴资产标签（标签包含编号及名称）。二、领用与调拨领用登记：使用部门领用资产时，需指定专人保管，填写《固定资产领用表》，经部门负责人审批后，行政部办理领用手续，台账更新“使用人”及“存放地点”。内部调拨：因部门调整或工作需要，资产需跨部门调拨时，由调入部门填写《固定资产调拨申请表》，经调出部门、行政部、财务部审批后，行政部更新台账，双方签字确认。三、盘点与报废定期盘点：行政部每半年组织一次全面盘点（6月和12月），使用部门配合核对资产实物与台账是否一致；盘点差异需填写《固定资产盘点差异表》，说明原因（如遗失、损坏、盘盈等），提交行政部及财务部处理。资产报废：资产达到使用年限、损坏无法修复或技术淘汰时，由使用部门填写《固定资产报废申请表》，附技术鉴定意见（如损坏需维修部门确认），经行政部、财务部审核，总经理*审批后，由行政部统一处置（如变卖、回收），台账注销该资产信息。支持模板表3-1固定资产购置申请表申请部门申请人联系方式申请日期：年月日资产名称规格型号数量预估单价（元）预估总价（元）购置用途预算来源部门负责人意见□同意□调整意见：签字：日期：财务部审核□预算符合□需调整：签字：日期：总经理审批□同意□不同意：签字：日期：表3-2固定资产台账资产编号资产名称规格型号购置日期原值（元）使用部门使用人存放地点状态（在用/闲置/报废）备注关键提示固定资产标签需粘贴在显眼位置，不得随意撕毁或遮挡；使用人离职或调岗时，需办理资产交接手续，在《固定资产交接表》签字确认，行政部更新台账；盘点发觉资产遗失，需使用部门提交书面说明，明确责任人，按公司规定处理；报废资产处置残值需及时入账，财务部进行账务核销。第四章访客接待管理规范适用情境适用于外部单位、客户、合作伙伴等访客到公司总部的接待流程，保证接待规范、有序，展现公司良好形象。操作流程一、访客预约与信息登记预约确认：访客需提前1个工作日与对接人（一般为业务部门员工*）联系，明确到访时间、事由、人数、身份（如客户、供应商、人员等）及特殊需求（如翻译、车辆接送等）。信息提交：对接人通过OA系统填写《访客预约登记表》，提交行政部备案；紧急访客可电话预约，事后2小时内补录系统。二、接待准备与引导场地与物料准备：行政部根据访客级别及人数，安排会议室（如重要客户安排大会议室，普通访客安排小会议室），准备茶水、纸巾、公司宣传资料（如有），调试会议室设备。访客接待：前台人员接到访客后，主动问候，核对身份（查看证件号码/预约信息），引导至休息区或会议室；若对接人暂时无法接待，需请访客稍等，并及时通知对接人。三、接待过程与送客会面交流：对接人到达后，引导访客入座，介绍双方人员（先介绍己方职位较低者，再介绍访客），按约定议程沟通；行政人员适时添加茶水，避免频繁打扰。送客与记录：会面结束后，对接人及前台人员送访客至公司门口，礼貌道别；行政部在《访客接待记录表》中记录接待情况（包括访客信息、接待部门、对接人、接待时长、反馈意见等），并将资料归档。支持模板表4-1访客预约登记表对接部门对接人联系方式预约日期：年月日访客姓名单位名称职务/身份到访人数人到访时间年月日时分预计停留时长分钟到访事由特殊需求行政部安排□会议室A□会议室B□前台接待区□其他：负责人：对接人确认□已确认□需调整：签字：日期：表4-2访客接待记录表接待日期到访时间离开时间访客姓名单位职务对接部门对接人接待地点访客反馈（如有）接待人员签字日期：关键提示接访人员需着装得体，保持微笑，使用礼貌用语（如“您好，请问您找哪位？”“请这边走”）；重要访客（如大客户、领导）需提前通知行政部，必要时由部门负责人或公司高层出面接待；涉及公司机密的会议，需提前告知访客“禁止拍照、录音”，并安排独立会议室；前台需保持接待区域整洁，定期补充茶水、纸巾等物品。第五章印章使用管理规范适用情境适用于公司公章、合同章、财务专用章、法人章等印章的使用管理，保证印章使用合法、规范，防范风险。操作流程一、印章使用申请提交申请：使用印章需由申请人填写《印章使用申请表》，注明印章类型、使用事由、文件名称/份数、使用日期、申请人及部门，附需盖章文件（电子档或纸质档）。审批流程：日常业务文件（如内部通知、函件）：部门负责人*审批；合同、协议类文件：法务部审核+部门负责人+分管副总*审批；重大文件（如资质证明、法律文书）：总经理*审批。二、印章使用与登记用印审核：印章保管人（一般为行政部专人）收到审批通过的申请表后，核对文件内容与申请事由是否一致，检查文件有无涂改、不完整等情况，确认无误后方可盖章。规范用印：印章需清晰、居中加盖在指定位置（如文件落款处、骑缝处），严禁在空白纸张、空白合同、空白表格上盖章；用印文件需复印1份（“骑缝章”需留存原件复印件），由印章保管人留存。登记备案：每次用印后，印章保管人需在《印章使用登记表》中记录用印日期、印章类型、文件名称/份数、申请人、审批人、用印人、文件存放位置，申请人签字确认。三、印章保管与归还专人保管：各类印章由行政部指定专人保管（人章分离，非保管人不得擅自接触）；印章存放于带锁的保险柜中，钥匙由保管人随身携带。保管责任：保管人需保证印章安全，防止丢失、被盗；若印章损坏或遗失，需立即报告行政部及总经理*,并登报声明作废，按规定重新刻制。归还流程：外出用印（如签约现场）需经总经理*批准，由保管人携带印章前往，用印后立即归还；严禁私人使用或外借印章。支持模板表5-1印章使用申请表申请人所在部门联系方式申请日期：年月日印章类型□公章□合同章