型销售合同管理标准化工具

通用型销售合同管理标准化工具一、业务场景覆盖范围本工具适用于企业销售部门全生命周期合同管理场景，具体包括但不限于：日常销售合同签订：针对常规产品/服务销售，如标准商品采购、服务项目外包等，保证合同条款规范、流程高效；跨部门协作合同管理：涉及技术、财务、法务等多部门参与的复杂合同（如定制化项目销售），明确各部门职责与协作节点；长期客户续约管理：针对合作期限届满的续签合同，自动触发续约提醒，保证条款更新与历史履约记录衔接；多区域/多客户统一管控：支持跨区域、多客户类型的合同集中管理，实现数据统计与风险监控一体化。二、全流程标准化操作指引步骤1：合同需求发起与信息收集操作内容：销售代表根据客户需求，填写《合同需求申请表》，明确客户基本信息（客户名称、统一社会信用代码、联系人*等）、合同标的（产品/服务名称、规格型号、数量）、核心条款（含税金额、付款方式、交付时间、质量标准等）；附件需包含客户需求函、报价单、技术规格书等支撑材料，保证信息与客户承诺一致。责任角色：销售代表输出成果：《合同需求申请表》及附件清单步骤2：合同文本起草与模板适配操作内容：销售代表从公司标准合同模板库中选择对应类型模板（如《产品销售合同模板》《服务合同模板》），基于需求申请表内容填充条款；对模板中未覆盖的特殊需求（如定制化交付条款、违约责任补充），需标注“特殊条款”并提交法务审核；保证合同要素完整：双方主体信息、标的描述、金额与支付方式、履行期限与地点、违约责任、争议解决方式等关键条款无遗漏。责任角色：销售代表、法务专员（审核特殊条款）输出成果：合同草案（标注特殊条款）步骤3：内部多级审核与修订操作内容：一级审核（销售部门）：销售经理审核合同商业条款（如价格、交付时间）是否符合销售策略，客户需求是否准确响应；二级审核（法务部门）：法务专员审核合同合法性、条款严谨性，重点检查主体资格、违约责任、知识产权等条款，规避法律风险；三级审核（财务部门）：财务专员审核金额准确性、付款方式与公司财务政策一致性，发票类型（如增值税专用发票）与开票信息无误；审核通过后，形成《合同审核意见表》；若有修改意见，销售代表需根据意见修订后重新提交审核。责任角色：销售经理、法务专员、财务专员输出成果：《合同审核意见表》（最终版）、修订后合同文本步骤4：客户沟通与最终确认操作内容：销售代表将审核通过后的合同文本发送给客户联系人*，同步说明公司标准条款及协商后的特殊条款；客户若有修改意见，销售代表需记录并反馈至内部审核部门，必要时启动二次审核；双方就最终条款达成一致后，客户需在合同文本上加盖公章（或合同章），并签署《合同确认函》。责任角色：销售代表、客户联系人*输出成果：双方签字盖章的合同文本、《合同确认函》步骤5：合同签订与存档管理操作内容：销售代表将双方签字盖章的合同文本扫描存档（PDF格式），并在合同管理系统中录入合同编号、签订日期、生效日期、合同金额等关键信息，《合同台账》；合同编号规则：公司简称-年份-合同类型-序号（如“XX公司-2024-销-001”），保证编号唯一可追溯；纸质合同文本由销售部门统一归档，按“客户名称-合同类型-签订日期”分类存放，保管期限不少于合同履行期满后5年。责任角色：销售代表、档案管理员输出成果：合同扫描件、《合同台账》、纸质合同档案步骤6：履行过程跟踪与记录操作内容：销售代表根据合同约定，设置关键节点提醒（如付款节点、交付节点、验收节点），提前3天通过系统或邮件提醒相关负责人；履行过程中若有变更（如交付时间延迟、付款方式调整），需签订《合同变更协议》，并更新合同台账与存档文件；客户验收合格后，获取《验收确认单》，作为合同履行完成的重要依据。责任角色：销售代表、客户联系人*输出成果：《合同履行跟踪表》、《合同变更协议》（若有）、《验收确认单》步骤7：合同到期与复盘归档操作内容：合同到期前30天，系统自动触发“到期提醒”，销售评估是否需续约；若续约，启动续约流程（参照步骤1-5）；合同履行完毕后，销售代表整理合同全流程资料（需求申请、审核意见、文本、变更协议、验收单等），提交档案管理员完成最终归档；每季度末，销售部门组织合同复盘会，分析合同签订周期、履约率、客户满意度等指标，优化模板与流程。责任角色：销售代表、档案管理员、销售经理输出成果：续约方案（若有）、合同复盘报告三、核心管理表格设计表1：合同基本信息表（模板）字段名称填写说明示例合同编号按公司编号规则填写，唯一标识XX公司-2024-销-001合同名称客户名称+合同类型+核心标的*科技有限公司-产品销售合同-办公设备甲方信息公司全称、统一社会信用代码、地址、联系人*、电话（虚拟）XX有限公司/91110108MA05678/*经理/010-5678乙方信息客户全称、统一社会信用代码、地址、联系人*、电话（虚拟）科技有限公司/91110000MA0AB123CD/总同标的产品/服务名称、规格型号、数量、单价、总价（含税）办公设备/A4打印机/10台/3500元/台/35000元签订日期双方签字盖章的日期2024-03-15生效日期合同开始生效的日期（如“签订之日起生效”或特定条件成就日）2024-03-20履行期限合同约定的开始至结束时间2024-04-01至2024-06-30付款方式分期/一次性、支付节点、账户信息签订后3日内付30%，验收后付70%负责人销售代表姓名（*）*销售当前状态起草中/审核中/待签订/履行中/已完成/已终止履行中表2：合同审核流程表（模板）审核环节审核部门/人审核意见审核时间是否通过备注销售审核销售经理*价格符合销售政策，交付时间与客户承诺一致，同意通过。2024-03-10是法务审核法务专员*特殊条款“逾期付款违约金按日0.05%计算”符合法律规定，补充知识产权归属条款，通过。2024-03-12是增加第8条财务审核财务专员*金额与报价单一致，付款方式符合财务流程，通过。2024-03-13是表3：合同执行跟踪表（模板）合同编号履约阶段关键节点计划完成时间实际完成时间负责人备注（如延迟原因）XX-2024-销-001交付阶段首批货物交付2024-04-052024-04-07*销售物流延迟2天XX-2024-销-001验收阶段客户终验2024-06-252024-06-28*销售客户临时增加功能测试XX-2024-销-001付款阶段尾款支付2024-07-10待完成*销售待客户提交验收确认单表4：合同归档记录表（模板）归档编号合同编号归档日期存放位置（柜号/页码）保管人借阅记录（借阅人*、借阅时间、归还时间）GDA001XX-2024-销-0012024-07-15销售档案-03-12*档案员无GDA002XX-2024-销-0022024-07-16销售档案-03-15*档案员*销售/2024-08-01/2024-08-05四、工具使用关键提示信息录入准确性：合同基本信息需与客户提供的资质文件（如营业执照、授权书）一致，避免因主体信息错误导致合同无效；金额、日期等数字类信息需双人核对，杜绝笔误。审核流程刚性执行：严禁跳过审核环节或简化流程，特殊条款必须经法务审核通过后方可与客户确认，保证合同条款合法合规。风险动态监控：对履行中的合同，每周更新《执行跟踪表》，若出现客户违约（如逾期付款）、履约异常（如交付延迟）等情况，需立即上报销售经理并启动风险应对预案。数据安全与保密：合同管理系统需设置权限分级，仅相关人员可查看对应合同数据