京东采购流程和采购制度

京东采购流程和采购制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国采购法》等国家相关法律法规，以及《京东集团企业内部控制规范》等集团母公司规定，结合公司采购业务实际需求，旨在规范采购行为，防控采购风险，提升采购效率，促进公司采购管理的科学化、规范化、制度化。为有效防范专项风险，确保采购活动合法合规，特制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖所有采购业务场景，包括但不限于物资采购、服务采购、工程项目采购等，以及所有与采购活动相关的决策、执行、监督等环节。第三条本制度中下列用语的含义：（一）“XX专项管理”是指公司针对采购领域开展的全面风险防控、流程优化、合规审查、监督考核等管理活动，旨在确保采购活动符合法律法规及公司内部制度要求。（二）“XX风险”是指公司在采购活动中可能面临的法律风险、经济风险、操作风险、廉洁风险等，包括但不限于供应商选择不当、价格不合理、合同条款不完善、违规操作等风险。（三）“XX合规”是指公司在采购活动中严格遵守国家法律法规、行业准则及公司内部制度，确保采购行为合法合规，防范违规风险。第四条XX专项管理的核心原则为“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”。（一）全面覆盖：确保所有采购活动均纳入XX专项管理范畴，实现全过程、全覆盖。（二）责任到人：明确各层级、各部门、各岗位的XX管理责任，确保责任落实到位。（三）风险导向：以风险防控为核心，重点关注高风险环节，实施差异化管控措施。（四）持续改进：定期评估XX管理体系的有效性，及时优化流程、完善制度，提升管理水平。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为本单位XX管理的第一责任人，对XX管理工作负总责；分管领导为本单位XX管理的直接责任人，负责具体组织、协调、落实XX管理工作。第六条公司设立XX管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，相关部门负责人为成员。XX管理领导小组负责统筹协调XX管理工作，研究决策XX管理重大事项，监督评价XX管理成效，确保XX管理体系有效运行。第七条XX管理领导小组下设办公室，办公室设在XX牵头部门，负责XX管理领导小组的日常工作，包括但不限于组织协调、会议管理、文件起草、信息汇总、督导检查等。第八条XX牵头部门负责XX管理制度的建设、修订、发布和解释，组织开展XX风险识别、评估和防控，监督考核XX管理责任落实情况，组织XX管理培训宣贯，推动XX管理体系持续优化。第九条XX专责部门负责XX领域的业务合规审核，包括但不限于采购需求审核、供应商资质审核、招标文件审核、合同条款审核等；负责XX管理流程优化，提出XX管理改进建议；负责XX风险处置，制定XX应急预案，组织XX风险事件调查处理。第十条业务部门/下属单位负责落实本单位XX管理要求，开展XX日常风险防控，组织本部门员工进行XX培训，及时上报XX风险事件，配合XX专责部门开展XX检查和调查。第十一条基层执行岗负责按照XX管理制度要求开展业务操作，履行岗位合规承诺，及时上报XX风险隐患，配合XX检查和调查，对因违规操作导致的XX事件承担相应责任。第三章专项管理重点内容与要求第十二条供应商管理。业务部门/下属单位根据采购需求编制供应商寻源计划，XX牵头部门组织供应商尽职调查，包括但不限于供应商资质审核、财务状况审核、履约能力审核、信用记录审核等，严禁引入存在XX风险的供应商。第十三条招标采购管理。采购金额达到XX标准的采购项目，必须采用招标方式，严格按照招标程序进行采购，包括但不限于招标公告发布、投标文件接收、开标评标、中标通知等环节，严禁违规操作、暗箱操作。第十四条采购合同管理。采购合同必须由XX专责部门审核，确保合同条款合法合规，明确双方权利义务，防范XX风险，合同签订后应及时备案，并按照合同约定履行义务。第十五条采购验收管理。业务部门/下属单位负责采购项目的验收工作，确保采购物资/服务的质量符合要求，验收合格后应及时办理入库手续，并对验收结果负责。第十六条采购付款管理。采购付款必须按照合同约定执行，XX牵头部门负责付款审核，确保付款依据充分、程序合规，严禁违规付款、超额付款。第十七条采购过程监督。XX专责部门定期开展采购过程监督，包括但不限于采购需求审核、招标程序监督、合同履行监督、付款监督等，及时发现并纠正XX问题。第十八条XX风险防控。XX牵头部门定期开展XX风险排查，重点关注XX高风险环节，制定XX防控措施，并组织XX防控培训，提升员工XX意识和能力。第四章专项管理运行机制第十九条制度动态更新机制。XX牵头部门根据国家法律法规、行业准则及公司内部制度变化，及时修订XX管理制度，确保XX管理制度与时俱进，适应公司发展需要。第二十条风险识别预警机制。XX牵头部门定期开展XX风险排查，对排查出的XX风险进行分级评估，发布XX预警通知，并组织XX风险防控措施落实。第二十一条合规审查机制。XX专责部门将XX审查嵌入业务决策、合同签订、项目启动等关键节点，实施“未经XX审查不得实施”的原则，确保所有采购活动合法合规。第二十二条风险应对机制。XX牵头部门制定XX风险应急预案，明确XX风险事件的处理流程、责任分工、上报要求等，对一般XX风险事件由XX牵头部门负责处置，重大XX风险事件由XX管理领导小组负责处置，并及时上报XX上级主管部门。第二十三条责任追究机制。对违反XX管理制度的行为，视情节轻重给予警告、罚款、降职、辞退等处理，构成犯罪的依法移交司法机关处理，并联动绩效考核、纪律处分，确保XX责任落实到位。第二十四条评估改进机制。XX牵头部门定期对XX管理体系的有效性进行评估，包括XX制度的健全性、XX流程的合理性、XX风险的防控效果等，及时优化XX流程漏洞，提升XX管理水平。第五章专项管理保障措施第二十五条组织保障。公司各层级领导对XX管理工作负推进责任，XX牵头部门负责统筹协调XX管理工作，XX专责部门负责XX管理具体实施，业务部门/下属单位负责XX管理落地，形成XX管理合力。第二十六条考核激励机制。将XX合规情况纳入部门/个人年度考核，与绩效、评优挂钩，对XX管理表现突出的部门和个人给予奖励，对XX管理不力的部门和个人进行处罚，激发员工参与XX管理的积极性。第二十七条培训宣传机制。XX牵头部门分层级开展XX培训，对管理层进行XX履职培训，对一线员工进行XX操作规范培训，提升员工XX意识和能力，营造全员参与XX管理的良好氛围。第二十八条信息化支撑。通过信息化系统实现XX流程自动化、XX风险实时监控，提升XX管理效率和水平，确保XX管理信息准确、完整、及时。第二十九条文化建设。发布XX合规手册，组织员工签订XX合规承诺书，通过多种形式宣传XX理念，营造全员合规氛围，提升公司XX管理文化水平。第三十条报告制度。XX牵头部门定期编制