企业采购流程标准化手册采购需求与审批模板

企业采购流程标准化手册——采购需求与审批管理规范一、引言为规范企业采购行为，明确采购需求提出与审批各环节职责，保证采购活动合规、高效、经济，特制定本手册。本手册旨在通过标准化流程与工具，减少采购环节的随意性，提升采购透明度，保障企业资源合理配置，适用于企业各部门日常采购需求的管理与审批工作。二、适用场景与范围本手册适用于企业各部门因生产经营、办公运营、项目实施等产生的各类物资、服务采购需求，具体包括但不限于：日常办公类：办公用品、耗材、设备维护服务等；生产运营类：原材料、零部件、生产设备等；项目实施类：项目所需专用物资、技术服务、外包服务等；其他类：经管理层认可的其他合理采购需求。不适用场景：紧急采购（需启动紧急采购流程）、战略供应商框架协议内的常规订单、零星小额采购（如单笔金额低于500元的日常零星采购，可简化流程）。三、标准化操作流程详解采购需求与审批流程遵循“需求驱动、逐级审核、权责清晰”原则，分为以下6个核心步骤：（一）采购需求发起与需求表填写责任主体：需求部门申请人（一般为部门经办人）操作说明：需求部门根据实际工作需要（如新增岗位配置、物资消耗、项目启动等），确定采购需求的必要性、规格型号、数量及预算范围；登录企业采购管理系统（或使用纸质版《采购需求申请表》），填写《采购需求申请表》，需包含以下核心信息：需求基础信息：申请部门、申请人*、联系方式、申请日期；需求详情：物资/服务名称、规格型号、技术参数（如适用）、数量、预估单价、总价、用途说明（需明确“用于XX项目/日常办公/XX设备维护”等）；时间要求：期望到货日期或服务开始时间；附件清单：如技术图纸、报价单（若有）、市场调研情况说明（单价超过1万元需附至少3家供应商比价记录）。保证需求描述清晰、数据准确，无模糊表述（如“一批办公用品”需明确具体品名及数量）。（二）需求部门内部审核责任主体：需求部门负责人操作说明：需求部门负责人收到申请人提交的《采购需求申请表》后，1个工作日内完成审核，重点确认：需求是否符合部门年度工作计划或预算；需求必要性是否充分（如非必需品或可内部调配，需驳回申请）；数量、规格是否合理，是否存在过度采购；预估单价是否在部门预算范围内，是否附有必要的比价或调研材料。审核通过后，在《采购需求申请表》“部门负责人审核”栏签字确认；审核不通过的，需注明原因并退回申请人修改。（三）采购部门复核责任主体：采购部门专员*操作说明：采购部门收到审核通过的《采购需求申请表》后，2个工作日内完成复核，重点确认：采购品类是否属于企业集中采购目录（如属于，需优先从战略供应商采购）；需求是否符合采购政策（如是否需公开招标、竞争性谈判等）；技术参数是否明确，是否便于后续采购执行；预估总价是否符合采购审批权限（如超过部门负责人权限，需提交管理层审批）。复核通过后，在“采购部门复核”栏签字，并根据采购金额确定审批层级；复核不通过的，与需求部门沟通后提出修改意见，退回申请人调整。（四）财务部门预算与价格审价责任主体：财务部门专员*操作说明：财务部门收到采购部门转来的《采购需求申请表》后，1个工作日内完成审价，重点确认：预估单价是否与历史采购价格、市场价格一致（单价超过5000元需调取历史采购数据或参考第三方价格平台）；总价是否在部门可用预算额度内，是否存在超预算情况（超预算需需求部门提交预算调整申请）；付款方式是否符合企业财务规定（如预付款比例、分期付款条件等）。审价通过后，在“财务部门审价”栏签字确认；审价不通过的（如价格虚高、预算不足），需注明原因并退回采购部门或需求部门调整。（五）管理层审批责任主体：根据采购金额对应的管理层（部门总监/分管副总/总经理）操作说明：采购部门汇总审核通过的《采购需求申请表》，根据企业《采购审批权限表》提交对应管理层审批：金额≤5万元：部门总监审批；5万元＜金额≤20万元：分管副总审批；金额＞20万元：总经理审批。管理层重点审批：采购需求是否符合企业战略方向、预算投入产出比是否合理、是否存在更优替代方案等。审批通过后，在“管理层审批”栏签字；审批不通过的，注明原因并退回采购部门，由采购部门通知需求部门终止或调整需求。（六）审批结果反馈与采购执行责任主体：采购部门专员、需求部门申请人操作说明：采购部门在收到管理层最终审批意见后，1个工作日内将《采购需求申请表》反馈至需求部门：审批通过：向需求部门确认采购执行细节（如交货地址、联系人等），启动后续采购流程（如供应商选择、合同签订等）；审批不通过：向需求部门说明原因，协助分析需求合理性，必要时协助调整需求后重新发起流程。需求部门配合采购部门完成采购执行，跟踪物资/服务交付情况，并在验收后签署《采购验收单》。四、常用模板工具表1：采购需求申请表申请基础信息申请部门申请人*联系方式申请日期需求详情物资/服务名称规格型号/技术参数数量预估单价（元）总价（元）用途说明期望到货/服务开始时间附件清单□技术图纸□报价单□市场调研记录□其他：审批流程部门负责人审核：签字：__________日期：______采购部门复核：签字：__________日期：______财务部门审价：签字：__________日期：______管理层审批：签字：__________日期：______表2：采购审批进度跟踪表申请单号需求部门物资名称申请金额（元）当前节点责任人*预计完成时间实际完成时间备注五、关键执行要点需求真实性：申请人需对需求信息的真实性、准确性负责，严禁虚报、瞒报需求套取资金。预算合规性：所有采购需求必须在部门年度预算范围内，超预算需求需提前履行预算调整程序。附件完整性：单价超过1万元的采购需求，必须附至少3家供应商的书面报价单或市场调研记录，保证价格公允。时限要求：各环节审核人需在规定时限内完成审批，无正当理由不得拖延（紧急采购除外）。流程追溯：所有采购需求申请表需存档保存（电子+纸质），保存期限不少于3年，保证流程可追溯、责任可明确。特殊情况处理：如遇