企业会议会议议程规划及记录模板

企业会议议程规划及记录模板适用工作情境实施流程详解一、会前筹备：保证会议目标明确、准备充分明确会议基本信息确定会议主题（如“2024年Q3市场部工作复盘会”）、目标（如“总结Q3业绩，明确Q4重点方向”）、时间（具体日期、上/下午、预计时长）、地点（会议室/线上会议）及参会人员（主持人、记录人、核心议题负责人等）。提前3-5个工作日通过企业内部通讯工具（如钉钉、企业）发送会议通知，明确“需提前准备的资料”（如数据报表、方案初稿）及“会议前需思考的问题”（如“当前项目推进中的主要障碍”）。梳理会议议题与议程框架根据会议目标，梳理核心议题（建议不超过5个，避免发散），按“重要性、逻辑性”排序（如先总结复盘，再规划部署）。为每个议题分配具体时间（总时长预留10%-15%的弹性时间），明确每个环节的负责人（如“Q3数据汇报：由市场部*经理主导”）。准备会议材料与工具提前收集参会者需提交的资料，整理成会议包（含议程表、背景资料、数据图表等），并于会前1天发送给参会者。准备会议工具：签到表、投影设备、录音设备（需提前告知参会者）、白板/便签纸（用于头脑风暴），线上会议需测试网络稳定性及共享功能。二、会中执行：聚焦议题、高效决策开场与议程确认（5-10分钟）主持人开场，重申会议主题、目标及预计时长，明确会议纪律（如“手机静音、发言前举手”）。快速回顾议程，确认是否有需调整的环节（如“因临时紧急事项，是否需将议题3调整至最后”），全体参会者无异议后开始。按议程推进议题讨论每个议题由负责人先简要汇报核心内容（数据、进展、问题），再引导参会者围绕“目标、问题、解决方案”展开讨论，避免偏离主题。记录人实时记录讨论要点（关键观点、分歧点、建议方案），对重要决议或待办事项标注“⭐”符号，保证后续可追溯。严格控制各环节时间，若某议题讨论超时，需及时提醒并引导“是否需形成专项小组会后进一步讨论”，避免影响后续议程。总结关键成果与行动项所有议题讨论完毕后，主持人逐项总结：已明确的决议（如“Q4重点开拓华东市场”）、需跟进的行动项（任务描述、负责人、截止时间）、未解决的遗留问题（明确“下次会议继续讨论”或“指定*专员跟进调研”）。参会者对总结内容进行确认，无异议后结束会议。三、会后整理：形成记录、推动落地整理会议记录（24小时内完成）记录人根据会中笔记，补充完善会议记录，内容包括：会议基本信息（时间、地点、参会人员、缺席人员及原因）、各议题讨论要点、决议事项、行动项（含任务、负责人、截止时间）、附件清单（如汇报PPT、调研报告）。记录需客观准确，避免主观臆断，对讨论中的不同观点可标注“多数意见”“少数意见”供参考。审核与分发记录会议记录完成后，提交主持人审核（重点核对决议与行动项的准确性），确认无误后，于会后1个工作日内发送至所有参会者及相关方，并抄送部门负责人存档。跟进行动项落实记录人或指定专人负责跟踪行动项进展，在截止日前2天提醒负责人，完成后更新行动项状态（“进行中”→“已完成”）。下一场会议开始时，优先回顾上次会议行动项完成情况，形成“闭环管理”。模板结构设计表1：企业会议议程规划表时间段环节名称内容说明负责人备注（需提前准备的材料）14:00-14:10开场与议程确认介绍会议目标、纪律，确认议程调整*总监无14:10-14:40Q3业绩复盘数据汇报、亮点与问题分析*经理Q3业绩报表、竞品分析报告14:40-15:10Q4目标与策略讨论重点市场选择、资源分配方案*主管Q4目标草案、预算明细表15:10-15:30跨部门协作事项研发部与市场部需求对接*专员需求清单、排期计划15:30-15:40总结与行动项确认明决决议、分配任务，明确下次会议时间*总监行动项清单表2：企业会议记录表一、会议基本信息会议主题：2024年Q3市场部工作复盘会时间：2024年9月25日14:00-15:40地点：公司3楼会议室A主持人：*总监记录人：*助理参会人员：经理、主管、专员、专员（共6人）缺席人员：无二、议题讨论要点Q3业绩复盘亮点：线上渠道销售额同比增长25%，新用户获取成本降低12%。问题：线下活动转化率未达预期（目标8%，实际5%），主要因宣传覆盖不足。Q4目标与策略多数意见：优先开拓华东市场（目标销售额占比40%），增加线上投放预算30%。少数意见：需同步优化线下活动流程，建议试点“体验+销售”联动模式。三、决议事项Q4重点开拓华东市场，由*经理牵头制定区域落地方案，10月15日前提交。线下活动优化由*主管负责，10月8日前完成流程试点并输出报告。四、行动项清单任务描述负责人截止时间状态制定华东市场落地方案*经理2024-10-15未开始完成线下活动流程试点*主管2024-10-08未开始收集竞品Q4营销策略*专员2024-10-10进行中五、附件清单Q3业绩报表（P1-P5）Q4目标草案（P6-P8）关键要点提醒会前“三明确”：明确目标（避免“为开会而开会”）、明确议题（聚焦核心问题）、明确材料（提前准备，避免现场临时找补）。会中“两控一记”：控时间（避免超时导致议程堆积）、控方向（及时拉回偏离议题的讨论）、记关键（决议、行动项、不同观点，而非流水账