卫生院行文管理制度

PAGE卫生院行文管理制度一、总则1.目的为加强卫生院行文管理，确保公文处理工作的规范化、制度化、科学化，提高工作效率，推进卫生院各项工作顺利开展，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于卫生院内部各科室之间、卫生院与上级主管部门、其他相关单位之间的公文往来。3.行文原则严格遵守国家法律法规和行业标准，确保行文内容合法合规。行文应准确、规范、简洁、明了，避免歧义。注重时效性，及时处理公文，提高工作效率。坚持实事求是，客观反映实际情况。二、行文种类1.上行文请示：适用于向上级主管部门请求指示、批准的事项。报告：适用于向上级主管部门汇报工作、反映情况、答复上级询问等。2.下行文决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。批复：适用于答复下级机关请示事项。3.平行文函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。三、行文格式1.公文用纸一般采用A4型纸，左侧装订。2.版头由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。3.主体标题：一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。主送机关：编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。正文：公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。附件说明：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。发文机关署名、成文日期和印章：加盖印章的公文：单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。不加盖印章的公文：单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。加盖签发人签名章的公文：单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。签名章一般用红色。成文日期中的数字：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。4.版记版记中的分隔线：与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。抄送机关：如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于版记上方，抄送机关置于版记下方。印发机关和印发日期：印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。四、行文流程1.拟稿各科室根据工作需要，由专人负责拟写公文。拟稿人应准确把握行文目的、内容要求和格式规范，确保公文内容真实、准确、完整。拟稿时应使用统一的稿纸，注明拟稿科室、拟稿人、日期，并按照公文格式要求进行排版。2.审核拟稿完成后，由科室负责人对公文内容进行审核。审核重点包括行文目的是否明确、内容是否符合法律法规和政策要求、逻辑是否清晰、语言是否准确规范等。审核通过后，科室负责人在稿纸上签署审核意见并签名。3.会签涉及多个科室的公文，需进行会签。会签顺序一般按照公文内容涉及的科室顺序进行，由主办科室负责组织。各会签科室应认真审核公文内容，提出意见和建议，并在规定时间内完成会签。会签通过后，各科室负责人在稿纸上签署会签意见并签名。4.核稿审核和会签完成后，由卫生院办公室对公文进行核稿。核稿主要对公文格式、文字表述、内容准确性等进行全面检查，确保公文质量。核稿人应提出核稿意见，对不符合要求的地方及时与拟稿科室沟通修改。核稿通过后，核稿人在稿纸上签署核稿意见并签名。5.签发核稿后的公文，按照卫生院领导分工，由相关领导进行签发。一般公文由分管领导签发；重要公文或涉及全局性工作的公文，由卫生院主要领导签发。领导签发时，应认真审阅公文内容，签署明确的意见和姓名、日期。6.编号公文签发后，由卫生院办公室负责编号。编号应按照发文顺序依次编排，确保公文编号的唯一性和连续性。7.印发根据公文签发意见和编号，卫生院办公室进行公文的印发工作。印发时应确保公文格式规范、印刷清晰，并按照规定的范围进行发放。印发完成后，应及时将公文存档，并做好发放记录。五、行文处理规范1.收文处理签收：卫生院办公室收到外来公文后，应及时进行签收登记，注明公文的来源、日期、文号、标题等信息。登记：对签收的公文进行详细登记，建立收文台账，记录公文的流转情况。初审：对收文进行初审，重点审核公文的格式、内容是否符合要求，是否需要紧急处理等。承办：根据公文内容和领导批示，将收文分送相关科室承办。承办科室应在规定时间内完成公文的办理，并将办理结果及时反馈给卫生院办公室。传阅：对于需要多个科室或领导传阅的公文，由卫生院办公室负责组织传阅。传阅时应按照规定的顺序进行，确保公文及时传递，避免延误。催办：卫生院办公室对承办科室的公文办理情况进行催办，及时了解办理进度，确保公文按时办理完毕。答复：承办科室对公文办理结果进行答复时，应按照规定的格式和程序进行，确保答复准确、规范。归档：公文办理完毕后，由卫生院办公室负责将公文整理归档，妥善保存。2.发文处理草拟：各科室按照行文流程要求进行公文草拟工作。审核：科室负责人对草拟的公文进行审核，确保公文质量。会签：涉及多个科室的公文进行会签。核稿：卫生院办公室对公文进行核稿。签发：相关领导对公文进行签发。编号：卫生院办公室负责公文编号。印发：按照规定进行公文印发，并做好发放记录和存档工作。六、行文存档与查阅1.存档卫生院办公室应定期将处理完毕的公文进行整理归档，按照年度、类别等进行分类存放，便于查找和管理。公文存档应确保档案的完整性和安全性，防止档案丢失、损坏或泄密。2.查阅因工作需要查阅公文档案时，应填写查阅申请表，注明查阅目的、范围等信息，经相关领导批准后，方可查阅。查阅档案时，应在指定地点进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、销毁档案内容。查阅完毕后，应及时归还档案，并做好查阅记录。七、行文保密管理1.保密原则卫生院行文管理应严格遵守国家保密法律法规，确保公文内容的保密性。对于涉及国家秘密、工作