机关单位规范化文书写作标准

机关单位规范化文书写作标准机关单位文书是传达政令、沟通信息、记录工作、规范行为的重要载体，其质量直接关系到机关工作的效率和公信力。为进一步提升我单位文书写作的规范化、标准化水平，确保文书内容准确、格式规范、表述严谨、运转高效，特制定本标准。本标准旨在为机关工作人员提供清晰、实用的写作指引，适用于各类正式公文、工作方案、调研报告、总结汇报等文书的撰写。一、总则：文书写作的基本原则文书写作应始终遵循以下基本原则，这些原则是确保文书质量的基石：（一）坚持正确政治方向文书内容必须符合党的路线方针政策，与党中央保持高度一致，严守政治纪律和政治规矩。涉及党和国家秘密、敏感信息的，必须严格遵守保密规定。（二）坚持实事求是文书所反映的情况必须真实、准确、完整，数据可靠，论据充分。避免主观臆断，杜绝虚假信息，确保每一份文书都经得起实践和历史的检验。（三）坚持精简高效行文力求简明扼要，直奔主题，避免冗长空洞、言不及义的表述。根据内容需要确定文种和篇幅，反对形式主义和文牍主义，提高工作效率。（四）坚持规范严谨严格遵守国家及上级机关关于文书处理的各项规定，确保文种选用恰当、格式规范标准、逻辑严密清晰、语言精准得体。（五）坚持安全保密牢固树立保密意识，严格执行保密制度，对涉密文书的产生、流转、使用、保管和销毁等环节进行全程管控，严防失泄密事件发生。二、通用规范：文书写作的共同要求无论何种类型的文书，在写作过程中都应遵循以下通用规范：（一）文种选用准确理解和掌握各类常用文种（如请示、报告、通知、函、纪要、决定、意见等）的适用范围、主要特点和写作要求。根据行文目的、内容性质和发送对象，精准选用恰当的文种，避免出现“张冠李戴”的现象。例如，请示用于向上级机关请求指示、批准；报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问；通知用于发布规章、转发文件、部署工作、告知事项等。（二）格式规范严格按照《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》（GB/T____）等相关规定执行。对于非标准化公文的其他文书，也应参照类似原则，保持格式的统一性和规范性。1.眉首部分：包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等要素，按照规定位置和格式标注。2.主体部分：*标题：应准确概括文书核心内容，力求简明扼要，一般由“发文机关+事由+文种”构成，避免使用含糊不清或过于冗长的标题。*主送机关：指文书的主要受理机关，应使用全称或规范化简称、统称。*正文：这是文书的核心部分，应做到观点明确、论据充分、条理清晰、语言精炼。结构上通常采用总分、递进、并列等方式，段落层次分明。*附件说明：如有附件，应注明附件的顺序和名称。*发文机关署名：署发文机关全称或规范化简称。*成文日期：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。*印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。3.版记部分：包括抄送机关、印发机关和印发日期等要素。（三）行文规则遵循必要的行文逻辑和程序。上行文要尊重上级，一文一事（请示），不得多头主送；下行文要明确具体，注重实效；平行文要协商配合，互不隶属。涉及多个部门职权范围内的事务，若需行文，应事先协商一致，否则不得行文。（四）语言表达1.准确：用词精准，避免歧义。概念明确，判断恰当，推理合乎逻辑。2.简明：文字简练，开门见山，避免空话、套话、废话。3.庄重：使用规范的书面语，语气得体，符合机关单位的身份和行文场合。避免使用口语化、随意化的表达。4.得体：根据行文对象、内容和目的，选择合适的语气和措辞。5.规范：使用国家通用语言文字，正确使用标点符号、数字、计量单位和专业术语。避免使用生僻字、错别字和不规范的简称、缩写。三、特定类型文书写作要点除通用规范外，针对机关单位常用的特定类型文书，还需把握以下写作要点：（一）请示请示是向上级机关请求指示、批准事项时使用的文种。写作时应注意：*一文一事：一份请示只能请求批准或指示一件事项，便于上级及时批复。*理由充分：阐述请示事项的背景、原因、必要性和可行性，理由要充分具体，有说服力。*态度明确：在请示中应明确提出希望上级批准的具体意见或解决方案，供上级决策参考。*逐级请示：一般情况下应逐级请示，不得越级请示。如遇特殊情况必须越级请示时，应同时抄送被越过的上级机关。（二）报告报告是向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关询问时使用的文种。写作时应注意：*内容真实：如实反映工作进展、成绩、问题和经验教训，不夸大、不缩小。*重点突出：围绕报告的主题，突出核心内容和关键信息，避免面面俱到、主次不分。*不夹带请示事项：报告是阅件，一般不要求上级批复，因此不得在报告中夹带请示事项。如需请示，应另用请示文种。*及时高效：对于工作进展、突发事件等情况，应及时上报，确保信息的时效性。（三）通知通知是发布规章、转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、要求下级机关办理某项事务等时使用的文种。写作时应注意：*事项明确：清楚说明通知的事项、要求、执行时间、责任单位等关键信息，使受文单位能够准确理解和执行。*对象准确：根据通知内容确定主送机关和抄送机关，确保通知能够送达相关单位和人员。*语气肯定：通知具有指示性和指令性，语气应肯定、明确，避免含糊不清。（四）函函是不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项时使用的文种。写作时应注意：*内容单一：函的内容应集中明确，一般一函一事。*措辞得体：函的行文语气应平和、礼貌、尊重，体现协商合作的态度。*区分类型：根据内容和目的，函可分为商洽函、询问函、答复函、请批函等，写作时应有所侧重。四、写作能力与素养提升文书写作水平，不仅需要掌握规范和技巧，更需要持续提升自身的综合素养：（一）强化政治理论学习深入学习党的创新理论，准确把握国家方针政策，确保文书写作始终保持正确的政治方向。（二）提升业务知识水平熟悉本单位、本领域的业务工作，了解相关法律法规和专业知识，使文书内容具有针对性和专业性。（三）加强逻辑思维训练注重培养分析问题、归纳总结、逻辑推理的能力，使文书结构严谨、条理清晰、论证有力。（四）注重调查研究撰写涉及实际工作的文书前，应深入开展调查研究，掌握第一手资料，确保文书内容的真实性和可行性。（五）勤于练笔与修改“文章不厌百回改”，要勤于动笔练习，并养成反复修改的好习惯。从内容、结构、语言、格式等多个方面进行推敲打磨，不断提升文书质量。五、审核与管理为确保文书质量，应建立健全文书审核把关机制：（一）分级审核实行拟稿人自审、科室负责人审核、单位办公室核稿、领导签发的分级审核制度。各环节审核人员应认真履行职责，对文书内容的政治性、准确性、规范性负责。（二）重点审核内容审核重点包括：是否符合党的理论和路线方针政策；是否符合国家法律法规；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行；涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见；文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。（三）归档管理文书印发后，应按照档案管理规定，及时