行政工作审批流程管理规范手册

行政事务审批流程管理规范手册一、适用范围与常见应用场景本规范手册适用于公司内部各类行政事务的审批管理，涵盖日常办公、资源配置、服务支持等场景，保证行政事务处理规范、高效、可追溯。常见应用场景包括：日常办公类：办公物资申领（文具、耗材等）、设备维修申请、印章使用申请、文件复印/印刷申请；资源配置类：固定资产采购（电脑、家具等）、会议室/车辆等公共资源预约使用；服务支持类：第三方服务采购（保洁、维修等）、员工活动组织申请、行政外包服务合作审批；其他类：行政制度/流程变更申请、行政费用报销（与业务报销区分）等。二、审批流程全操作指南（一）申请人发起申请明确申请事项：根据实际需求确定审批类型（如办公物资采购、会议室使用等），准备相关证明材料（如报价单、需求说明、活动方案等）。选择申请渠道：线上：通过公司OA系统/行政管理系统，选择对应审批模板填写信息并附件；线下：填写纸质审批表（见模板三），附相关材料复印件，提交至行政部。填写申请信息：基本信息：申请人*（姓名）、所属部门、联系方式、申请日期；事项详情：具体需求（如物资名称、规格、数量，或会议室使用时间/人数等）、预算金额（如有）、使用目的；附件材料：根据事项要求提供（如采购需提供至少2家供应商报价单，活动需提供初步方案及预算表）。（二）部门初审审核主体：申请人所在部门负责人*（或部门指定授权人）。审核内容：必要性：申请事项是否为部门工作必需，是否符合行政资源节约原则；合规性：申请信息是否完整、准确，附件是否齐全；预算合理性：预算金额是否与市场行情及公司标准匹配（如固定资产采购需参考公司资产采购目录）。审核结果处理：通过：在OA系统/纸质表上签字确认，流转至下一环节；不通过：注明驳回原因（如“预算超标”“需求描述不清晰”），退回申请人修改后重新提交。（三）跨部门会签（如涉及）触发条件：申请事项需其他部门协同或确认时（如涉及跨部门资源使用、需财务部审核预算、需IT部确认设备兼容性等）。会签流程：系统自动或行政部手动将申请推送到相关部门负责人*（如采购类需财务部审核预算，车辆使用需行政部车队确认availability）；会签部门在2个工作日内完成审核，反馈意见（同意/不同意/需补充材料）；任一部门不同意，申请终止并通知申请人；需补充材料的，由申请人补充后重新发起会签。（四）终审审批审批层级划分：根据事项类型及金额确定审批人（以下为示例，具体以公司权限表为准）：常规行政事务（如办公物资申领≤500元、会议室使用≤4小时）：行政部专员*审批；一般行政事务（如办公物资申领500-2000元、固定资产采购≤5000元）：行政部经理*审批；重大行政事务（如固定资产采购＞5000元、第三方服务合作）：分管行政副总*审批。审核重点：是否符合公司行政管理制度；预算是否在部门年度预算额度内；资源配置是否合理（如车辆/会议室使用是否冲突）。审批时限：审批人需在1-3个工作日内完成审核（特殊情况可延长，但需提前告知申请人）。（五）结果反馈与执行结果通知：审批通过后，系统自动或行政部通过邮件/电话通知申请人*；审批驳回的，注明原因并告知申诉途径（如对驳回有异议，可向行政部提出书面说明）。事项执行：物资采购：行政部根据审批结果统一采购，验收合格后发放至申请人，申请人签字确认；资源使用：申请人凭审批结果使用会议室/车辆，使用后需在系统中填写《资源使用反馈表》；服务外包：行政部与合作方签订合同，按约定执行服务，过程中需申请人配合对接。（六）特殊情况处理加急审批：如遇紧急事项（如突发设备故障影响工作），申请人需在申请时标注“加急”，说明紧急原因，经部门负责人*确认后，行政部优先处理，审批人需在4小时内反馈结果。流程变更：审批过程中如需调整申请内容（如增加预算、变更时间），申请人需发起“流程变更申请”，说明变更原因，重新走审批流程。补办审批：因特殊原因未及时审批的（如审批人出差），可由申请人或部门负责人代为启动补办流程，注明“补办”字样及未及时审批的原因。三、常用审批表单模板模板一：通用行政事务审批表申请部门申请人*申请日期事项类型□办公物资□设备维修□印章使用□其他：__________事项详情（具体需求、使用目的等，可附页）预算金额大写：____________________小写：￥__________附件清单□报价单□需求说明□方案□其他：__________部门初审负责人签字：__________日期：__________跨部门会签（如需，填写会签部门及意见）终审审批审批人签字：__________日期：__________执行结果申请人签字：__________日期：__________行政部确认：__________模板二：固定资产采购申请表申请部门申请人*申请日期资产名称规格型号数量使用部门资产用途使用人供应商信息（至少2家，名称、报价、联系人、电话）部门审核负责人签字：__________日期：__________财务部审核预算审核：__________签字：__________日期：__________行政部审核资产配置合理性：__________签字：__________日期：__________终审审批分管领导签字：__________日期：__________采购结果采购人：__________验收人：__________日期：__________模板三：会议室使用申请表申请人*所属部门联系方式申请日期会议室名称□A栋101□B栋203□其他：__________使用日期____年__月__日使用时间开始：__________结束：__________预计人数________人会议主题设备需求□投影仪□麦克风□白板□其他：__________跨部门参会（如有，列出部门及人数）部门审批负责人签字：__________日期：__________行政部确认资源可用性：__________签字：__________日期：__________使用后反馈申请人签字：__________设备使用情况：□正常□故障（说明：__________）四、操作关键要点与风险提示材料完整性：申请时需根据事项类型提供完整附件（如采购需报价单、活动需方案），避免因材料缺失导致审批延误。审批时效性：各环节审批人需在规定时限内完成审核，特殊情况需提前与申请人沟通，保证流程高效流转。权限合规性：申请人需根据事项金额及类型提交至对应审批层级，不得越级审批或简化流程。信息准确性：申请信息（如名称、数量、预算）需真实、准确，虚假信息将追究申请人责任。流程追溯：审批完成后，申请人及行政部需保留纸质表单或系统记录，保证有据可查（保存期限不少于3年）。资源节约：申请行政资源