深化用人单位分级核查制度

深化用人单位分级核查制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国数据安全法》《企业内部控制基本规范》及集团母公司《关于加强专项管理工作的指导意见》等相关法律法规及内部管理制度制定，旨在通过规范用人单位分级核查流程，防控专项管理风险，提升人力资源及业务运营合规性，确保企业可持续发展。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖招聘、用工、离职、薪酬、培训、绩效、合规审查等业务场景，以及关联第三方合作方的管理环节。第三条本制度下列核心术语定义如下：（一）“XX专项管理”是指企业为防控用工、薪酬、培训等环节风险而建立的全流程管理体系，包括政策制定、执行监督、风险处置及持续优化；（二）“XX风险”是指因管理缺陷、操作失误、外部环境变化等可能导致的法律纠纷、经济损失或声誉损害的潜在事项；（三）“XX合规”是指企业业务活动及员工行为符合法律法规、行业准则及内部规章制度，包括但不限于劳动法合规、数据保护合规、反商业贿赂合规；（四）“XX分级核查”是指根据岗位层级、职责权限、风险等级等因素，对用人单位及其相关人员实施差异化核查频次、深度及标准的动态管理方法。第四条专项管理应遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则：（一）全面覆盖原则：核查范围覆盖所有业务场景及关键环节，确保无死角；（二）责任到人原则：明确各级管理人员及员工在专项管理中的职责，实现闭环管理；（三）风险导向原则：优先核查高风险领域，动态调整资源投入；（四）持续改进原则：通过定期评估优化核查流程，提升管理效能。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对专项管理工作的全面负责，承担第一责任人的领导责任；分管人力资源、业务及风控的领导为直接责任人，统筹推进制度落实。第六条设立专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，人力资源、财务、法务、IT及业务部门负责人为成员。领导小组负责统筹协调专项管理全流程，审批重大风险处置方案，监督考核各层级履职情况。第七条成立专项管理办公室（设在人力资源部），承担领导小组日常事务，职能包括：（一）统筹专项管理制度建设及更新；（二）组织开展专项风险排查及分级评估；（三）监督考核各部门及下属单位的专项管理执行情况；（四）定期向领导小组汇报管理成效及改进建议。第八条牵头部门（人力资源部）职责：（一）负责制定用人单位分级核查标准及操作指南；（二）主导开展员工背景调查、试用期评估等关键环节的核查工作；（三）建立专项管理数据库，实现风险信息共享及动态跟踪；（四）组织开展全员专项管理培训，提升合规意识。第九条专责部门（法务部、IT部、财务部）职责：（一）法务部负责审核专项管理中的法律合规性，提供争议解决方案；（二）IT部负责保障数据核查的安全性与准确性，搭建智能监控平台；（三）财务部负责核查薪酬、报销等财务数据的合规性，防止资金风险。第十条业务部门及下属单位职责：（一）落实本领域专项管理要求，开展日常风险自查；（二）配合牵头部门完成员工核查工作，提供必要材料；（三）建立内部风险预警机制，及时上报异常情况。第十一条基层执行岗（如招聘专员、薪酬专员）合规操作责任：（一）签署岗位合规承诺书，严格执行核查标准；（二）主动上报操作中的疑点事项，配合深入核查；（三）对核查结果负责，确保信息真实完整。第三章专项管理重点内容与要求第十二条招聘环节核查：供应商尽职调查需覆盖资质、信用、诉讼等多维度，禁止关联交易利益输送；供应商入库需通过合规评估，建立淘汰机制。第十三条合同签订核查：需核查员工学历、工作履历真实性，禁止虚构经历；关键岗位签订保密协议及竞业限制条款，明确违约责任。第十四条薪酬福利核查：核查社保缴纳基数合规性，禁止超额发放奖金；离职员工薪酬结算需经财务复核，防止资金挪用风险。第十五条数据安全核查：员工离职需强制清除系统权限，禁止数据外泄；敏感岗位需通过保密协议及安全技术培训，降低信息泄露风险。第十六条用工合规核查：核查劳动合同签订率，禁止无证用工；特殊岗位需通过资质认证，如电工、焊工等操作类岗位需提供职业资格证书。第十七条关联交易核查：核查供应商是否存在高管亲属任职，禁止利益冲突；采购金额超X万元的交易需通过第三方评估，确保公允性。第十八条业务外包核查：外包方需通过合规认证，禁止转包分包；外包项目需签订安全协议，明确数据保护责任。第十九条绩效考核核查：考核指标需经员工代表大会审议，禁止主观评价；考核结果需与薪酬挂钩，防止不公激励。第四章专项管理运行机制第十二条制度动态更新机制：每年由专项管理办公室牵头修订，根据法规变化、业务调整及时调整核查标准，确保时效性。第十三条风险识别预警机制：每季度开展专项风险排查，按“低、中、高”三级评估，发布预警通知并明确整改时限。第十四条合规审查机制：将核查嵌入业务流程，如招聘需“未经背景核查不得录用”，合同需“未经合规审查不得签订”。第十五条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，上报办公室备案；（二）重大风险启动应急预案，成立专项小组协同处置；（三）涉及法律纠纷需联动法务部，全程记录处置过程。第十六条责任追究机制：（一）违规情形：如伪造材料、隐瞒风险等，按“轻微/严重”分级处罚；（二）处罚标准：轻微违规通报批评，重大违规解除劳动合同；（三）联动机制：违规记录纳入绩效考核，并与评优、晋升挂钩。第十七条评估改进机制：每年开展管理成效评估，通过问卷调查、访谈等方式收集反馈，优化核查流程及标准。第五章专项管理保障措施第十八条组织保障：各级领导需签署专项管理责任书，明确“一岗双责”要求，建立考核与晋升的正向激励。第十九条考核激励机制：专项合规情况纳入部门年度考核，优秀团队奖励X万元以内，个人评优优先考虑合规标兵。第二十条培训宣传机制：（一）管理层需参加合规履职培训，通过案例分析提升风险识别能力；（二）一线员工需接受操作规范培训，如招聘专员需掌握背景调查全流程；（三）定期发布合规简报，通报典型案例及改进建议。第二十一条信息化支撑：通过OA系统实现核查流程自动化，嵌入风险预警模块，确保实时监控与动态调整。第二十二条文化建设：（一）编制《专项合规手册》，覆盖关键场景的核查标准及操作指南；（二）组织全员签署合规承诺书，树立“人人合规”意识；（三）设立合规举报热线，匿名反映问题并给予奖励。第二十三条报告制度：（一）风险事件需在X日内上报至办公室，经评估后决定处置方式；（二）年度管理情况需在次年初提交领导小组审议，包括风险统计、改进措施等；（三）报告需通过加密邮件发送，确保信息安全。第