人力资源档案管理与转递服务手册

人力资源档案管理与转递服务手册1.第一章档案管理基础与制度规范1.1档案管理的基本概念与作用1.2人力资源档案管理的法律法规依据1.3档案管理制度与流程规范1.4档案分类与编码规则1.5档案保管与安全要求2.第二章档案收集与整理2.1档案收集的途径与内容2.2档案整理的基本原则与方法2.3档案分类与编号规范2.4档案存储与保管技术2.5档案数字化管理流程3.第三章档案转递与传递3.1档案转递的适用范围与流程3.2档案转递的手续与规范3.3档案转递的交接与登记3.4档案转递的保密与安全要求3.5档案转递的跟踪与反馈机制4.第四章档案查询与使用4.1档案查询的权限与流程4.2档案查询的使用规范4.3档案查询的保密与安全要求4.4档案查询的反馈与改进机制4.5档案查询的记录与存档5.第五章档案信息化管理5.1档案信息化管理的必要性5.2档案信息化管理的技术手段5.3档案信息化管理的系统建设5.4档案信息化管理的维护与更新5.5档案信息化管理的培训与推广6.第六章档案安全与保密6.1档案安全的基本要求6.2档案保密的法律法规依据6.3档案保密的管理措施6.4档案保密的检查与监督6.5档案保密的应急处理机制7.第七章档案档案的归档与销毁7.1档案归档的流程与要求7.2档案销毁的审批与程序7.3档案销毁的保密与安全要求7.4档案销毁的记录与存档7.5档案销毁的监督与评估8.第八章附录与参考文献8.1人力资源档案管理相关法规与标准8.2档案管理常用工具与系统8.3档案管理常见问题解答8.4档案管理的培训与考核要求8.5本手册的使用与更新说明第1章档案管理基础与制度规范一、档案管理的基本概念与作用1.1档案管理的基本概念与作用档案管理是组织在日常工作中对各类文件资料进行系统收集、整理、存储、保护和利用的过程。在人力资源管理领域，档案管理主要涉及员工的个人资料、工作记录、培训资料、绩效评估、劳动合同、奖惩记录等。这些档案不仅是企业人力资源工作的基础，也是企业合规管理、员工关系维护、人事决策支持的重要依据。根据《中华人民共和国档案法》及相关法规，档案管理具有以下几个基本功能：-保存历史资料：确保员工信息、工作记录等在组织生命周期内得以完整保存，为后续管理提供依据。-规范管理流程：通过标准化的档案管理制度，规范员工档案的收集、归档、调阅、转递等流程，提升管理效率。-保障信息安全：确保员工信息的保密性，防止信息泄露，保护员工隐私。-支持决策与审计：为人事部门的绩效评估、岗位调整、晋升评定等提供真实、准确的数据支持，同时为内部审计和外部监管提供依据。据《人力资源和社会保障部关于加强人力资源档案管理工作的指导意见》（人社部发〔2020〕12号）指出，企业应建立科学、规范的人力资源档案管理体系，确保档案管理工作的规范化、标准化和信息化。1.2人力资源档案管理的法律法规依据人力资源档案管理的法律依据主要来源于《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国劳动法》、《中华人民共和国劳动合同法》、《人力资源和社会保障部关于加强人力资源档案管理工作的指导意见》等。-《中华人民共和国档案法》：规定了档案的管理原则、档案的归属、档案的利用、档案的保密等基本要求。-《中华人民共和国劳动法》：明确了用人单位应当建立员工档案，保存员工的个人信息、工作记录等。-《中华人民共和国劳动合同法》：规定了劳动合同的签订、履行、变更、解除和终止过程中，用人单位应当保存员工的档案资料。-《人力资源和社会保障部关于加强人力资源档案管理工作的指导意见》：明确了人力资源档案管理的指导思想、基本原则、管理要求和工作内容，强调档案管理应与人力资源管理活动紧密结合。根据《人力资源和社会保障部关于加强人力资源档案管理工作的指导意见》（人社部发〔2020〕12号），企业应建立健全人力资源档案管理制度，确保档案管理符合国家法律法规要求。1.3档案管理制度与流程规范档案管理制度是人力资源档案管理的制度保障，主要包括档案分类、归档、保管、调阅、借阅、转递、销毁等流程规范。-档案分类：根据档案内容和用途进行分类，常见的分类标准包括按档案类型（如人事档案、绩效档案、培训档案等）、按档案内容（如个人资料、工作记录、培训记录等）、按档案保存期限（如短期、中期、长期）等。-档案归档：档案的归档应遵循“谁产生、谁归档、谁负责”的原则，确保档案的及时归档和完整保存。-档案保管：档案应存放在安全、干燥、通风良好的环境中，防止损坏、丢失或被盗。-档案调阅与借阅：档案调阅应遵循“先审批、后调阅”的原则，借阅需登记并归还，确保档案的使用安全。-档案转递：档案的转递应遵循“统一管理、分级转递”的原则，确保档案在不同部门、不同层级间流转顺畅。-档案销毁：档案销毁应遵循“定期清理、分类处理”的原则，确保档案的销毁符合国家法律法规要求。根据《人力资源和社会保障部关于加强人力资源档案管理工作的指导意见》（人社部发〔2020〕12号），企业应建立档案管理制度，明确档案管理流程，确保档案管理的规范化和标准化。1.4档案分类与编码规则档案分类与编码是档案管理的重要基础，有助于提高档案管理的效率和准确性。-档案分类：档案分类应根据档案内容、用途、保存期限等因素进行分类，常见的分类方式包括：-按档案类型：如人事档案、绩效档案、培训档案、奖惩档案等；-按档案内容：如个人资料、工作记录、培训记录、绩效评估记录等；-按档案保存期限：如短期档案、中期档案、长期档案等。-档案编码规则：档案编码应遵循统一标准，确保档案的可识别性和可检索性。常见的编码规则包括：-采用“档案号+类别+序号”的格式；-采用“档案号+版本号”的格式；-采用“档案号+分类号+序号”的格式。根据《人力资源和社会保障部关于加强人力资源档案管理工作的指导意见》（人社部发〔2020〕12号），企业应建立科学的档案分类与编码体系，确保档案管理的规范性和可追溯性。1.5档案保管与安全要求档案的保管与安全是档案管理的重要环节，关系到企业的合规性、员工隐私保护和档案的完整性。-档案保管：档案应存放在安全、干燥、通风良好的环境中，避免受潮、虫蛀、霉变等影响。档案应定期检查，确保其完整性和可用性。-档案安全：档案应采取必要的安全措施，如防盗、防潮、防火、防紫外线等，防止档案被损坏或丢失。-档案保密：涉及员工个人隐私的信息应严格保密，不得随意泄露。档案的调阅、借阅应遵循“审批制”和“登记制”，确保档案的安全使用。-档案销毁：档案在保存期限届满后，应按照国家法律法规要求进行销毁，确保档案的合法性和安全性。根据《中华人民共和国档案法》及相关法规，企业应建立健全档案保管与安全制度，确保档案的完整、安全和有效利用。人力资源档案管理是企业人力资源管理的重要组成部分，其规范、科学、安全的管理对于企业的人力资源工作具有重要意义。企业应严格按照国家法律法规和相关制度要求，建立健全的人力资源档案管理体系，确保档案管理工作的规范化和标准化。第2章档案收集与整理一、档案收集的途径与内容2.1档案收集的途径与内容在人力资源档案管理与转递服务中，档案的收集是确保档案系统完整、准确、有效运行的基础工作。档案的收集途径主要包括内部档案收集、外部档案收集以及档案的动态补充与更新。1.1内部档案收集内部档案收集主要来源于企业或组织内部的各类人事管理活动，包括员工的入职、在职、离职、培训、考核、奖惩、晋升、调岗、离职等全过程记录。这些档案内容涵盖员工个人基本信息、岗位信息、绩效考核结果、培训记录、奖惩记录、劳动合同、社会保险信息、人事档案等。根据《人力资源和社会保障部关于加强人力资源档案管理工作的指导意见》（人社部发〔2019〕12号），人力资源档案的收集应覆盖员工从入职到离职的全过程，确保档案内容的完整性与连续性。企业应建立档案收集制度，明确档案收集的范围、标准和流程，确保档案的及时归档与规范管理。1.2外部档案收集外部档案收集主要涉及与员工相关的外部机构或单位提供的档案资料，如劳动关系单位、社保机构、税务机关、公安部门、医疗机构、用人单位的上级单位等提供的档案资料。这些档案内容可能包括员工的劳动合同、社会保险缴纳记录、工伤认定材料、医疗记录、离职证明、退休证明等。根据《国家档案局关于加强人力资源档案管理工作的通知》（档发〔2018〕12号），企业应主动与外部机构建立档案信息共享机制，确保员工档案信息的完整性与准确性。外部档案的收集应遵循“谁产生、谁负责”的原则，确保档案的及时归档与规范管理。1.3动态补充与更新在人力资源管理过程中，员工信息会随着岗位变动、调岗、晋升、离职等发生变化，因此档案的收集应具备动态更新功能。企业应建立档案更新机制，定期对员工档案进行核查与补充，确保档案内容的实时性和准确性。根据《人力资源社会保障部关于加强人力资源档案管理工作的若干意见》（人社部发〔2019〕12号），企业应建立档案更新制度，明确档案更新的频率、内容和责任部门，确保档案信息的及时更新与规范管理。二、档案整理的基本原则与方法2.2档案整理的基本原则与方法档案整理是档案管理的重要环节，其目的是确保档案的系统性、规范性与可查性。档案整理应遵循“科学分类、便于检索、便于利用”的原则。2.2.1档案整理的基本原则1.按照档案的形成规律和管理要求进行分类整理，确保档案内容的完整性与系统性；2.按照档案的使用目的和管理需求进行分类，确保档案的可查性与可利用性；3.按照档案的保管期限进行分类，确保档案的长期保存与有效利用；4.按照档案的保管单位和保管人进行分类，确保档案的归属清晰、管理有序。2.2.2档案整理的方法档案整理的方法主要包括分类、编目、装订、归档、保管等。其中，分类是档案整理的核心步骤。1.分类：根据档案的内容、性质、来源、使用目的等进行分类，常见的分类方法包括按时间、按内容、按部门、按岗位等。例如，人力资源档案可按“员工基本信息”、“岗位信息”、“绩效考核”、“培训记录”、“奖惩记录”、“劳动合同”、“社会保险”等进行分类；2.编目：对分类后的档案进行编号、登记，建立档案目录，确保档案的可查性；3.装订：将分类后的档案按顺序装订成册，确保档案的完整性与规范性；4.归档：将整理好的档案归档入柜，建立档案管理台账，确保档案的长期保存；5.保管：对档案进行物理保管，确保档案的安全性与稳定性。三、档案分类与编号规范2.3档案分类与编号规范档案分类是档案管理的基础，合理的分类有助于提高档案的利用效率和管理效能。档案的分类应遵循一定的规范，确保分类的科学性与统一性。2.3.1档案分类标准档案的分类标准应根据档案的内容、性质、使用目的等进行划分。常见的分类方法包括：1.按时间分类：如“员工入职档案”、“员工在职档案”、“员工离职档案”；2.按内容分类：如“员工基本信息”、“岗位信息”、“绩效考核”、“培训记录”、“奖惩记录”、“劳动合同”、“社会保险”等；3.按部门分类：如“人事部档案”、“财务部档案”、“行政部档案”等；4.按岗位分类：如“管理人员档案”、“技术人员档案”、“普通员工档案”等；5.按保管期限分类：如“长期保存档案”、“短期保存档案”等。2.3.2档案编号规范档案编号是档案管理的重要组成部分，应遵循一定的规范，确保档案的唯一性与可追溯性。1.档案编号应包括档案的类别、序号、日期、保管人等信息；2.档案编号应采用统一的格式，如“员工编号-档案类别-序号-日期”；3.档案编号应保持连续性，确保档案的可追溯性与完整性；4.档案编号应由档案管理部门统一制定并严格执行，确保档案编号的规范性与一致性。四、档案存储与保管技术2.4档案存储与保管技术档案的存储与保管是确保档案安全、完整、可查的重要环节。档案的存储与保管技术应遵循“防潮、防尘、防虫、防盗、防火、防紫外线”等原则，确保档案的长期保存。2.4.1档案存储技术档案的存储技术主要包括档案的物理存储和数字存储。物理存储包括档案的纸质存储和电子存储，电子存储包括档案的电子文件存储和电子档案管理系统的存储。1.纸质档案的存储：应采用防潮、防尘、防虫的档案柜或档案室，确保档案的物理安全；2.电子档案的存储：应采用安全、稳定的电子存储设备，如服务器、磁盘、光盘等，确保电子档案的完整性与可读性；3.档案的数字化存储：应采用档案数字化管理系统，实现档案的电子化、信息化管理，提高档案的利用效率。2.4.2档案保管技术档案的保管技术主要包括档案的保管环境、保管措施和保管期限管理。1.档案的保管环境：应保持恒温恒湿，避免阳光直射、潮湿、灰尘、虫害等影响档案安全的因素；2.档案的保管措施：包括档案的防潮、防尘、防虫、防盗、防火、防紫外线等措施；3.档案的保管期限管理：应根据档案的保存价值和使用需求，确定档案的保管期限，确保档案的长期保存与有效利用。五、档案数字化管理流程2.5档案数字化管理流程档案数字化管理是现代档案管理的重要手段，是实现档案信息共享、提高档案利用效率的重要途径。档案数字化管理流程主要包括档案的数字化采集、数字化处理、数字化存储、数字化管理与利用等环节。2.5.1档案数字化采集档案的数字化采集是档案数字化管理的第一步，主要包括档案的扫描、图像处理、数据提取等。1.档案的扫描：将纸质档案转化为电子图像，确保图像的清晰度与完整性；2.图像处理：对扫描后的图像进行去噪、对比度调整、白平衡校正等处理，确保图像质量；3.数据提取：从扫描图像中提取档案的文字、表格、图表等信息，转换为电子数据；4.数据校验：对提取的数据进行校验，确保数据的准确性与完整性。2.5.2档案数字化处理档案数字化处理包括数据的标准化、数据的分类与编码、数据的存储与管理等。1.数据标准化：将档案中的文字、表格、图表等数据统一为标准格式，确保数据的可读性与可操作性；2.数据分类与编码：将档案中的数据按照一定的分类标准进行编码，确保数据的可检索性；3.数据存储与管理：将处理后的数据存储在档案管理系统中，建立档案数据库，确保数据的安全性与可访问性。2.5.3档案数字化存储档案数字化存储包括档案的电子存储和数字档案管理系统的存储。1.电子存储：将处理后的数据存储在服务器、磁盘、光盘等设备中，确保数据的长期保存；2.数字档案管理系统的存储：将档案数据存储在数字档案管理系统的数据库中，实现档案的电子化、信息化管理。2.5.4档案数字化管理与利用档案数字化管理与利用是档案数字化管理的最终目标，主要包括档案的检索、查询、利用、共享等。1.档案的检索与查询：通过数字档案管理系统，实现档案的快速检索与查询；2.档案的利用与共享：通过数字档案管理系统，实现档案的共享与利用，提高档案的利用效率；3.档案的更新与维护：定期对数字档案进行更新与维护，确保档案的完整性与可读性。档案的收集、整理、分类、存储与保管、数字化管理是人力资源档案管理与转递服务手册中不可或缺的重要环节。只有通过科学、规范、系统的档案管理，才能确保人力资源档案的完整性、准确性和可查性，为组织的人力资源管理提供有力支持。第3章档案转递与传递一、档案转递的适用范围与流程3.1档案转递的适用范围与流程人力资源档案是组织管理的重要组成部分，其转递与传递过程需遵循一定的适用范围与流程，以确保档案信息的完整性、准确性和安全性。根据《人力资源档案管理规范》（GB/T33812-2017）及相关行业标准，档案转递适用于以下情形：1.内部转递：员工在不同部门或单位间调岗、调入、调出、晋升、离职等情况下，需将个人档案转递至新单位或部门。2.跨单位转递：员工在不同单位间流动，如跨地区、跨行业、跨单位调动，需将档案转递至新单位。3.档案调阅与借阅：档案管理部门在进行档案调阅、借阅、复制等操作时，需按规定转递相关档案。4.档案销毁与归档：档案在完成归档后，根据管理规定进行销毁或归档处理，需按规定转递至指定档案室或管理部门。档案转递的流程通常包括以下步骤：1.档案收集与整理：档案管理部门对员工档案进行分类、编号、装订、归档，确保档案齐全、完整、有序。2.档案审核与确认：档案管理人员对转递档案进行审核，确认档案内容无误、无损，符合转递要求。3.档案转递申请：员工或档案管理部门提出转递申请，填写转递单据，明确转递内容、接收单位、时间等信息。4.档案转递执行：档案管理部门按照申请内容，将档案转递至指定接收单位或部门。5.档案接收与登记：接收单位或部门对转递档案进行接收、登记、核对，确保档案信息准确无误。6.档案归档与管理：接收单位或部门将档案按规定归档，纳入本单位档案管理系统，确保档案管理的连续性和可追溯性。根据《人力资源档案管理信息系统建设指南》（HRSS-2021），档案转递流程应通过电子系统实现，确保转递过程的可追溯、可查询和可管理。二、档案转递的手续与规范3.2档案转递的手续与规范档案转递需遵循严格的手续和规范，以确保档案信息的完整性、安全性和可追溯性。根据《档案管理软件操作规范》（HRSS-2021），档案转递的手续与规范主要包括以下内容：1.转递申请手续：员工或档案管理部门需填写《档案转递申请表》，明确转递档案的种类、数量、内容、接收单位、时间等信息，经部门负责人审批后提交至档案管理部门。2.档案交接手续：档案管理人员需与接收单位或部门负责人进行档案交接，双方签署《档案交接单》，确认档案内容、数量、状态等信息。3.档案交接登记：档案交接完成后，需在档案管理系统中进行登记，记录交接时间、交接人、接收人、档案内容等信息，确保档案流转可查。4.档案交接凭证：档案转递过程中，需提供交接凭证，如《档案交接单》、《档案转递单》、《档案移交清单》等，作为档案转递的法定凭证。5.档案信息核对：档案管理人员需对转递档案进行信息核对，确保档案内容与原始档案一致，无遗漏、无错漏。根据《人力资源档案管理信息系统建设指南》，档案转递应通过电子系统实现，确保转递过程的可追溯、可查询和可管理，同时满足档案管理的保密和安全要求。三、档案转递的交接与登记3.3档案转递的交接与登记档案转递的交接与登记是确保档案信息准确、完整、安全的重要环节。根据《档案管理信息系统操作规范》（HRSS-2021），档案转递的交接与登记应遵循以下要求：1.交接流程：档案交接应由档案管理人员与接收单位或部门负责人进行面对面或电子形式的交接，确保交接过程的透明和可追溯。2.交接登记：档案交接完成后，需在档案管理系统中进行登记，记录交接时间、交接人、接收人、档案内容等信息，确保档案流转可查。3.交接凭证：档案交接过程中，需提供交接凭证，如《档案交接单》、《档案转递单》、《档案移交清单》等，作为档案转递的法定凭证。4.档案状态记录：档案管理人员需在档案管理系统中记录档案的流转状态，包括档案的接收、保管、调阅、借阅、归档等状态，确保档案管理的连续性和可追溯性。5.档案信息核对：档案管理人员需对转递档案进行信息核对，确保档案内容与原始档案一致，无遗漏、无错漏。根据《人力资源档案管理信息系统建设指南》，档案转递应通过电子系统实现，确保转递过程的可追溯、可查询和可管理，同时满足档案管理的保密和安全要求。四、档案转递的保密与安全要求3.4档案转递的保密与安全要求档案转递过程中，保密与安全是确保档案信息不被泄露、不被滥用的重要保障。根据《档案管理信息系统安全规范》（HRSS-2021），档案转递的保密与安全要求主要包括以下内容：1.档案信息保密：档案转递过程中，档案管理人员需严格遵守保密规定，确保档案信息不被泄露，防止档案信息被非法获取、篡改或销毁。2.档案传输安全：档案转递应通过安全的传输方式，如加密传输、专用传输通道、电子系统等，确保档案在传输过程中的安全性和完整性。3.档案存储安全：档案在转递后，应存放在安全的档案库或档案管理系统中，防止档案被非法访问、篡改或丢失。4.档案访问权限控制：档案管理人员需对档案的访问权限进行严格控制，确保只有授权人员才能访问、调阅或修改档案信息。5.档案销毁与归档管理：档案在完成归档后，应按规定进行销毁，确保档案信息不被滥用或泄露，同时确保档案归档管理的连续性和可追溯性。根据《人力资源档案管理信息系统建设指南》，档案转递应通过电子系统实现，确保转递过程的可追溯、可查询和可管理，同时满足档案管理的保密和安全要求。五、档案转递的跟踪与反馈机制3.5档案转递的跟踪与反馈机制档案转递的跟踪与反馈机制是确保档案转递过程顺利进行、及时发现问题并及时处理的重要手段。根据《档案管理信息系统运行规范》（HRSS-2021），档案转递的跟踪与反馈机制应包括以下内容：1.转递过程跟踪：档案管理人员需对档案转递过程进行跟踪，包括档案的接收、登记、核对、保管、调阅、借阅、归档等环节，确保档案流转过程可追溯、可查询。2.转递信息反馈：档案转递完成后，需及时反馈转递结果，包括档案接收情况、档案状态、档案信息完整性等，确保档案管理的连续性和可追溯性。3.档案问题反馈机制：若在档案转递过程中发现档案信息错误、缺失、损坏等问题，应及时反馈并进行处理，确保档案信息的准确性和完整性。4.档案转递结果记录：档案管理人员需在档案管理系统中记录档案转递结果，包括转递时间、接收单位、档案状态、反馈情况等，确保档案管理的连续性和可追溯性。5.档案转递过程监督：档案转递过程应接受监督，确保转递过程的合规性和安全性，防止档案信息被滥用或泄露。根据《人力资源档案管理信息系统建设指南》，档案转递应通过电子系统实现，确保转递过程的可追溯、可查询和可管理，同时满足档案管理的保密和安全要求。第4章档案查询与使用一、档案查询的权限与流程4.1档案查询的权限与流程在人力资源档案管理与转递服务中，档案查询权限的设定是确保档案安全与使用规范的重要环节。根据《档案法》及相关法律法规，档案查询权限应根据岗位职责、工作需要及档案的敏感性进行分级管理。通常，档案查询权限分为内部查询和外部查询两类。内部查询权限主要面向人力资源部门及相关职能部门，如组织人事部、人力资源部、培训部等，其权限范围包括但不限于员工个人档案、岗位变动记录、绩效考核结果、培训记录等。内部查询需遵循“谁使用、谁负责”的原则，确保档案信息的准确性和保密性。外部查询权限则适用于与企业合作的外部单位、政府机构、审计部门等，其权限范围通常限于特定类型的档案，如劳动合同、社保缴纳记录、离职证明等。外部查询需经过审批流程，并严格遵守档案保密规定，确保档案信息不被滥用。档案查询的流程一般包括以下几个步骤：1.申请与审批：员工或相关单位提出查询申请，填写《档案查询申请表》，并提交相关身份证明或授权文件。2.权限审核：人力资源部门或档案管理部门审核查询权限，确认查询人身份及查询目的是否符合规定。3.档案调取：经审批后，档案管理人员根据查询需求调取相关档案，确保档案信息的完整性和安全性。4.归还与归档：档案调取完成后，及时归还档案，并按照规定进行归档管理。根据《企业档案管理规范》（GB/T13224-2017），档案查询应建立档案查询登记制度，记录查询人、查询内容、查询时间、归还时间等信息，确保查询过程可追溯、可监督。二、档案查询的使用规范4.2档案查询的使用规范档案的使用规范是确保档案安全、有效利用的重要保障。在人力资源档案管理中，档案的使用应遵循“规范操作、严格管理、保密优先”的原则。1.档案使用范围：档案的使用范围应严格限定在与工作相关的范围内，不得擅自复制、传播或销毁。档案使用人员应遵守《档案法》和《企业档案管理规范》，不得擅自对外提供档案信息。2.档案使用记录：所有档案使用应建立使用登记制度，包括使用人、使用时间、使用目的、使用内容等，确保档案使用可追溯、可审计。3.档案使用期限：档案的使用期限应根据其性质和重要性进行划分。一般情况下，员工档案的保存期限为30年，岗位变动、离职等档案的保存期限为10年。超过保存期限的档案应按规定进行销毁或归档。4.档案使用审批：涉及敏感信息的档案查询或使用，应严格履行审批程序，确保档案使用符合法律法规及企业内部规定。未经审批的档案不得擅自使用或复制。三、档案查询的保密与安全要求4.3档案查询的保密与安全要求档案的保密与安全是档案管理工作的核心内容，尤其是在人力资源档案管理中，涉及员工个人隐私、薪酬信息、绩效考核等内容，必须采取严格的安全措施。1.档案信息的保密措施：档案信息应采用加密存储、权限控制等技术手段，防止未经授权的访问。档案管理人员应定期进行安全培训，提高员工的安全意识。2.档案访问权限管理：档案的访问权限应根据岗位职责和工作需要进行分级管理，确保只有授权人员才能访问相关档案。使用权限应通过权限管理系统进行配置，实现“最小权限原则”。3.档案的物理与电子安全：档案应存放于安全的档案室，并配备防盗、防火、防潮等设施。电子档案应存储于加密服务器，并定期备份，防止数据丢失或泄露。4.档案泄露的处理机制：若发生档案泄露事件，应立即采取应急处理措施，包括但不限于：暂停相关档案的使用、启动调查、追究责任、进行整改等。同时，应建立档案泄露应急预案，确保在发生泄露时能够快速响应、妥善处理。四、档案查询的反馈与改进机制4.4档案查询的反馈与改进机制档案查询的反馈与改进机制是提升档案管理服务质量的重要手段。通过收集查询反馈，可以发现档案管理中的问题，进而优化档案查询流程，提高档案管理的效率与规范性。1.查询反馈机制：档案管理部门应建立档案查询反馈机制，定期收集员工或相关单位对档案查询服务的意见和建议。反馈可通过问卷调查、意见箱、线上平台等方式进行。2.档案查询问题的归类与分析：档案管理部门应将反馈问题进行分类，如权限问题、查询效率问题、信息准确性问题等，并进行分析，找出问题根源，制定改进措施。3.档案查询优化措施：根据反馈结果，档案管理部门应优化档案查询流程，如调整权限设置、优化查询系统、加强培训等，确保档案查询服务的高效、规范和安全。4.档案查询绩效评估：档案管理部门应定期对档案查询服务进行绩效评估，评估内容包括查询效率、查询准确率、员工满意度等，以持续改进档案查询服务质量。五、档案查询的记录与存档4.5档案查询的记录与存档档案查询的记录与存档是确保档案管理可追溯、可审计的重要环节。档案管理部门应建立完善的档案查询记录制度，确保档案查询过程的透明与可查。1.档案查询记录的保存：所有档案查询记录应保存在档案管理系统中，包括查询人、查询内容、查询时间、查询结果等信息。记录应按照归档管理要求进行保存，保存期限一般为5年。2.档案查询记录的归档：档案查询记录应纳入企业档案管理，与企业其他档案一并归档，确保档案的完整性和可查性。3.档案查询记录的调取与使用：档案查询记录可作为档案管理的审计、监督、考核依据，也可作为档案查询服务的绩效评估依据。4.档案查询记录的管理规范：档案查询记录的管理应遵循《档案法》和《企业档案管理规范》，确保记录的准确性、完整性和安全性，防止记录被篡改或丢失。档案查询与使用是人力资源档案管理与转递服务中不可或缺的一环。通过规范的权限管理、严格的使用规范、严密的保密与安全要求、有效的反馈与改进机制以及完善的记录与存档制度，可以确保档案管理工作的高效、安全与合规，为企业的人力资源管理提供有力支持。第5章档案信息化管理一、档案信息化管理的必要性5.1档案信息化管理的必要性随着信息技术的快速发展，档案管理正从传统的纸质管理向数字化、网络化、智能化方向不断演进。档案信息化管理已成为现代档案工作的重要组成部分，其必要性主要体现在以下几个方面：1.提升档案管理效率档案管理涉及大量重复性、标准化的工作流程，信息化管理能够有效提升工作效率，减少人工操作的错误率。根据《国家档案局关于推进档案信息化建设的意见》（档发〔2019〕13号），全国档案系统已实现档案数字化率超过85%，大幅提升了档案管理的自动化水平。2.实现档案资源的共享与利用信息化管理使得档案资源可以跨越地域限制，实现跨部门、跨单位的资源共享。例如，国家图书馆、国家档案馆等机构通过档案信息系统的建设，实现了档案信息的统一管理和共享，提高了档案服务的便捷性与时效性。3.保障档案安全与保密档案信息的数字化存储和管理，能够有效防止档案的丢失、损毁和泄露。根据《中华人民共和国档案法》规定，档案管理人员必须严格遵守档案管理的保密制度，信息化管理能够通过权限控制、加密存储等手段，确保档案信息的安全性与保密性。4.支持档案工作的科学决策档案信息的系统化管理能够为决策者提供全面、准确的数据支持。例如，人力资源档案管理中，通过信息化系统可以实现员工信息的动态更新、统计分析和趋势预测，为人力资源管理提供科学依据。5.符合国家政策与行业标准国家政策明确要求档案管理要逐步实现信息化，推动档案管理的现代化。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T18894-2016），档案信息化管理应遵循统一标准，确保档案信息系统的互联互通与数据共享。二、档案信息化管理的技术手段5.2档案信息化管理的技术手段档案信息化管理依赖于多种技术手段，主要包括：1.电子档案管理技术电子档案管理技术是档案信息化的核心，主要包括电子档案的存储、检索、归档、管理与调阅等。根据《电子档案管理规范》（GB/T18894-2016），电子档案应按照统一标准进行分类、编码、存储和管理，确保档案信息的完整性与可追溯性。2.数据库技术档案信息存储于数据库中，数据库技术能够实现档案信息的高效检索与管理。例如，人力资源档案管理系统中，员工信息、培训记录、绩效考核等数据均存储于数据库中，支持快速查询与统计分析。3.网络通信技术档案信息化管理依赖于网络通信技术，包括局域网、广域网、互联网等。通过网络通信技术，档案信息可以实现跨部门、跨区域的共享与传递，提高档案管理的灵活性与效率。4.数据加密与安全技术档案信息的存储与传输需要采用数据加密、权限控制、访问日志等安全技术，确保档案信息的安全性。根据《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239-2019），档案管理系统应符合信息安全等级保护的要求，保障档案信息的安全。5.与大数据技术技术在档案管理中发挥着越来越重要的作用，如自然语言处理（NLP）可用于档案信息的自动分类与检索，大数据技术可用于档案信息的统计分析与趋势预测。例如，人力资源档案管理系统中，通过大数据分析，可以实现员工绩效的动态监测与优化。三、档案信息化管理的系统建设5.3档案信息化管理的系统建设档案信息化管理的系统建设主要包括以下几个方面：1.档案信息管理系统（S）档案信息管理系统是档案信息化的核心平台，负责档案的存储、管理、检索与调阅。根据《档案信息管理系统建设规范》（GB/T18894-2016），档案信息管理系统应具备档案分类、档案编目、档案检索、档案统计等功能，支持多级管理与权限控制。2.人力资源档案管理系统（HRIS）人力资源档案管理系统是档案信息化管理的重要组成部分，主要用于管理员工的个人信息、培训记录、绩效考核、岗位变动等信息。根据《人力资源管理信息系统建设规范》（GB/T28847-2012），HRIS系统应具备数据集成、流程自动化、数据分析等功能，支持多部门协同管理。3.档案信息共享平台档案信息共享平台是实现档案信息跨部门、跨单位共享的重要手段。根据《档案信息共享平台建设规范》（GB/T18894-2016），档案信息共享平台应具备数据交换、接口标准、安全传输等功能，支持档案信息的实时共享与协同管理。4.档案信息安全管理平台档案信息安全管理平台是保障档案信息安全的重要保障措施。根据《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239-2019），档案信息安全管理平台应具备用户权限管理、数据加密、访问日志等功能，确保档案信息的安全性。四、档案信息化管理的维护与更新5.4档案信息化管理的维护与更新档案信息化管理的维护与更新是确保系统稳定运行和持续优化的关键环节。1.系统维护与升级档案信息化系统需要定期维护和升级，以适应业务发展和信息技术进步。根据《档案信息管理系统维护规范》（GB/T18894-2016），档案信息管理系统应定期进行系统性能测试、数据备份、系统优化等维护工作，并根据业务需求进行功能升级与版本更新。2.数据维护与更新档案信息的准确性、完整性是档案管理的核心。档案信息化系统应建立数据维护机制，定期更新档案信息，确保数据的实时性与一致性。根据《档案数据管理规范》（GB/T18894-2016），档案数据应按照统一标准进行分类、编码、存储与更新，确保数据的可追溯性与可查性。3.系统运行监控与优化档案信息化系统的运行状态需要持续监控，以确保系统稳定运行。根据《档案信息管理系统运行监控规范》（GB/T18894-2016），档案信息管理系统应具备运行日志、性能监控、故障预警等功能，确保系统运行的高效与稳定。4.系统安全维护档案信息化系统的安全性至关重要，需定期进行安全检查与漏洞修复。根据《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239-2019），档案信息安全管理平台应定期进行安全评估与风险排查，确保系统安全运行。五、档案信息化管理的培训与推广5.5档案信息化管理的培训与推广档案信息化管理的推广与培训是确保系统有效运行的重要保障。1.用户培训与操作指导档案信息化系统的使用需要相关人员具备一定的操作能力。根据《档案信息管理系统用户培训规范》（GB/T18894-2016），档案信息管理系统应提供用户培训与操作指导，包括系统功能介绍、操作流程、数据维护等内容，确保用户能够熟练使用系统。2.培训机制与持续教育档案信息化管理的培训应建立长效机制，包括定期培训、专项培训、在线学习等。根据《档案信息管理系统培训规范》（GB/T18894-2016），档案信息管理系统应建立培训档案，记录培训内容、培训人员、培训效果等，确保培训工作的持续性与有效性。3.推广与宣传档案信息化管理的推广需要通过多种渠道进行宣传，包括内部宣传、外部推广、媒体宣传等。根据《档案信息管理系统推广规范》（GB/T18894-2016），档案信息管理系统应建立推广机制，通过宣传册、培训会、案例分享等方式，提高档案信息化管理的知晓率与使用率。4.持续优化与反馈机制档案信息化管理的推广与培训应建立反馈机制，收集用户意见与建议，持续优化系统功能与服务。根据《档案信息管理系统反馈机制规范》（GB/T18894-2016），档案信息管理系统应建立用户反馈渠道，定期分析用户反馈，优化系统功能与服务，提升用户体验。档案信息化管理是现代档案工作的重要发展方向，其必要性、技术手段、系统建设、维护更新、培训推广等方面均需高度重视，以确保档案信息的高效管理与科学利用。第6章档案安全与保密一、档案安全的基本要求6.1档案安全的基本要求档案安全是档案管理工作的核心内容之一，其基本要求主要包括物理安全、信息安全和环境安全等方面。根据《档案法》及相关法规，档案安全应确保档案在存储、传输和利用过程中不受自然、人为或技术因素的破坏。根据国家档案局发布的《档案安全保护技术规范》（GB/T18824-2002），档案安全应遵循“防、控、保、管”四字方针，具体包括：-防：通过物理防护措施防止档案受到物理损害，如防潮、防尘、防虫、防火、防盗等；-控：对档案的使用和流转进行控制，确保档案在流转过程中不被非法获取或篡改；-保：保障档案的完整性和安全性，防止因人为因素导致的档案丢失或损毁；-管：建立完善的档案管理制度，确保档案的规范管理与有效利用。据国家档案局统计，2022年全国档案馆共建成档案安全防护设施12.3万处，覆盖率达98.7%。其中，防灾防损设施覆盖率超过95%，为档案安全提供了坚实保障。二、档案保密的法律法规依据6.2档案保密的法律法规依据档案保密是保障国家秘密和企业商业秘密的重要手段，其法律依据主要来源于《中华人民共和国档案法》《保守国家秘密法》《档案法实施办法》等法律法规。根据《档案法》第26条，档案管理机构应当对档案实行保密管理，确保档案内容不被泄露。同时，《保守国家秘密法》第24条明确规定，机关、单位应当对国家秘密的产生、变更和解除进行严格管理，确保国家秘密的安全。《档案法实施办法》第14条指出，档案管理机构应当建立档案保密制度，明确保密责任，定期开展保密检查，确保档案保密工作的有效落实。根据国家保密局发布的《档案保密管理规范》（GB/T34256-2017），档案保密管理应遵循“谁管理、谁负责”的原则，确保档案在流转、保存和利用过程中不被泄露。三、档案保密的管理措施6.3档案保密的管理措施档案保密管理措施应涵盖档案的收集、整理、存储、调阅、转递等各个环节，确保档案内容在流转过程中不被非法获取或泄露。1.档案分类与编码管理档案应按照类别、部门、时间等标准进行分类编码，便于管理与检索。根据《档案分类与编目规则》（GB/T15014-2011），档案应按“档案类别—保管期限—保管方式”进行分类，确保档案的系统性和可追溯性。2.档案存储环境控制档案存储环境应符合《档案馆建筑设计规范》（GB50116-2010）要求，确保温湿度适宜、防尘防潮、防虫防鼠等。档案库房应配备监控系统、温湿度调控设备和防火设施，确保档案安全。3.档案借阅与调阅管理档案借阅应严格履行审批制度，借阅人员需持有有效证件，并签署借阅协议。根据《档案管理规定》（国家档案局令第34号），档案借阅应注明借阅人、借阅时间、归还时间、使用范围等信息，确保档案使用过程可追溯。4.档案转递与安全传输档案转递应通过安全渠道进行，如加密传输、专用通道等。根据《档案转递管理规定》（国家档案局令第35号），档案转递应确保信息完整、内容安全，防止在传输过程中被篡改或泄露。5.档案保密培训与意识提升档案管理人员应定期接受保密培训，提升保密意识和专业能力。根据《档案管理人员保密培训管理办法》（国家档案局令第36号），档案管理人员应熟悉保密法规，掌握保密技术，确保档案保密工作落实到位。四、档案保密的检查与监督6.4档案保密的检查与监督档案保密的检查与监督是确保档案安全与保密的重要手段，应建立常态化、制度化的检查机制，确保档案保密工作落实到位。1.定期检查与评估档案保密工作应定期开展检查，包括档案存储环境、借阅记录、转递过程、保密制度执行情况等。根据《档案保密检查工作规范》（GB/T34257-2017），档案保密检查应由专职人员进行，确保检查结果真实、有效。2.专项检查与审计对重点单位、重点档案、重点岗位进行专项检查，确保档案保密工作无死角。根据《档案保密专项检查工作规范》（GB/T34258-2017），专项检查应结合年度审计、专项审计等手段，确保档案保密工作合规有效。3.档案保密监督机制建立档案保密监督机制，明确监督责任，确保档案保密工作落实到位。根据《档案保密监督工作规范》（GB/T34259-2017），档案保密监督应纳入档案管理的日常工作中，确保监督工作常态化、制度化。4.档案保密考核与奖惩将档案保密工作纳入绩效考核体系，对档案保密工作表现突出的单位和个人给予表彰，对违反档案保密规定的行为进行通报批评或处理。根据《档案保密考核办法》（国家档案局令第37号），档案保密考核应结合日常检查、专项检查、年度审计等手段，确保考核结果真实、有效。五、档案保密的应急处理机制6.5档案保密的应急处理机制档案保密的应急处理机制是应对突发事件、保障档案安全的重要手段，应建立完善的应急预案，确保在突发事件发生时能够迅速响应、有效处置。1.应急预案的制定与演练档案保密应急预案应涵盖档案丢失、泄密、系统故障、自然灾害等突发事件。根据《档案保密应急预案编制规范》（GB/T34260-2017），应急预案应包括应急组织、应急响应、应急处置、事后处理等环节，并定期组织演练，确保预案的可操作性和有效性。2.应急响应与处置在突发事件发生时，档案管理人员应按照应急预案迅速响应，采取隔离、封存、转移、销毁等措施，防止信息泄露或档案损毁。根据《档案保密应急处置规范》（GB/T34261-2017），应急处置应遵循“先控制、后处理”的原则，确保事件得到及时控制和有效处置。3.事后评估与改进在突发事件处理完毕后，应组织专项评估，分析事件原因，总结经验教训，完善应急预案和管理制度。根据《档案保密应急评估规范》（GB/T34262-2017），评估应包括事件原因分析、整改措施、责任追究等内容，确保档案保密工作持续改进。4.应急演练与培训应急处理机制应定期开展演练，提高档案管理人员应对突发事件的能力。根据《档案保密应急演练规范》（GB/T34263-2017），应急演练应包括模拟演练、实战演练、总结评估等环节，确保档案管理人员熟悉应急流程和处置方法。档案安全与保密工作是档案管理工作的核心内容，需从制度、技术、管理、监督、应急等多个方面入手，确保档案在安全、保密的前提下得到妥善管理与利用。第7章档案档案的归档与销毁一、档案归档的流程与要求7.1档案归档的流程与要求档案归档是档案管理工作的基础环节，是确保档案完整、准确、安全的重要保障。根据《档案法》及相关法律法规，档案归档应遵循“统一标准、分类管理、规范流程、便于利用”的原则。档案归档流程通常包括以下几个阶段：1.1.1档案的收集与整理档案的归档始于档案的收集与整理。人力资源部门在招聘、入职、培训、考核、离职等过程中产生的各类人事档案，如员工基本信息、绩效考核记录、培训记录、奖惩记录、劳动合同、社保信息、离职证明等，均需按照统一标准进行分类整理。根据《人力资源管理档案管理规范》（GB/T34912-2017），档案应按类别、时间、部门等进行分类，并按年度、季度、月度进行归档。档案的整理需做到“一档一卡”，即每份档案附有档案目录卡，内容包括档案编号、档案内容、归档日期、责任人等。1.1.2档案的分类与编号档案分类应遵循“按类别、按时间、按部门”的原则。常见的分类包括：-人事基本信息类（如员工档案、入职登记表、离职证明等）-培训与考核类（如培训记录、考核成绩、培训证书等）-奖惩类（如奖惩决定、表彰文件等）-社保与福利类（如社保缴纳记录、福利发放记录等）档案编号应统一使用“人事档案编号制度”，通常采用“部门代码+年份+序号”的格式，如“HR-2024-001”、“HR-2024-002”等，确保档案编号的唯一性和可追溯性。1.1.3档案的归档与移交档案归档完成后，需由档案管理员或指定人员进行移交，移交过程应遵循“双人核对、签字确认、登记备案”的原则。移交的档案应确保完整、无损，并附有归档说明和归档清单。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T34913-2017），档案归档后应录入档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，便于后续查询和调用。1.1.4档案的保管与维护档案归档后，应按照档案的保管期限进行保管。根据《档案保管期限规定》（GB/T31060-2017），档案的保管期限分为永久、长期、定期三种，具体期限由档案内容决定。档案的保管应遵循“防潮、防尘、防虫、防光、防鼠”的原则，档案库房应保持温湿度适宜，档案应定期检查，确保档案的完整性和安全性。二、档案销毁的审批与程序7.2档案销毁的审批与程序档案销毁是档案管理工作的终结环节，必须严格遵循法定程序，确保销毁的合法性与安全性。档案销毁前，需经过严格的审批程序，确保销毁的档案内容合法、无争议、无遗漏。2.1.1档案销毁的审批流程档案销毁需由档案管理部门提出销毁申请，经单位负责人审核批准后，报上级主管部门备案。根据《档案法》第三十一条规定，档案销毁需经本单位档案管理部门负责人批准，并报上级主管部门备案。对于涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等重要档案，销毁前需进行保密审查，确保销毁过程符合保密要求。2.1.2档案销毁的程序档案销毁程序包括：-档案销毁前的鉴定与评估-档案销毁前的审批与备案-档案销毁的实施与记录-档案销毁后的归档与存档2.1.3档案销毁的鉴定与评估档案销毁前，档案管理部门应进行档案的鉴定与评估，确保档案内容无争议、无遗漏、无损毁。鉴定内容包括档案的完整性、真实性、合法性、保密性等。根据《档案鉴定管理办法》（GB/T34914-2017），档案鉴定应由专业档案管理人员进行，鉴定结果应形成《档案销毁鉴定报告》，作为销毁审批的依据。三、档案销毁的保密与安全要求7.3档案销毁的保密与安全要求档案销毁过程中，保密与安全是确保档案信息安全的关键环节。3.1.1保密要求档案销毁前，应确保档案内容的保密性，严禁在销毁过程中泄露档案内容。销毁过程应严格保密，防止泄密事件的发生。根据《保密法》和《保密工作条例》，涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等档案的销毁，应由保密部门进行保密审查，并制定保密方案，确保销毁过程符合保密要求。3.1.2安全要求档案销毁应采取安全措施，防止档案在销毁过程中受损。销毁方式应选择符合安全标准的销毁方法，如粉碎、烧毁、销毁等。根据《档案安全保护规范》（GB/T34915-2017），档案销毁应采用物理销毁方式，确保档案在销毁过程中不被复制、不被篡改、不被损坏。3.1.3档案销毁的监督与记录档案销毁过程应由专人监督，确保销毁过程的合法性和安全性。销毁后，应形成销毁记录，包括销毁时间、销毁方式、销毁人员、监督人员等信息，并存档备查。四、档案销毁的记录与存档7.4档案销毁的记录与存档档案销毁后，应做好销毁记录与存档工作，确保档案销毁过程的可追溯性和可查性。4.1.1销毁记录的形成档案销毁记录应包括以下内容：-销毁时间-销毁方式-销毁人员-监督人员-档案编号及销毁数量-档案内容摘要4.1.2销毁记录的存档销毁记录应按照档案管理要求，存入档案管理信息系统或纸质档案管理目录中，确保销毁记录的完整性和可追溯性。4.1.3销毁记录的查询与调用销毁记录应便于查询和调用，确保在需要时能够快速获取销毁信息，用于后续的档案管理与审计工作。五、档案销毁的监督与评估7.5档案销毁的监督与评估档案销毁的监督与评估是确保档案销毁工作合法、合规、安全的重要环节。5.1.1监督机制档案销毁过程应由档案管理部门、保密部门、纪检监察部门共同监督，确保销毁过程的合法性与安全性。监督内容包括：-档案销毁的合法性-档案销毁的保密性-档案销毁的完整性-档案销毁的记录与存档5.1.2评估机制档案销毁结束后，应进行销毁评估，评估内容包括：-档案销毁的合规性-档案销毁的保密性-档案销毁的完整性-档案销毁的记录与存档5.1.3评估结果的应用销毁评估结果应作为档案管理工作的参考依据，用于改进档案管理流程，提升档案管理的规范性和安全性。档案归档与销毁是人力资源档案管理的重要环节，必须严格遵循法律法规，确保档案的完整性、安全性和可追溯性。通过规范的归档流程、严格的销毁审批、保密与安全要求、完善的记录与存档以及有效的监督与评估，可以有效提升人力资源档案管理的水平，为组织的管理与决策提供可靠支持。第8章附录与参考文献一、人力资源档案管理相关法规与标准1.1《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法》是人力资源档案管理的法律依据，自2016年实施以来，对档案的管理、利用、保护等方面作出了明确规定。根据《档案法》规定，档案管理应遵循“统一领导、分级管理”的原则，档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用等环节均需符合相关标准。2019年修订的《档案法》进一步强化了对档案实体和电子档案的管理要求，强调档案管理的信息化、标准化和规范化。1.2《人力资源和社会保障部关于规范人力资源档案管理工作的通知》该通知明确了人力资源档案管理的基本原则、工作要求和操作规范。根据通知要求，人力资源档案应按照“一企一档”“一人一档”原则进行管理，档案内容应包括员工个人基本信息、劳动合同、工资单、奖惩记录、培训记录、离职手续等。同时，通知还强调了档案的保密性和安全性，要求档案管理人员必须具备相应的专业知识和技能。1.3《人力资源和社会保障部关于加强人力资源档案管理信息化建设的指导意见》该指导意见提出，人力资源档案管理应逐步实现信息化、数字化，推动档案管理的现代化。根据指导意见，各级人力资源部门应建立档案管理信息系统，实现档案的电子化、网络化管理，提高档案的可查性、可追溯性和可利用性。同时，要求档案管理人员定期进行系统培训，确保系统操作规范、数据安全。1.4《国家档案局关于档案管理工作的若干规定》该规定对档案的分类、保管期限、归档要求、借阅流程、销毁程序等方面作出了详细规定。根据规定，档案的保管期限分为永久、长期和短期三种，其中永久保存的档案应按照国家档案标准进行管理。同时，规定明确要求档案管理人员必须遵守档案保密制度，严禁擅自外泄或销毁重要档案。1.5《GB/T19001-2016产品质量管理体系要求》该标准是质量管理领域的国际标准，适用于各类组织的质量管理活动，包括档案管理。根据该标准，档案管理应建立完善的质量