全音像记录制度

全音像记录制度第一章总则第一条为贯彻落实国家相关法律法规及行业监管要求，适应企业内部风险防控与合规管理的需要，结合公司业务发展实际，特制定本制度。本制度的制定旨在规范全音像记录的管理行为，提升记录工作的规范化、标准化水平，防范操作风险与信息安全风险，确保记录资料的完整性与合规性，为业务决策、审计追溯及合规监督提供有力支撑。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖公司所有业务场景中产生的音像记录，包括但不限于会议录音录像、培训记录、客户访谈、现场勘查、产品测试、内部培训等音像资料的管理。所有相关主体均需严格遵守本制度规定，确保音像记录的合规采集、存储、使用与处置。第三条本制度中下列术语的定义如下：（一）“XX专项管理”是指公司针对音像记录的全生命周期管理活动，包括记录的采集、审核、存储、使用、归档、销毁等环节的规范化控制与监督。（二）“XX风险”是指因音像记录管理不当可能导致的法律合规风险、信息安全风险、知识产权风险及舆情风险等。（三）“XX合规”是指音像记录的管理活动必须符合国家法律法规、行业准则及公司内部规章制度的要求，确保记录行为的合法性、合理性与安全性。第四条音像记录的专项管理遵循以下原则：（一）“全面覆盖”，即所有业务场景下的音像记录均纳入管理范围，不留监管空白；（二）“责任到人”，明确各级管理主体与执行岗位的职责，确保责任可追溯；（三）“风险导向”，聚焦高风险环节与场景，强化风险识别与防控；（四）“持续改进”，根据内外部环境变化动态优化管理机制与流程。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司音像记录的专项管理负总责，承担领导责任；分管领导对专项管理工作负直接责任，负责组织协调、监督落实及风险管控。第六条设立公司音像记录专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，相关部门负责人为成员。领导小组负责统筹公司音像记录管理的战略规划、重大决策审批、跨部门协调及监督评价，确保专项管理工作的有序推进。第七条音像记录专项管理领导小组的主要职责包括：（一）制定公司音像记录管理的总体方针与目标；（二）审批专项管理制度、流程及资源配置方案；（三）统筹协调各部门音像记录管理的重大事项，解决跨部门争议；（四）定期审议专项管理报告，评估管理成效，提出改进要求。第八条牵头部门负责音像记录专项管理的统筹推进，主要职责包括：（一）制定和完善音像记录管理制度、操作规程及配套标准；（二）组织开展音像记录的风险识别与评估，编制风险清单；（三）监督各部门音像记录管理工作的执行情况，组织开展专项检查；（四）组织音像记录管理培训与宣贯，提升全员合规意识；（五）建立音像记录管理台账，定期汇总分析管理数据。第九条专责部门负责音像记录的合规审核与技术支持，主要职责包括：（一）审核音像记录采集、存储、使用等环节的合规性；（二）优化音像记录管理系统与技术工具，提升管理效率；（三）处置音像记录相关的技术故障与安全事件；（四）参与音像记录风险处置与应急响应工作。第十条业务部门及下属单位负责本领域音像记录的日常管理，主要职责包括：（一）落实公司音像记录管理制度，确保业务操作符合规定；（二）开展本领域音像记录的风险排查，及时上报重大风险隐患；（三）按照要求采集、存储、使用音像记录，确保资料完整可追溯；（四）配合牵头部门与专责部门开展专项检查与整改工作。第十一条基层执行岗位员工承担音像记录的合规操作责任，主要职责包括：（一）签署岗位合规承诺书，明确自身在音像记录管理中的义务；（二）严格按照操作规程采集、传输、存储音像记录，防止资料丢失或篡改；（三）发现音像记录管理风险或违规行为，及时向上级或专责部门报告；（四）参与音像记录管理培训，掌握合规操作要求。第三章专项管理重点内容与要求第十二条会议音像记录管理。会议音像记录应遵循“必要性、合规性”原则，采集前需明确记录目的与范围，会议结束后应及时整理并归档。禁止采集与会议无关的谈话内容，避免侵犯参会人员隐私。第十三条培训与访谈音像记录管理。培训或访谈前需取得参与人员书面同意，并明确记录用途与保密要求。记录资料应妥善存储，未经授权不得擅自传播或用于非预期场景。第十四条现场勘查与产品测试音像记录管理。现场勘查或产品测试前需制定记录方案，明确记录要点与设备参数。记录资料应包含时间、地点、人员、环境等关键信息，确保可追溯性。第十五条音像记录存储管理。音像记录应存储在符合安全标准的专用设备或系统中，定期备份并检查存储完整性。存储期限根据业务需求与法规要求确定，到期后需按规定销毁。第十六条音像记录使用管理。音像记录的使用需经授权审批，禁止擅自剪辑、修改或传播，涉及敏感信息的内容需加强保密管控。第十七条音像记录销毁管理。音像记录销毁需履行审批手续，采用物理销毁或技术销毁方式，确保资料无法复原。销毁过程需记录并存档。第十八条音像记录安全防护。采取技术措施防止音像记录被非法访问、篡改或泄露，重要记录需设置访问权限与操作日志。第四章专项管理运行机制第十九条制度动态更新机制。公司每年至少对本制度进行一次评估，根据法律法规变化、业务调整及实践反馈及时修订，确保制度的适用性。第二十条风险识别预警机制。牵头部门每季度组织一次音像记录风险排查，识别高风险环节，进行分级评估，并向领导小组报告，必要时发布预警通知。第二十一条合规审查机制。音像记录的采集、存储、使用等关键环节需嵌入合规审查流程，未经专责部门审查不得实施，确保所有操作符合规定。第二十二条风险应对机制。一般风险由业务部门自行处置，重大风险由领导小组协调处置，明确应急流程、责任分工及上报要求。第二十三条责任追究机制。对违反本制度的行为，视情节轻重给予绩效扣减、纪律处分或法律追责，相关记录存档并纳入个人档案。第二十四条评估改进机制。每年对音像记录专项管理体系的有效性进行评估，分析管理漏洞，优化流程与标准，提升管理水平。第五章专项管理保障措施第二十五条组织保障。公司各级领导需履行音像记录管理的推进责任，定期研究解决管理中的重大问题，确保制度落实到位。第二十六条考核激励机制。将音像记录管理情况纳入部门及个人的年度考核，与绩效、评优挂钩，对合规表现突出的予以奖励，对违规行为进行处罚。第二十七条培训宣传机制。分层级开展音像记录管理培训，管理层侧重合规履职要求，一线员工侧重操作规范，提升全员合规意识。第二十八条信息化支撑。通过系统工具实现音像记录的流程自动化、风险实时监控，提升管理效率与安全性。第二十九条文化建设。发布音像记录合规手册，组织签订合规承诺书，营造“人人合规、主动合规”的文化氛围。第三十条报告制度。各部门每月向牵头部门报送音像记录管