卫生院采购内控管理制度

PAGE卫生院采购内控管理制度一、总则（一）目的为加强卫生院采购内部控制，规范采购行为，防范采购风险，提高采购效率，确保采购活动合法合规、公开透明、公平公正，保障卫生院医疗业务的正常开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于卫生院所有采购活动，包括医疗设备、药品、耗材、办公用品、后勤物资等各类物资及服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求。2.合规性原则：采购流程应符合卫生院内部管理制度和财务规定。3.公开透明原则：采购信息应公开披露，采购过程应接受监督。4.公平竞争原则：确保供应商之间公平竞争，择优选取。5.效益原则：在保证质量的前提下，追求采购成本效益最大化。（四）职责分工1.采购部门负责制定采购计划，组织采购活动实施。寻找、筛选、评估供应商，建立供应商档案。签订采购合同，并跟踪合同执行情况。协调采购过程中的各项事宜，处理采购纠纷。2.需求部门（如临床科室、后勤部门等）提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量等要求。参与采购项目的技术评估和验收工作。3.财务部门负责审核采购预算，监督采购资金的支付。对采购成本进行核算和分析，提供财务支持和建议。4.审计部门对采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性及采购效益。对采购违规行为进行调查和处理，提出改进建议。5.院领导审批重大采购项目和采购计划。对采购工作进行决策和指导，协调解决采购中的重大问题。二、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据下一年度业务发展计划和实际工作需要，于每年[具体时间]前向采购部门提交采购需求申请，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、预计采购时间等信息。2.采购部门汇总各需求部门的采购需求后，结合卫生院财务状况和资金安排，编制年度采购预算草案，明确采购项目、预算金额、采购时间等内容。3.采购预算草案经财务部门审核后，提交院领导审批。审批通过后的采购预算作为年度采购活动的控制依据。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序进行申请和审批。2.对于超预算采购项目，需求部门应提前向采购部门提交书面申请，详细说明超预算原因及必要性。采购部门审核后，报财务部门和院领导审批。经批准后方可实施采购。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇政策变化、市场价格波动、业务发展需要等因素导致原采购预算无法满足实际需求时，可进行预算调整。2.预算调整申请由采购部门提出，经财务部门审核，报院领导审批。审批通过后，采购部门应及时调整采购计划，并通知相关部门。三、采购流程管理（一）采购申请1.需求部门根据实际工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、用途、预计到货时间等信息，并签字盖章确认。2.《采购申请表》经部门负责人审核后，提交采购部门。采购部门对申请内容进行初审，核实需求的合理性和必要性。（二）供应商选择与评估1.采购部门根据采购项目的特点和要求，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行资格审查，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证、业绩情况、信誉状况等方面的审核。3.建立供应商评估体系，定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、价格、交货期、售后服务、履约能力等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优质供应商、合格供应商和淘汰供应商。4.采购项目涉及特殊资质要求的，供应商必须具备相应的资质证书，并提供相关证明材料。（三）采购谈判与合同签订1.采购部门从合格供应商名单中选取不少于[X]家供应商进行采购谈判。谈判内容包括产品价格、质量标准、交货期、售后服务、付款方式等条款。2.在谈判过程中，采购人员应充分了解供应商的报价构成和成本情况，争取合理的采购价格。同时，要明确双方的权利和义务，确保合同条款清晰、准确、合法。3.根据谈判结果，采购部门起草采购合同，合同内容应符合法律法规和卫生院要求，明确采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。4.采购合同经采购部门负责人审核后，提交财务部门审核合同付款条款，再报院领导审批。审批通过后，由采购部门与供应商签订合同。（四）采购实施1.采购部门按照采购合同约定，向供应商发送采购订单，明确采购物资或服务的具体要求、交货时间、交货地点等信息。2.供应商应按照采购订单要求组织生产或供应，并按时将货物送达指定地点。采购部门应跟踪采购进度，及时与供应商沟通协调，确保采购项目按时、按质、按量完成。3.对于大型设备采购或复杂项目采购，采购部门可组织相关人员成立项目小组，负责采购项目的全程监督和协调。（五）验收管理1.采购物资或服务到货前，采购部门应通知需求部门和相关验收人员做好验收准备工作。2.验收人员应根据采购合同和相关标准，对采购物资或服务的数量、质量、规格、型号等进行逐一核对验收。验收合格后，填写《验收报告》，并签字确认。3.对于验收不合格的采购物资或服务，验收人员应及时通知采购部门，采购部门负责与供应商协商解决，如退货、换货、补货等。如因质量问题给卫生院造成损失的，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。（六）付款管理1.采购物资或服务验收合格后，采购部门应及时整理相关资料，包括采购合同、验收报告、发票等，提交财务部门办理付款手续。2.财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间，对相关资料进行审核。审核无误后，报院领导审批。审批通过后，办理付款业务。3.对于分期付款的采购项目，则按照合同约定的分期时间和金额进行付款操作。财务部门应做好付款记录和台账管理，确保付款信息准确无误。四、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如市场价格波动风险、供应商违约风险、质量风险、法律风险等。2.结合卫生院实际情况和采购业务特点，制定风险识别清单，明确各类风险的表现形式和可能产生的后果。（二）风险评估1.采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，对风险进行等级划分，分为高风险、中风险和低风险。对于高风险事项，应重点关注并采取有效的风险应对措施。（三）风险应对1.市场价格波动风险建立市场价格监测机制，定期收集市场价格信息，分析价格走势。在采购谈判中，与供应商协商采用灵活的价格调整机制，如根据市场价格波动情况适时调整采购价格。合理安排采购时间，避免在价格高峰期采购物资。2.供应商违约风险加强对供应商的管理与监督，定期评估供应商的履约能力和信誉状况。在采购合同中明确违约责任条款，加大对供应商违约行为的约束力度。建立供应商违约预警机制，及时发现供应商可能存在的违约迹象，提前采取措施防范风险。3.质量风险严格审核供应商的产品质量认证和检测报告，确保采购物资符合质量要求。在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强验收环节的管理。对采购物资进行定期抽检，发现质量问题及时与供应商沟通解决。4.法律风险加强采购人员的法律法规培训，提高法律意识，确保采购活动合法合规。在采购合同签订前，由法律顾问对合同条款进行审核，避免合同纠纷。关注法律法规政策变化，及时调整采购策略和合同条款，防范法律风险。五、采购监督与审计（一）内部监督1.卫生院内部应建立健全采购监督机制，明确各部门在采购监督中的职责分工。采购部门负责对采购活动的全过程进行自我监督，确保采购流程规范执行。2.审计部门定期对采购项目进行审计检查，重点审查采购程序的合规性、采购合同的执行情况、采购资金的使用效益等方面。对审计发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.财务部门对采购资金的支付进行监督，确保资金支付合法合规，防止资金浪费和滥用。（二）外部监督1.主动接受上级主管部门、财政部门、审计部门等外部机构的监督检查，积极配合提供相关资料和信息。2.对于涉及重大采购项目或社会关注度较高的采购活动，可邀请纪检监察部门介入监督，确保采购活动公开透明、公正廉洁。六、采购档案管理1.采购部门应建立完善的采购档案管理制度，对采购活动中形成的各类文件、资料进行分类整理、归档保存。2.采购档案包括采购申请表、采购合同、采购订单、验收报告、发票、供应商资料、谈判记录、审计报告等相关资料。3.采购档案应妥善保管，保存期限按照国家法律法规和卫