涉企案件回访制度

涉企案件回访制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国反不正当竞争法》《中华人民共和国企业破产法》《中华人民共和国网络安全法》等国家法律法规，参照行业最佳实践标准及集团母公司《企业风险管理管理办法》相关规定，结合公司实际管理需求，为有效防控涉企案件风险、规范业务操作流程、提升合规管理效能，特制定本制度。制度旨在通过系统化、常态化的案件回访机制，及时发现并化解潜在风险，确保公司经营活动符合法律法规及内部管控要求，维护企业合法权益。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖公司主营业务及关联业务的全部场景，包括但不限于采购、销售、合同履行、财务审批、技术研发、数据管理等关键环节。所有涉及涉企案件（如行政处罚、司法诉讼、监管问询、客户投诉等）的处置过程及后续管理均须遵循本制度规定。第三条本制度下列术语含义：（一）“涉企案件专项管理”是指公司针对可能引发法律纠纷、合规风险或声誉损害的事件，通过风险识别、评估、处置、回访、改进等闭环管理活动，实现风险防控目标的过程。（二）“专项风险”是指因业务操作不规范、制度执行不到位、外部环境变化等导致的潜在法律责任或经济损失可能。（三）“合规要求”是指公司经营活动必须满足的法律法规、监管规定及内部规章制度的强制性标准。第四条涉企案件专项管理应遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则：（一）全面覆盖：确保所有业务场景、所有层级员工均纳入管理范围，不留死角。（二）责任到人：明确各级组织及岗位的回访责任，实现责任追溯。（三）风险导向：聚焦高风险领域及关键环节，优先配置资源。（四）持续改进：通过定期复盘优化管理机制，提升防控能力。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为公司涉企案件专项管理第一责任人，对专项管理工作的全面性、有效性负总责；分管领导为直接责任人，负责组织落实、监督考核及资源协调。第六条设立涉企案件专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括法律合规部、财务部、业务条线负责人及下属单位代表。领导小组职责包括：统筹协调专项管理工作、审批重大风险处置方案、监督评价管理成效、审定制度修订。领导小组下设办公室于法律合规部，负责日常事务。第七条牵头部门（法律合规部）职责：（一）制定和完善专项管理制度，组织培训宣贯。（二）牵头开展风险识别与评估，编制风险清单。（三）监督业务部门回访执行情况，审核处置报告。（四）定期汇总分析案例，提出优化建议。第八条专责部门职责：（一）财务部：负责资金审批、税务合规、内控审计相关案件的回访监督。（二）业务条线（如采购部、销售部）：负责本领域业务操作规范的回访检查。（三）下属单位：落实属地管理要求，开展本单位的回访工作。第九条业务部门及下属单位职责：（一）落实专项管理要求，开展日常风险自查。（二）对已处置案件进行跟踪回访，记录关键节点问题。（三）及时上报重大风险事件及处置困难。第十条基层执行岗责任：（一）签署岗位合规承诺书，严格遵守操作规程。（二）发现违规行为或潜在风险须立即上报，并配合调查。（三）参与定期回访培训，掌握风险识别与处置方法。第三章专项管理重点内容与要求第十一条采购领域回访要求：（一）合规标准：供应商尽职调查须覆盖资质审核、廉洁背景核查；招标流程需符合公开、公平、公正原则，关键节点需双人复核。（二）禁止行为：严禁未经尽职调查的供应商合作、严禁利益输送或围标串标。（三）重点防控：供应商资质变更、价格异常波动、投标行为异常等风险需重点回访。第十二条销售领域回访要求：（一）合规标准：客户尽职调查需覆盖身份验证、交易目的合理性；合同签订须明确违约责任，重大合同需法务审核。（二）禁止行为：严禁虚假宣传、价格歧视、商业贿赂。（三）重点防控：客户投诉集中、合同争议高发等风险需重点回访。第十三条财务领域回访要求：（一）合规标准：资金审批权限须匹配岗位职责，发票管理需符合税法要求，重大支出需经集体决策。（二）禁止行为：严禁账外资金、违规拆借、虚开发票。（三）重点防控：资金流向异常、税务稽查记录等风险需重点回访。第十四条技术研发领域回访要求：（一）合规标准：专利申请需及时跟进，第三方技术合作需签订保密协议，成果转化需评估法律风险。（二）禁止行为：严禁侵犯他人知识产权、技术泄露。（三）重点防控：专利纠纷、技术侵权等风险需重点回访。第十五条数据管理领域回访要求：（一）合规标准：个人信息处理需符合最小必要原则，数据存储需加密防护，跨境传输需获得授权。（二）禁止行为：严禁非法获取或泄露数据、过度收集用户信息。（三）重点防控：数据泄露事件、监管处罚等风险需重点回访。第十六条合同履约领域回访要求：（一）合规标准：关键条款执行须留痕，争议解决方式需明确，变更需履行书面程序。（二）禁止行为：严禁擅自变更合同内容、逃避违约责任。（三）重点防控：合同纠纷升级、诉讼败诉等风险需重点回访。第十七条业务外包领域回访要求：（一）合规标准：外包方资质须持续审核，外包范围须明确界定，交付成果需质量验收。（二）禁止行为：严禁违规转包、利用外包规避监管。（三）重点防控：外包方违约、连带责任风险需重点回访。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制：（一）法律合规部每年汇总法规政策变化，修订制度条款。（二）业务部门每季度提交流程优化建议，经领导小组审议后执行。（三）重大风险事件处置后30日内完成制度补强，并通报全公司。第十九条风险识别预警机制：（一）定期开展风险排查：每月由牵头部门组织跨部门自查，每季度由领导小组抽查。（二）风险分级标准：一般风险需部门上报，重大风险需立即启动应急预案。（三）预警发布：风险清单需纳入每月经营分析会议题，预警信息通过OA系统同步至相关岗位。第二十条合规审查机制：（一）嵌入业务流程：采购审批、合同签订、资金支付等环节须同步开展合规审查。（二）审查要点：包括主体资格、授权合规、流程合法、价格公允。（三）刚性要求：“未经合规审查的决策一律无效”，审查记录存档三年备查。第二十一条风险应对机制：（一）一般风险：由业务部门制定整改方案，牵头部门监督落实。（二）重大风险：启动应急小组，必要时寻求外部律师或顾问支持。（三）责任协同：风险处置涉及多部门时，由领导小组指定牵头单位协调推进。第二十二条责任追究机制：（一）违规情形：未履行回访职责、隐瞒重大风险、处置不力等。（二）处罚标准：轻微违规通报批评，一般违规取消评优资格，重大违规追究行政责任。（三）联动机制：违规行为同步纳入绩效考核及纪律处分程序。第二十三条评估改进机制：（一）年度评估：每年12月由领导小组组织对制度有效性进行全流程复盘。（二）流程优化：评估报告需明确改进方向，并纳入下一年度工作计划。（三）案例库建设：典型案例须汇编成册，作为培训教材及决策参考。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障：（一）各级领导干部须在季度会议上述职专项管理履职情况。（二）下属单位负责人须签署责任状，明确回访频次与标准。第二十五条考核激励机制：（一）纳入年度考核：专项合规得分占部门总分的15%，个人得分与绩效挂钩。（二）正向激励：连续三年无重大风险单位可申请管理费减免。第二十六条培训宣传机制：（一）管理层培训：每半年开展合规履职培训，内容涵盖法律红线、决策责任。（二）一线员工培训：每月更新操作手册，通过案例教学强化风险意识。（三）宣传渠道：设立合规角、定期推送风险提示，营造“人人合规”氛围。第二十七条信息化支撑：（一）开发案件回访系统，实现风险预警自动推送、整改进度可视化。（二）系统对接OA、ERP等现有平台，确保数据实时同步。（三）财务、数据类风险通过系统自动校验，降低人为差错。第二十八条文化建设：（一）编制《专项合规手册》，收录制度条款、操作指引及案例汇编。（二）每年签署《合规承诺书》，员工签署后存档备查。（三）设立合规光荣榜，表彰先进典型。第二十九条报告制度：（一）风险事件上报：重大风险须24小时内上报至领导小组，一般风险每周汇总。（二）年度报告：每年1月31日前提交上一年度管理报告，