员工身份识别卡管理规范与操作流程

员工身份识别卡管理规范与操作流程一、总则为进一步规范公司内部管理，保障公司财产与信息安全，明确员工身份识别卡（以下简称“识别卡”）的申领、使用、保管及回收等环节的操作标准，确保识别卡在公司运营中发挥其应有作用，特制定本规范与操作流程。本规范适用于公司全体在职员工、实习人员及其他经公司批准需长期或临时在公司区域内活动的人员。所有与识别卡相关的管理活动，均须遵循本规范的规定。二、管理职责（一）行政部作为识别卡管理的归口部门，行政部负责识别卡管理制度的制定、修订与解释；统筹识别卡的设计、制作、发放、回收、注销及相关信息的维护工作；监督各部门对本规范的执行情况；处理识别卡相关的异常事件及投诉。（二）各业务部门各部门负责人为本部门识别卡管理的第一责任人，负责传达并督促本部门人员遵守识别卡管理规范；及时向行政部报送本部门人员变动信息（如入职、离职、调动、晋升等），确保识别卡信息的准确性与时效性；协助行政部处理本部门员工识别卡遗失、损坏等事宜。（三）安保部安保部负责在公司各出入口及指定区域对员工识别卡的佩戴与出示进行查验；对未按规定佩戴或使用识别卡的行为进行劝阻与记录，并及时反馈至行政部；协助追查遗失识别卡的下落，防范冒用风险。三、识别卡的申领与制作（一）新员工申领新员工入职时，应由人力资源部统一向行政部提交《员工识别卡申领表》，并附员工近期一寸免冠彩色照片（电子版）及身份信息核对材料。行政部在收到完整申请材料后的规定工作日内完成识别卡的制作。（二）卡面信息识别卡正面信息应包含员工姓名、工号、所属部门、职务及本人照片；背面可印制公司标识、紧急联系方式及使用须知等。所有信息须清晰、准确，与员工档案信息一致。（三）制作规范识别卡制作应采用耐用、防伪的材质，确保信息不易磨损、涂改。行政部应建立识别卡制作登记台账，详细记录每张识别卡的制作时间、领用人信息等。四、识别卡的使用与佩戴（一）佩戴要求全体员工在公司办公区域、生产厂区及其他指定场所内，应按规定佩戴识别卡。佩戴时应将识别卡正面朝外，置于胸前或其他易于辨识的位置。生产一线员工可根据岗位实际情况，在确保身份可辨识的前提下，灵活选择佩戴方式，但不得影响操作安全。（二）使用规范识别卡是员工在公司内身份的唯一有效证明，仅限本人使用，严禁转借、复制、涂改、伪造。员工应妥善保管识别卡，避免折叠、污损、遗失。在公司范围内进行业务往来、出入特定区域（如档案室、机房、仓库等）时，应主动出示识别卡，配合相关人员查验。（三）外来访客外来访客需在公司前台登记，由被访部门人员陪同，并按规定申领和佩戴临时访客识别卡。临时识别卡的使用期限不得超过其访问事由所需的合理时间，使用完毕后须立即交回前台。五、识别卡的变更、挂失与注销（一）信息变更当员工个人信息（如姓名、部门、职务等）发生变动时，所在部门应及时通知行政部，行政部核实后安排识别卡信息的更新或重新制作。员工应在信息变更后规定时间内交回旧卡，领取新卡。（二）遗失与补办员工如不慎遗失识别卡，应立即向所在部门负责人报告，并在24小时内到行政部办理挂失手续，填写《识别卡遗失补办申请表》。行政部接到挂失申请后，应及时在公司内部公告栏或相关通讯群组发布遗失公告，声明原卡作废。补办识别卡需缴纳一定的工本费，具体标准由行政部另行制定。（三）损坏处理识别卡因自然磨损或意外损坏导致无法正常使用的，员工可凭旧卡到行政部申请更换新卡，行政部视损坏情况决定是否收取工本费。（四）离职与注销员工离职、调动（调离本公司）或退休时，必须在办理离职手续时将识别卡交回行政部。行政部在确认识别卡收回后，方可办理后续离职结算等手续。对于逾期未交回的识别卡，行政部有权进行注销处理，并保留追究相关人员责任的权利。注销后的识别卡，由行政部统一登记、销毁。六、安全管理与违规处理（一）安全管理行政部应定期对识别卡的发放、使用、回收情况进行清查核对，确保台账记录与实际情况相符。对于报废、注销的识别卡，应采取粉碎等方式进行销毁，防止信息泄露或被非法利用。（二）违规处理对于违反本规范的行为，行政部将视情节轻重予以处理：1.首次未按规定佩戴识别卡者，由安保部或行政部予以口头提醒和教育。2.多次未按规定佩戴或故意不配合查验者，将在部门内通报批评。3.转借、涂改识别卡者，将给予警告处分，并责令限期整改。4.伪造、冒用他人识别卡，或利用识别卡从事违规违纪活动者，一经查实，将依据公司相关奖惩制度给予严肃处理，情节严重者将追究其法律责任。5.因个人原因遗失识别卡后未及时挂失，导致公司财产损失或不良影响的，相关责任由个人承担。七、附则本规范由公司行政部负责解释。各子公司、各部门可根据本规范，结合自身实际情况制定相应的实施细则，但不得与本规范的基本原则相抵触。本规范自发布之日起正式施行。原有相关规定与本规范不一致的，以本规范为准。---操作流程详解（一）新员工识别卡申领与发放流程1.入职通知：人力资源部向新员工发出入职通知，明确告知识别卡申领事宜。2.材料提交：新员工入职当日，提交一寸免冠照片（电子版）至人力资源部。3.表单填写：人力资源部指导新员工填写《员工识别卡申领表》，并核对身份信息。4.信息汇总：人力资源部每日（或定期）将汇总的新员工申领信息及照片提交至行政部。5.卡片制作：行政部在收到材料后，于3个工作日内完成识别卡制作。6.领取登记：新员工通过人力资源部或直接到行政部指定地点领取识别卡，并在《识别卡发放登记表》上签字确认。（二）识别卡遗失/损坏补办流程1.口头挂失：员工发现识别卡遗失或严重损坏后，立即向部门负责人口头报告，并尽快前往行政部办理正式挂失/补办手续。2.填写申请：员工填写《识别卡遗失/损坏补办申请表》，详细说明原因，部门负责人签字确认。3.缴纳费用：员工凭审批后的申请表到财务部缴纳补办工本费（损坏换卡视情况而定）。4.制作与领取：行政部在收到缴费凭证及申请表后，于3-5个工作日内完成新卡制作。员工凭本人有效证件领取新卡，并交回旧卡（损坏换卡时）。（三）员工离职/调动识别卡回收流程1.离职申请：员工提出离职申请，进入离职审批流程。2.物品交接：在离职交接环节，人力资源部或所在部门提醒员工办理识别卡交回手续。3.交回登记：员工将识别卡交回行政部指定人员，行政部在《离职交接清单》上签字