建筑工程竣工资料归档管理规范

建筑工程竣工资料归档管理规范一、总则建筑工程竣工资料是工程项目从立项到竣工验收全过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是工程建设成果的真实反映，也是工程后续维护、改造、管理及权属证明的重要依据。为加强建筑工程竣工资料的规范化管理，确保其完整性、真实性、准确性和系统性，充分发挥其在工程建设及后续工作中的作用，特制定本规范。本规范适用于各类新建、扩建、改建的建筑工程竣工资料的归档管理工作。凡参与工程建设的建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位及其他相关单位，均应遵照本规范执行。竣工资料归档管理应遵循统一领导、分级管理、责任到人、全程控制的原则，确保资料的及时收集、规范整理、安全归档和有效利用。二、归档范围与分类（一）归档范围建筑工程竣工资料的归档范围应包括从工程项目决策立项开始，直至竣工验收备案完成及后续保修阶段形成的，与工程质量、安全、功能、造价及权属相关的各类文件材料。具体包括但不限于：1.工程前期准备阶段文件：如项目建议书、可行性研究报告、立项批复、规划许可、用地许可、施工许可等审批文件，以及招投标文件、合同协议等。2.工程勘察、设计文件：如勘察报告、设计图纸、设计变更、洽商记录等。3.工程施工技术文件：如施工组织设计、专项施工方案、技术交底记录、原材料及构配件质量证明文件、施工试验记录、隐蔽工程验收记录、分部分项工程验收记录等。4.工程监理文件：如监理规划、监理实施细则、监理通知单、监理报告、旁站记录、监理验收意见等。5.工程竣工验收文件：如单位工程竣工验收记录、竣工验收报告、规划核实、消防验收、环保验收等专项验收文件，以及竣工验收备案文件。6.竣工图：反映工程竣工时实际状况的图纸。7.工程财务文件：如工程概预算、结算书、审计报告等。8.工程声像及电子文件：反映工程建设过程和竣工面貌的照片、录像，以及上述各类文件的电子版本。（二）资料分类归档资料应按照其形成的先后顺序、专业性质及内在联系进行科学分类、系统排列。通常可参照国家或行业现行的工程资料分类标准进行，确保分类清晰，便于检索。各相关单位可根据工程特点和管理需求，在统一分类原则下进行适当细化。三、归档文件的质量要求（一）真实性与准确性归档文件必须真实反映工程建设的实际情况，数据准确无误，不得伪造、篡改或抽换。文件的形成、办理、审核、签批等环节的责任人应真实有效。（二）完整性与系统性归档文件应齐全完整，构成工程建设全过程的完整记录。各专业、各环节的文件材料应相互关联，系统成套，不得残缺或遗漏关键内容。（三）规范性与有效性1.文件材料的格式应符合相关规范要求，使用规定的表格样式。2.文件编号应规范有序，具有唯一性和可追溯性。3.文字材料应使用不易褪色的书写材料，字迹清晰、工整，图形清晰，签章手续完备。复印件应注明原件保存单位或经法定单位鉴证。4.外文资料应附有中文译本。5.竣工图应加盖竣工图章，图章内容应清晰，签署完备。凡施工图变更超过一定幅度或涉及结构安全、重要使用功能的，应重新绘制竣工图。（四）载体要求1.纸质文件应选用符合耐久性要求的纸张，幅面规格一般为A4。2.声像资料应图像清晰、声音清楚，注明拍摄时间、地点、内容及拍摄人。3.电子文件应采用通用格式，确保其长期可读性和信息完整性，并应有相应的元数据和备份。四、归档流程与时限（一）资料收集与整理施工单位应在工程施工过程中，按照施工进度和资料形成的自然规律，及时收集、整理各类施工技术资料。监理单位应同步收集整理监理资料。建设单位负责收集整理前期文件、竣工验收文件及其他应由建设单位形成的文件。各单位应指定专人负责资料管理工作。（二）资料审核与汇总施工单位在工程竣工初验前，应完成竣工资料的汇总、整理和自检工作，并经项目技术负责人审核。监理单位应对施工单位移交的竣工资料进行全面审核，签署审核意见。对于审核中发现的问题，相关单位应及时整改。（三）资料移交与归档工程竣工验收合格后，施工单位应在规定期限内，将经审核合格的竣工资料按合同约定份数移交建设单位。建设单位在完成工程竣工验收备案后，应将一套完整的竣工资料（含竣工图）向当地城建档案管理部门或其他指定档案接收单位移交归档。移交时应办理交接手续，填写移交清单，双方签字盖章。（四）归档时限竣工资料的归档时限应在工程竣工验收备案后规定时间内完成，具体时限可根据地方规定或合同约定执行。一般而言，不应拖延过久，以保证档案的及时入藏和利用。五、归档责任与分工（一）建设单位责任建设单位是工程竣工资料归档的总负责单位，负责组织、协调、监督各参建单位的资料归档工作，确保竣工资料按时、按质、按量移交归档。建设单位应配备专职或兼职档案管理人员，建立健全档案管理制度。（二）施工单位责任施工单位是竣工资料的主要形成者和收集整理者，对其形成的施工技术资料的真实性、完整性、规范性负直接责任。应指定专人负责资料的日常收集、整理、保管和移交工作。（三）监理单位责任监理单位负责对施工单位形成的资料进行监督、检查和审核，确保其符合规范要求，并对其签署的监理文件的真实性和准确性负责。（四）勘察、设计单位责任勘察、设计单位负责提供完整、准确的勘察报告、设计图纸及设计变更等文件，并对其真实性、准确性负责。各相关单位应明确各自在资料形成、流转、审核、签署等环节的责任人，确保责任落实到人。六、档案的保管与利用（一）档案保管接收归档的工程档案应按照国家档案管理规定进行科学管理，配备必要的保管设施和设备，做好防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等工作，确保档案的安全与完整。电子档案应进行异地备份和定期检测，防止数据丢失或损坏。（二）档案利用工程档案管理单位应建立健全档案利用制度，明确利用范围、方式和程序。在符合保密规定的前提下，为工程维护、改造、扩建、审计、查询、权属证明等工作提供便捷的档案利用服务。档案利用应履行借阅手续，严禁涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容。（三）档案保管期限工程档案的保管期限应根据其价值确定，分为永久、长期、短期三种。具体划分标准应参照国家相关档案管理规定执行。七、电子档案管理的特殊规定随着信息技术的发展，电子档案已成为工程档案的重要组成部分。电子档案的形成、收集、整理、归档、保管和利用，除应符合本规范上述要求外，还应满足以下特殊规定：1.电子文件的形成和处理应符合相关电子文件管理标准，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。2.电子文件应采用符合长期保存要求的格式，并附有相应的元数据。3.电子档案应进行异地备份，并定期进行有效性检测和迁移。4.电子档案的归档应连同其生成的软硬件环境说明、读取工具等一并移交。5.涉及国家秘密或商业秘密的电子档案，其管理应符合相关保密规定。八、附则本规