8卫生档案管理制度

PAGE8卫生档案管理制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织卫生档案管理，规范卫生档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作，有效保护和利用卫生档案资源，保障公司/组织卫生管理工作的顺利开展，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内各部门、各岗位涉及卫生管理工作形成的各类档案资料的管理。（三）管理原则卫生档案管理遵循真实性、完整性、准确性、系统性和保密性原则，确保档案资料能够真实反映公司/组织卫生管理工作实际情况，便于查询、利用和追溯。二、卫生档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善卫生档案管理制度，并组织实施。2.指导和监督各部门卫生档案的收集、整理、归档工作，确保档案资料符合规范要求。3.负责卫生档案的集中统一保管，建立健全档案保管设施，确保档案安全。4.开展卫生档案的编目、检索、统计等工作，为公司/组织提供档案利用服务。5.定期对卫生档案管理工作进行总结和评估，提出改进措施和建议。（二）各部门职责1.负责本部门卫生档案资料的收集、整理和初步分类，确保档案资料的完整性和准确性。2.按照档案管理部门的要求，及时将整理好的档案资料移交至档案管理部门归档。3.配合档案管理部门做好卫生档案的查询、借阅等工作，不得擅自销毁、涂改或丢失档案资料。（三）档案管理人员职责1.熟悉卫生档案管理业务，严格遵守档案管理制度，认真履行岗位职责。2.负责卫生档案的日常收集、整理、归档、保管和利用等具体工作，确保档案管理工作规范有序。3.对档案资料进行分类、编号、编目等处理，建立档案检索工具，方便档案查询和利用。4.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时报告并采取措施解决。5.保守档案机密，不得泄露档案内容，确保档案信息安全。三、卫生档案的分类与编号（一）分类卫生档案按照以下类别进行分类：1.环境卫生档案：包括公司/组织办公区域、生产车间、仓库等场所的环境卫生检查记录、清洁消毒记录、卫生设施维护记录等。2.食品卫生档案：涵盖食品采购、储存、加工、销售等环节的卫生许可证、从业人员健康证、食品检验报告、食品留样记录等。3.饮用水卫生档案：涉及饮用水水源卫生状况、水质检测报告、饮水机清洗消毒记录等。4.职业卫生档案：包含职业病危害因素检测与评价报告、职业健康监护档案、防护用品配备与使用记录等。5.医疗废弃物管理档案：有医疗废弃物产生、收集、运输、处置记录，医疗废弃物转移联单等。6.突发公共卫生事件档案：包括事件应急预案、报告记录、应急处置过程资料等。7.其他卫生档案：如卫生培训记录、卫生宣传资料、卫生工作会议纪要等。（二）编号卫生档案编号采用“年份+类别代码+流水号”的方式。年份为档案形成年份，用四位数字表示；类别代码根据上述分类分别用一位大写字母表示（如E表示环境卫生档案，F表示食品卫生档案等）；流水号为该类别档案的顺序号，用三位数字表示。例如，2023年形成的第5份食品卫生档案编号为2023F005。四、卫生档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责卫生档案资料的收集工作，确保档案资料及时、完整地收集。2.收集的档案资料应真实、有效，内容包括原始记录、报表、报告、文件、证书等纸质和电子资料。3.对于重要的卫生档案资料，应同时收集相关的背景资料和说明材料，以便全面反映卫生管理工作情况。（二）整理要求1.收集到的档案资料应按照分类标准进行初步分类，去除重复、无效的资料。2.对每份档案资料进行核对，确保资料内容准确无误，字迹清晰、图表完整。3.按照档案编号规则对档案资料进行编号，并编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。4.将档案资料按照编号顺序排列，采用装订或装盒等方式进行整理，便于保管和查阅。五、卫生档案的归档与保管（一）归档1.各部门整理好的卫生档案资料应定期移交至档案管理部门归档。移交时，应填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案管理部门收到移交的档案资料后，应进行认真核对，对不符合要求的档案资料退回原部门重新整理。3.档案管理部门按照档案分类和编号要求，将归档的档案资料放入相应的档案柜或存储设备中，并在档案管理系统中进行登记。（二）保管1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设施，如防火、防潮、防虫、防盗等设备，确保档案安全。2.档案库房应保持适宜的温度、湿度，定期进行检查和维护，防止档案资料受损。3.对电子卫生档案，应采用安全可靠的存储方式进行备份，并定期进行数据维护和更新。4.建立卫生档案保管期限制度，根据档案的重要性和保存价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期。保管期限届满后，按照规定进行鉴定和销毁。六、卫生档案利用与借阅（一）利用1.公司/组织内部人员因工作需要查阅卫生档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容和时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据查阅申请表提供相应的档案资料，并做好查阅登记工作，记录查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅内容等信息。3.查阅档案时，查阅人应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。（二）借阅1.因特殊原因需要借阅卫生档案的，应填写档案借阅申请表，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅。2.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。借阅期满后，应及时归还档案管理部门。4.档案管理部门应对借阅的档案进行跟踪检查，如发现借阅人有违反档案管理制度的行为，应及时收回档案，并视情节轻重给予相应处理。七、卫生档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对保管期限届满的卫生档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。2.鉴定小组根据档案的历史价值、现实利用价值和保存价值等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见，确定档案的存毁。3.对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，应编制档案销毁清单。（二）销毁1.档案销毁清单经档案鉴定小组组长审核、公司/组织主管领导批准后，方可进行档案销毁。2.档案销毁应采用安全、可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁过程中，应指定专人负责监督，销毁完毕后，监督人员和销毁