企业合同审查及档案管理工具指南

企业合同审查及档案管理工具指南一、适用工作场景本指南适用于企业内部法务部门、业务部门及档案管理部门，涵盖合同全生命周期管理场景，包括但不限于：合同签订前：采购合同、销售合同、服务合同、劳动合同、保密协议等文本的合规性审查；合同履行中：关键条款履行跟踪、变更协议审核、纠纷风险预警；合同归档后：纸质/电子档案的分类存储、检索调用、到期续签或终止处理；跨部门协作：业务部门发起合同需求、法务部门出具审查意见、档案部门统一归档的流程衔接。二、操作流程详解（一）合同审查全流程步骤1：合同接收与初步登记业务部门通过OA系统或纸质《合同提交通知单》提交合同文本，需注明合同名称、签订方、标的金额、预计签订日期等基础信息；档案管理部门统一接收后，在《合同管理台账》（见模板1）中登记编号（格式：HT-部门代码-年份-序号，如“HT-CG-2024-001”），并同步至电子档案系统。步骤2：业务部门初审业务负责人对照《合同需求确认单》（需附业务背景说明、合作方资质复印件等），检查合同内容是否与谈判结果一致，包括标的物描述、数量、价格、履行期限等核心要素；初审通过后，流转至法务部门；若存在争议条款，标注问题点并与合作方沟通调整后重新提交。步骤3：法务部门专项审查法务人员重点审查以下内容：主体资格：合作方是否为合法存续企业，营业执照是否在有效期内，法定代表人/授权代表身份是否真实（需核对授权委托书）；条款合规性：是否存在“霸王条款”、违反法律法规的约定（如“争议解决方式”不符合企业注册地管辖要求）；权责明确性：双方权利义务是否对等，违约责任是否具体可执行（如“逾期付款违约金”是否约定计算标准）；风险防控：知识产权归属、保密义务、不可抗力条款是否完整，是否存在履约能力风险（如合作方近三年涉诉记录）。审查完成后，出具《合同审查意见书》（见模板2），明确“通过”“修改后通过”“不通过”的结论，并逐条说明修改建议。步骤4：修改确认与最终审批业务部门根据法务意见与合作方协商修改，形成《合同修订记录表》，注明修改前内容及调整依据；修改后的合同经业务部门负责人、法务负责人及分管领导签字确认后，加盖企业合同专用章，完成签订。（二）合同档案管理全流程步骤1：归档前准备合同签订后3个工作日内，业务部门将合同正本（一式两份，双方各执一份）、《合同审查意见书》《修订记录表》《合作方资质文件》等材料整理成册，保证无缺页、无涂改；档案管理部门核对材料完整性，扫描电子档案（PDF格式，清晰无遮挡），并与纸质档案一并标注档案编号。步骤2：分类与编号存储按“合同类型-年份-部门”分类存放，如“采购合同-2024-行政部”“服务合同-2024-市场部”；纸质档案存入带标签的档案盒，盒面标注档案编号、合同名称、签订日期、存放位置（如：A区-3层-5柜-2层）；电子档案至企业档案管理系统，录入关键词（如合作方名称、合同类型、标的金额），支持多维度检索。步骤3：借阅与使用管理因业务需要借阅档案时，借阅人填写《档案借阅申请表》（见模板3），注明借阅事由、归还期限，经部门负责人及档案管理部门审批；档案管理员登记借阅信息，借阅人当场核对档案完整性，归还时检查是否有损坏或缺失，并在《档案借阅台账》中记录归还状态；涉密档案（如重大并购协议、核心技术保密合同）需经分管总经理审批，借阅时全程由档案管理员陪同，不得带离办公区域。步骤4：到期与处置管理合同到期前3个月，档案管理部门通过系统提醒业务部门评估是否需要续签；保管期限届满的合同（如普通采购合同保管期限为5年，劳动合同保管期限为10年），由档案管理部门编制《档案销毁清册》，经法务部门审核、分管领导批准后，由两人以上共同监销，并记录销毁时间、监销人；具有历史保存价值的合同（如企业首例战略合作协议），经总经理批准后转为永久保存档案。三、常用工具模板模板1：合同管理台账档案编号合同名称签订方合同类型标的金额（元）签订日期履行期限归档日期存放位置责任人HT-CG-2024-001办公设备采购合同科技有限公司采购合同150,0002024-03-152024-04-15至2025-04-142024-03-20A区-3层-5柜-2层HT-FW-2024-002市场推广服务合同广告传媒公司服务合同280,0002024-02-282024-03-01至2024-08-312024-03-05B区-1层-2柜-3层模板2：合同审查意见书合同名称档案编号审查人审查日期办公设备采购合同HT-CG-2024-0012024-03-10审查结论：□通过□修改后通过□不通过审查意见：主体资格：合作方科技有限公司营业执照（统一社会信用代码：X）在有效期内，授权代表身份真实，符合要求；标的条款：合同中“设备型号”描述为“型号”，但未附具体技术参数，建议补充附件《技术规格书》；违约责任：第5条约定“逾期付款违约金按日万分之五计算”，符合《民法典》规定，无需修改；其他：建议增加“争议解决由企业所在地人民法院管辖”条款，替代原约定的“仲裁”。修订建议：第3条“设备型号”后补充“具体参数详见附件一”；第8条争议解决方式修改为“双方协商不成的，提交企业所在地人民法院诉讼解决”。审批意见：业务部门负责人签字：__________日期：______法务负责人签字：__________日期：______分管领导签字：__________日期：______模板3：档案借阅申请表借阅人部门借阅日期归还期限借阅事由赵六财务部2024-05-202024-05-27核对采购合同付款进度借阅档案信息：档案编号合同名称存放位置HT-CG-2024-001办公设备采购合同A区-3层-5柜-2层审批意见：部门负责人签字：__________日期：______档案管理部门负责人签字：__________日期：______归还记录：归还日期：______档案状态：□完好□损坏（说明：__________）经手人：__________四、关键要点提示合同审查动态化：对履行期限超过1年的合同，每季度由业务部门提交《合同履行跟踪表》，档案管理部门同步更新履行状态，提前预警履约风险（如对方逾期付款、服务不达标等）。档案安全性：电子档案需设置访问权限，仅授权人员可查看；纸质档案存放区域配备防火、防潮、防盗设备，定期检查档案盒密封性。跨部门协作：建立“合同审查-归档-借阅”全流程线上审批机制，通过OA系统实时流转，避免纸质材料丢失；法务