人事档案的保管制度

人事档案的保管制度人事档案的保管是企业人力资源管理体系的重要环节，直接关系到员工个人权益、企业合规运营及长远发展。为规范人事档案的收集、整理、保管、利用和转移等全过程管理，防范档案管理风险，保障档案信息安全，依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》及公司相关治理要求，结合企业实际，制定本制度。第一章总则第一条政策依据本制度依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》《档案鉴定办法》等法律法规，参照行业档案管理最佳实践，并结合公司治理结构及内部控制需求制定。制度旨在明确人事档案管理职责，完善管理流程，强化风险防控，确保档案管理合规、安全、高效，满足员工权益保护、劳动争议处理、人才发展支持及合规审计等多元业务需求。第二条适用范围本制度适用于公司总部各部门、下属单位及全体员工。适用范围涵盖但不限于：（1）员工入职档案的建立与收集；（2）档案日常管理（查阅、借阅、转递）；（3）档案数字化与信息安全；（4）档案销毁与处置；（5）因员工离职、退休、涉诉等场景下的档案调阅与移交。第三条核心术语定义（1）“人事档案专项管理”：指公司人力资源、法务、行政等部门围绕档案全生命周期，通过制度建设、流程管控、技术保障等方式，实现档案合规、安全、系统化管理的系统性工作。（2）“档案管理风险”：指因管理不善导致档案信息泄露、遗失、损毁或被不当使用，进而引发员工权益受损、企业法律纠纷、声誉损失或合规处罚的可能性。（3）“档案合规”：指档案管理活动严格遵循法律法规及公司制度要求，确保档案真实性、完整性、安全性，并满足档案查阅、调阅的合法性需求。第四条核心管理原则（1）全面覆盖：档案管理覆盖所有员工及档案全生命周期各环节，确保无死角、无遗漏。（2）责任到人：明确各级管理人员及岗位的档案管理职责，建立责任追溯机制。（3）风险导向：优先管控高风险环节（如涉密档案保管、离职档案处置），强化动态监控。（4）持续改进：定期评估档案管理有效性，结合技术发展和业务需求优化制度流程。第二章管理组织机构与职责第五条决策层职责公司主要负责人对人事档案管理工作负总责，统筹推进档案管理战略与资源投入；分管人力资源、行政或法务的领导为直接责任人，负责制度审批、重大风险处置及跨部门协调。第六条专项管理领导小组设立“人事档案管理领导小组”，由公司主要负责人牵头，成员包括人力资源、法务、行政、信息安全等部门负责人。领导小组职能包括：（1）审议档案管理制度与重大流程变更；（2）统筹跨部门档案管理协同；（3）监督档案管理绩效考核与责任追究；（4）决策重大档案风险事件处置方案。第七条部门职责划分（1）牵头部门（人力资源部）：-负责档案管理制度建设与修订；-组织档案管理培训与合规宣贯；-定期开展档案风险自查与报告；-主导档案数字化与信息化建设。（2）专责部门（法务部、信息技术部）：-法务部：审核档案查阅、调阅的合规性，提供劳动争议中的档案证据支持；-信息技术部：保障档案管理系统安全运行，落实数据加密、访问控制等技术措施。（3）业务部门/下属单位：-落实档案收集的及时性与完整性，确保入职材料符合规定；-负责本部门档案日常保管，避免遗失或泄密；-配合完成档案销毁审批与执行。第八条基层执行岗责任（1）档案管理员（人力资源部）：签署《岗位合规承诺书》，严格执行档案查阅登记制度；（2）用人部门主管：审核入职档案材料合规性，监督离职档案交接；（3）全体员工：妥善保管个人档案材料（如身份证、学历证明），及时提交更新信息。第三章专项管理重点内容与要求第九条档案收集与整理业务操作合规标准：-新员工入职后X日内提交档案材料，缺失材料需在X日内补齐；-档案材料包括但不限于：身份证明、学历学位证书、劳动合同、考核记录、奖惩证明等。禁止性行为：严禁要求员工提供非法定材料（如婚姻状况证明、银行卡信息）；重点防控：入职材料真实性审核，防止伪造学历等欺诈行为。第十条档案保管与保密业务操作合规标准：-档案存放于防火、防潮、防磁的专用柜内，涉密档案需双锁管理；-档案库房定期检查（每月一次），记录温湿度、门禁日志。禁止性行为：严禁非授权人员接触档案，严禁将档案带离办公区域；重点防控：涉密档案（如薪资、体检报告）的物理隔离与电子权限控制。第十一条档案查阅与借阅业务操作合规标准：-查阅需经员工本人或直系亲属书面授权，或由人力资源部出具《档案查阅申请表》；-借阅需经部门主管及人力资源部双级审批，借阅期限不超过X日，并全程留痕。禁止性行为：严禁将档案用于商业目的或转借第三方；重点防控：外单位查阅需经法务部复核，防止商业竞争对手获取敏感信息。第十二条档案数字化与信息安全业务操作合规标准：-档案数字化前签署《授权同意书》，图像分辨率不低于300dpi；-信息系统权限分级：仅授权管理员访问原始数据，浏览层仅显示脱敏信息。禁止性行为：严禁将数字化档案上传公共云盘或外网存储；重点防控：数据备份（每日增量、每周全量），定期进行加密算法升级。第十三条档案转递与交接业务操作合规标准：-员工离职时，人力资源部需在X日内完成档案整理与转递；-转递需使用《档案转递证明》，原件退回原存档单位。禁止性行为：严禁在转递过程中损毁或篡改档案内容；重点防控：跨区域调档需通过邮政机要或专人递送，确保过程可追溯。第十四条档案销毁与处置业务操作合规标准：-档案销毁需经员工本人或家属确认，或由人力资源部出具《档案销毁申请表》；-销毁方式采用碎纸机粉碎，碎纸后集中填埋。禁止性行为：严禁销毁未满最低保管期限的档案；重点防控：销毁过程需两名以上管理员监销，并记录销毁时间、数量、监销人。第四章专项管理运行机制第十五条制度动态更新机制人力资源部每年X月评估制度适用性，结合法律法规变化（如《个人信息保护法》）及业务场景（如远程办公），修订制度并发布。第十六条风险识别预警机制（1）定期排查（每季度一次）：人力资源部联合信息技术部抽查档案库房、系统权限；（2）分级评估：一般风险（如查阅记录不完整）由部门处理，重大风险（如系统漏洞）上报领导小组；（3）预警发布：通过内部OA发布风险通报，明确整改时限。第十七条合规审查机制（1）嵌入业务流程：新员工入职档案审核嵌入HRS系统，离职档案调阅需法务部电子签章；（2）刚性约束：未经合规审查的档案查阅申请不予受理，违反者按《员工手册》处罚。第十八条风险应对机制（1）一般风险：由部门主管限期整改，如借阅超期未归还；（2）重大风险：启动应急预案，如发现数据泄露立即断开系统访问，隔离涉事人员，上报监管机构。第十九条责任追究机制（1）违规情形：包括档案遗失、泄露、擅自销毁等；（2）处罚标准：轻微违规通报批评，造成损失的按损失金额20%-50%处罚，涉嫌犯罪的移交司法机关。第二十条评估改进机制每年12月由领导小组组织审计，出具《档案管理有效性评估报告》，未达标流程需重新设计。第五章专项管理保障措施第二十一条组织保障各级负责人在月度会议中汇报档案管理进展，确保制度执行不受业务冲突影响。第二十二条考核激励机制（1）纳入KPI：人力资源部档案管理得分占部门年度考核10%；（2）正向激励：优秀档案管理员获得年度“合规之星”称号。第二十三条培训宣传机制（1）管理层培训：每半年一次合规履职培训，强调法律责任；（2）全员培训：新员工入职时签署《档案保密承诺书》。第二十四条信息化支撑采用“档案管理系统V3.0”，实现：（1）电子签章替代纸质审批；（2）AI识别异常查阅行为（如非工作时间集中调阅）。第二十五条文化建设（1）发布《档案管理合规手册》，置办于各办公区；（2）每年4月开展“档案保护宣传周”。第二十六条报告制度（1）月度报告