深圳志愿服务规范性制度

深圳志愿服务规范性制度第一章总则第一条为规范公司志愿服务活动的组织管理，防范相关风险，提升志愿服务效能，依据《中华人民共和国慈善法》《社会团体登记管理条例》等法律法规，结合集团母公司关于社会责任与公益事业的指导意见，以及公司内部控制管理要求，特制定本制度。本制度旨在明确志愿服务管理的政策依据、适用范围、核心术语及管理原则，为公司志愿服务工作的标准化、规范化运行提供制度保障。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工参与的志愿服务活动，涵盖但不限于员工参与外部组织的公益活动、公司统一组织的公益项目、以及与业务相关的公益合作等场景。公司各部门在开展志愿服务活动时，应严格遵守本制度规定，确保活动合法合规、安全有序。第三条本制度涉及的核心术语定义如下：（一）“XX专项管理”是指公司针对志愿服务活动全流程的管理体系，包括活动策划、资源整合、风险防控、效果评估等环节的标准化运作。其外延覆盖志愿服务的申请审批、过程监督、成果应用及持续改进等管理活动。（二）“XX风险”是指志愿服务活动中可能出现的合规风险、安全风险、声誉风险等，包括但不限于活动组织不力导致的服务对象权益受损、参与人员人身安全威胁、或因活动执行不当引发的社会舆情问题。（三）“XX合规”是指志愿服务活动必须符合国家法律法规、行业规范及公司内部制度要求，确保活动目标明确、流程规范、资源使用透明、利益相关方权益得到保障。第四条公司志愿服务专项管理应遵循以下核心原则：（一）“全面覆盖”原则，即志愿服务活动应纳入公司整体风险管理框架，确保所有相关环节均受到制度约束。（二）“责任到人”原则，即明确各级管理主体及执行岗位的职责边界，确保管理链条闭环。（三）“风险导向”原则，即重点防控可能导致重大损失或声誉危机的突出问题，优先化解高危风险。（四）“持续改进”原则，即通过动态评估与优化，不断提升志愿服务管理的科学性与有效性。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为公司志愿服务管理的第一责任人，对志愿服务活动的合规性、安全性负总责；分管领导为公司志愿服务管理的直接责任人，负责统筹推进、监督考核及资源协调。公司应将志愿服务管理纳入年度重点工作计划，定期听取汇报，决策重大事项。第六条设立公司志愿服务管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人牵头，分管领导主持，成员包括人力资源部、法务合规部、品牌公关部、安全保卫部等相关部门负责人。领导小组主要履行以下职能：（一）统筹公司志愿服务战略规划，协调跨部门协作；（二）审议重大志愿服务项目的立项及资源配置方案；（三）监督志愿服务活动的合规执行，定期评估成效；（四）决策重大风险事件的处置方案及声誉危机应对。第七条明确三类主体的管理职责：（一）牵头部门职责：由人力资源部担任牵头部门，负责统筹志愿服务管理制度建设、风险识别、监督考核、培训宣贯及年度总结等工作。牵头部门应每季度组织一次专项风险评估，更新管理要求。（二）专责部门职责：法务合规部负责志愿服务活动的法律合规审核，优化流程设计；品牌公关部负责活动宣传与效果评估，维护公司形象；安全保卫部负责参与人员及活动场所的风险管控。（三）业务部门/下属单位职责：各部门及下属单位负责本领域志愿服务活动的具体落实，包括活动方案制定、资源调配、人员组织及日常风险防控。第八条基层执行岗的合规操作责任包括：（一）签署岗位合规承诺书，明确个人在志愿服务活动中的行为规范；（二）主动识别并上报活动过程中的潜在风险，如遇紧急情况应立即启动应急流程；（三）按规定使用公司资源参与志愿服务，严禁以志愿服务名义谋取私利。第三章专项管理重点内容与要求第九条活动策划环节：志愿服务项目需符合公司社会责任战略，明确服务对象、目标、周期及预算，经领导小组审批后方可实施。严禁与员工个人利益直接挂钩的强制志愿服务。第十条资源管理环节：公司统一组织的志愿服务活动，需通过财务部门统一采购物资、支付费用，严禁以虚报方式套取资金。参与人员的交通、食宿补贴应遵循行业公允标准，上限不得突破相关规定。第十一条供应商尽职调查环节：如需引入外部合作机构开展志愿服务，应进行严格的资质审查，重点核实其公益运营记录、财务透明度及社会公信力，必要时可委托第三方机构评估。第十二条招标采购环节：金额超过X万元的志愿服务项目应启动招标程序，采用公开、公平、公正的方式选择执行机构，全程留痕备查。第十三条风险隔离环节：参与志愿服务的员工应签署免责声明，公司应购买相应意外保险，明确活动组织方与参与方的责任边界。第十四条数据保护环节：涉及服务对象的个人信息必须严格保密，未经授权不得泄露，确需使用应征得同意并采取加密存储措施。第十五条安全管控环节：户外志愿服务活动需制定专项安全预案，配备急救物资，明确紧急撤离方案，必要时可邀请专业机构提供安全保障。第十六条利益冲突防范环节：严禁利用志愿服务活动进行商业宣传或谋取不正当竞争优势，严禁接受服务对象的馈赠。第十七条效果评估环节：志愿服务结束后应开展满意度调查，收集服务对象反馈，形成评估报告，作为后续改进的依据。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制：人力资源部牵头，每年联合法务合规部、品牌公关部等共同评估制度适用性，根据法规变化、业务调整及时修订。修订后的制度需经公司管理层审议通过后发布。第十九条风险识别预警机制：每年X季度开展专项风险排查，采用定性与定量相结合的方法进行分级评估，对高风险项发布预警通知，要求责任部门限期整改。第二十条合规审查机制：将志愿服务合规审查嵌入业务决策、合同签订、项目启动等关键节点，建立“未经审查不得实施”的刚性约束，审查结果纳入档案管理。第二十一条风险应对机制：一般风险由责任部门自行处置，重大风险需上报领导小组，启动应急预案，明确牵头部门、协同单位及上报时限。第二十二条责任追究机制：对违反制度的行为，根据情节严重程度采取以下措施：（一）轻微违规：通报批评，责令整改；（二）一般违规：扣减绩效分，取消评优资格；（三）重大违规：移交纪律处分，涉及法律责任的依法处理。第二十三条评估改进机制：每年X月组织对志愿服务管理体系的有效性进行评估，通过问卷调查、访谈、数据统计分析等方式收集意见，形成优化方案并落实。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障：各级领导应明确本层级在志愿服务管理中的职责，确保资源投入与任务匹配。领导小组每季度召开会议，协调解决跨部门问题。第二十五条考核激励机制：将志愿服务管理情况纳入部门年度考核指标，对表现突出的部门给予奖励；个人参与志愿服务达标的可计入年度评优参考。第二十六条培训宣传机制：分层级开展专项培训，管理层需接受合规履职培训，一线员工需掌握操作规范。通过内部平台发布典型案例，强化警示教育。第二十七条信息化支撑：依托企业协同系统建设志愿服务管理模块，实现需求发布、报名管理、进度跟踪、风险预警等功能，提升管理效率。第二十八条文化建设：定期编发《志愿服务合规手册》，在员工手册中明确相关要求，鼓励员工参与公益项目，营造“人人有责、人人尽责”的合规氛围。第二十九条报告制度：各部门每月报送志愿服务活动进展，下属单位需于每年X月提交年度总结报告，内容包括活动开