卫生院院办公室制度

PAGE卫生院院办公室制度一、总则（一）目的为加强卫生院院办公室的规范化管理，提高工作效率和服务质量，确保卫生院各项工作的顺利开展，依据国家相关法律法规及医疗卫生行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于卫生院院办公室全体工作人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和医疗卫生行业规范，确保各项工作合法合规。2.高效服务原则：以提高工作效率、优化服务质量为宗旨，为卫生院各部门及患者提供优质、高效的服务。3.协作沟通原则：加强与各部门之间的协作配合，保持良好的沟通协调机制，共同推进卫生院整体工作。4.保密原则：严格遵守保密制度，确保卫生院各类信息的安全与保密。二、岗位职责（一）办公室主任职责1.全面负责院办公室的行政管理工作，制定工作计划并组织实施，定期进行工作总结和汇报。2.组织协调卫生院内部各部门之间的工作关系，确保各项工作有序衔接。3.负责审核、签发以院办公室名义发出的各类文件、通知等，确保文件内容准确、规范。4.参与卫生院重大决策的讨论和制定，为领导决策提供信息支持和建议。5.负责接待来访人员，处理各类信访、投诉等工作，维护卫生院良好形象。6.管理办公室人员队伍，组织开展业务培训和考核，提高工作人员素质和业务能力。7.负责卫生院办公设施、设备的管理和维护，确保办公环境正常运行。8.完成领导交办的其他临时性工作任务。（二）文秘岗位职责1.负责文件、资料的收发、登记、传阅、归档等工作，确保文件流转及时、准确。2.起草、审核各类公文，包括通知、报告、请示等，保证公文格式规范、内容完整。3.协助办公室主任组织会议，做好会议记录、纪要整理等工作，并负责会议精神的传达和落实。4.负责卫生院印章的管理和使用，严格按照印章管理制度进行审批和登记。5.收集、整理、分析各类信息，为领导决策提供参考依据，及时编写信息简报。6.负责办公室文件资料的整理和归档工作，建立健全档案管理制度，便于查询和利用。（三）档案管理岗位职责1.制定和完善档案管理制度，规范档案收集、整理、保管、利用等工作流程。2.负责收集卫生院各部门形成的各类档案资料，包括文书档案、医疗档案、财务档案、人事档案等，并进行分类整理、编目装订。3.做好档案的安全保管工作，确保档案存储环境符合要求，防止档案损坏、丢失和泄密。4.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用，为卫生院各项工作提供档案信息支持。5.按照规定期限做好档案的鉴定、销毁工作，确保档案管理的科学性和规范性。6.参与档案数字化建设工作，推动档案管理信息化进程。（四）后勤保障岗位职责1.负责卫生院办公用品、耗材的采购、保管和发放工作，建立健全物资管理制度，确保物资供应及时、充足。2.做好卫生院办公区域的环境卫生维护工作，定期进行清洁消毒，营造整洁、舒适的工作环境。3.负责办公设备、设施的日常维护和维修工作，及时排除故障，保障设备正常运行。4.管理卫生院车辆，做好车辆调度、维修保养、安全检查等工作，确保车辆使用安全、高效。5.负责卫生院食堂的管理工作，保障食品安全卫生，为职工提供优质的餐饮服务。6.协助做好卫生院的安全保卫工作，制定安全管理制度，加强安全巡查，确保卫生院人员和财产安全。三、工作流程与规范（一）文件管理流程1.收文处理收到文件后，文秘人员应及时进行签收、登记，注明文件来源、日期、标题、文号等信息。对文件进行初步审核，根据文件内容和性质确定传阅范围和处理意见。将文件呈办公室主任阅批，按照领导批示进行传阅、办理或存档。对于需要办理的文件，文秘人员应跟踪办理进度，及时提醒相关部门和人员按时完成，并做好文件办理情况的记录。2.发文处理各部门需要以卫生院名义发文时，应填写发文审批表，注明发文事由、主送单位、抄送单位、文件内容等信息，经部门负责人签字后报办公室审核。文秘人员对发文审批表及文件内容进行审核，确保文件格式规范、内容准确、逻辑清晰，符合法律法规和行业标准要求。审核通过后，报办公室主任签发。涉及重大事项或重要决策的文件，需经院长审批签发。文秘人员根据领导签发意见进行文件编号、排版、校对等工作，无误后进行印制。文件印制完成后，按照发文范围进行分发，并做好发文登记工作。（二）会议组织流程1.会议筹备根据会议主题、目的和参会人员范围，确定会议时间、地点、议程等。文秘人员负责起草会议通知，明确会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程等内容，并提前发送给参会人员。准备会议所需的资料、文件、设备等，如投影仪、音响设备、会议资料册等。安排会议场地，确保会议环境整洁、舒适，设备正常运行。2.会议进行会议开始前，文秘人员应提前到达会场，检查会议准备情况，引导参会人员签到入场。做好会议记录，详细记录会议讨论内容、发言要点、决议事项等，确保记录准确、完整。负责会议期间的服务工作，如茶水供应、设备操作等，保障会议顺利进行。3.会议结束会议结束后，及时整理会议记录，形成会议纪要。会议纪要应准确概括会议主要内容、决议事项及责任分工，经办公室主任审核后发送给参会人员及相关部门。清理会议场地，归还借用的设备和物品，做好会议后续工作。（三）档案管理流程1.档案收集各部门应按照档案管理制度的要求，定期将本部门形成的档案资料移交至档案管理岗位。档案管理岗位人员对接收的档案资料进行初步审核，检查档案资料的完整性、准确性和规范性，不符合要求的应及时退回相关部门补充完善。2.档案整理根据档案分类标准，对收集到的档案资料进行分类整理，如文书档案可分为党群工作类、行政管理类、业务管理类等。对每一类档案进行编号、编目，编制档案目录索引，便于查询和管理。按照档案装订要求，对档案资料进行装订成册，确保档案整齐、牢固。3.档案保管设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案存储环境安全、适宜。将整理好的档案资料按照类别、年度、保管期限等顺序上架存放，并建立档案存放位置索引，方便查找。定期对档案进行检查和盘点，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题，如档案损坏、霉变等。4.档案利用各部门因工作需要查阅档案时，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息，经部门负责人签字后报档案管理岗位审批。档案管理岗位人员根据审批意见，为查阅人员提供相应的档案资料，并做好查阅登记工作，记录查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。查阅人员应在规定的查阅期限内归还档案资料，不得擅自转借、复印、涂改档案内容。如需复印档案资料，应按照档案管理制度的规定办理相关手续。5.档案鉴定与销毁档案管理岗位人员定期对到期档案进行鉴定，根据档案的保存价值和保管期限，提出档案销毁意见。组织相关部门和人员对拟销毁档案进行审核，形成档案销毁清册，经院长批准后进行销毁。档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全，防止档案信息泄露。销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字确认。（四）后勤保障工作流程1.办公用品及耗材管理各部门根据工作需要，定期向后勤保障岗位提交办公用品及耗材需求计划。后勤保障岗位人员汇总需求计划，结合库存情况，制定采购计划，报办公室主任审批。根据审批后的采购计划，选择合格的供应商进行采购，确保采购物品的质量和价格合理。采购的办公用品及耗材到货后，后勤保障岗位人员进行验收，核对物品的规格、数量、质量等是否与采购合同一致，验收合格后办理入库手续。建立办公用品及耗材领用制度，各部门领用物品时应填写领用申请表，经部门负责人签字后到后勤保障岗位领取。后勤保障岗位人员按照领用申请表发放物品，并做好领用登记工作。2.办公区域环境卫生维护制定办公区域环境卫生清扫标准和时间表，明确各区域的清扫责任人。清扫人员按照规定的时间和标准对办公区域进行清扫，包括地面清洁、桌面擦拭、门窗玻璃清洁等，确保办公环境整洁卫生。定期对办公区域进行消毒，特别是公共区域和人员密集场所，预防疾病传播。后勤保障岗位人员负责对办公区域环境卫生情况进行检查，发现问题及时督促清扫人员整改。3.办公设备及设施维护建立办公设备及设施台账，详细记录设备及设施的名称、型号、购置时间、使用部门、维护情况等信息。定期对办公设备及设施进行巡检，检查设备运行状况，及时发现并处理潜在问题，如设备故障、设施损坏等。对于一般性故障，后勤保障岗位人员应及时进行维修；对于复杂故障或超出维修能力范围的问题，应联系专业维修人员进行维修，并做好维修记录。定期对办公设备及设施进行保养，如更换耗材、润滑部件、清洁设备等，延长设备使用寿命，确保设备正常运行。4.车辆管理建立车辆档案，记录车辆的基本信息、维修保养记录、保险情况等。制定车辆使用管理制度，明确车辆调度原则、使用范围、审批流程等。各部门使用车辆时，应填写车辆使用申请表，经部门负责人签字后报办公室主任审批。驾驶员按照审批后的车辆使用申请表安排出车任务，做好出车登记工作，记录出车时间、地点、事由、乘车人员等信息。定期对车辆进行维修保养，按照车辆保养手册的要求进行定期保养和维护，确保车辆性能良好、安全可靠。做好车辆的安全检查工作，包括车辆外观、制动系统、转向系统、灯光系统等，及时发现并排除安全隐患。5.食堂管理制定食堂管理制度，明确食堂工作人员职责、食品采购标准、食品加工流程、食品安全卫生要求等。选择具有合法资质的食品供应商，签订食品采购合同，确保食品原材料的质量安全。食堂工作人员严格按照食品加工流程进行操作，确保食品加工过程卫生、安全，制作的饭菜符合营养搭配和口味要求。加强食堂环境卫生管理，定期对食堂进行清洁消毒，保持食堂环境整洁卫生。建立食堂饭菜质量监督机制，收集职工对食堂饭菜的意见和建议，及时改进食堂工作，提高服务质量。四、工作纪律与考核（一）工作纪律1.遵守国家法律法规和卫生院各项规章制度，自觉维护卫生院的正常工作秩序。2.严格遵守工作时间，不得迟到、早退、旷工。如有特殊情况需要请假，应按照请假制度的规定办理请假手续。3.坚守工作岗位，认真履行工作职责，不得擅自离岗、串岗、脱岗。工作时间内不得从事与工作无关的事情。4.保守卫生院机密，不得泄露卫生院的商业秘密、技术秘密、患者信息等各类敏感信息。5.严格遵守职业道德规范，诚实守信，廉洁奉公，不得利用职务之便谋取私利。6.保持良好的工作态度和团队协作精神，尊重他人，团结同事，积极主动地完成各项工作任务。（二）考核制度1.建立健全办公室工作人员考核制度，定期对工作人员的工作表现进行考核评价。2.考核内