合同管理与审批模板包

合同管理与审批模板包一、适用业务场景与对象二、标准化操作流程指引合同发起与需求提交发起主体：业务部门根据合作需求（如采购物料、委托服务等），由经办人*发起合同申请。提交材料：填写《合同审批申请表》（见模板1），附合作方基础信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人等）、合作需求说明（如标的、数量、质量要求）、过往合作记录（如有），以及对方提供的初步合作方案或报价单。系统录入：通过企业OA或合同管理系统创建合同编号（规则：年份-部门简称-合同类型-序号，如“2024-CG-WZ-001”），相关附件材料。合同起草与初步审核起草责任：业务部门根据合作内容，参照《合同模板库》（见模板2）起草合同文本，明确双方权利义务、标的描述、履行期限、付款方式、违约责任等核心条款。部门初审：部门负责人*审核合同的业务合理性（如需求匹配度、成本效益）、条款完整性（是否遗漏关键约定），并在《合同审批申请表》中签署意见。法务合规审核审核要点：法务岗*重点审查合同合法性（是否符合法律法规、行业监管要求）、条款严谨性（如定义是否清晰、权责是否对等、争议解决方式是否明确）、风险防控（如知识产权归属、保密义务、不可抗力条款）。修改反馈：对存在问题的条款，法务岗在系统中标注修改意见，退回业务部门调整；通过后签署《法务审核意见书》。财务复核与审批财务审核：财务岗*审核合同涉财条款，包括付款条件（如预付款比例、结算节点）、金额准确性、税费承担方式、票据要求（如是否提供合规发票），以及预算匹配度（是否在部门年度预算内）。风险提示：对超出预算或存在财务风险的合同，财务岗提出调整建议，必要时提交CFO复批。分级审批与决策权限划分：根据合同金额、类型划分审批层级（示例）：金额≤5万元：业务部门负责人+法务+财务审批；5万元＜金额≤50万元：增加分管副总*审批；金额＞50万元或重大合作：提交总经理*审批。审批时限：各环节审批人需在2个工作日内完成审核，逾期未反馈视为默认通过。对方沟通与最终确认文本确认：审批通过后，业务部门将最终版合同文本发送给合作方，确认双方无异议并获取对方盖章页（或电子签章确认记录）。变更控制：若对方提出修改需求，需重新发起内部审批流程，重大变更需补充说明原因。合同签署与用印管理用印申请：业务部门提交《合同用印申请表》，附最终版合同文本（双方签字盖章页）、审批完整流程记录，交行政或印章管理部门审核。签署规范：合同需由双方法定代表人或授权代表签字，并加盖合同专用章或公章（禁止以部门章或个人章代替）。电子合同需通过第三方合规电子签章平台签署，保证法律效力。归档与履行跟踪归档要求：合同签署后3个工作日内，业务部门将纸质合同原件（至少2份，双方各执1份）及电子版扫描件提交档案管理部门，同步更新《合同台账》（见模板3）。履行跟踪：业务部门负责合同履行过程监控，按节点记录履行情况（如交付进度、付款凭证），重大风险及时上报，并定期更新《合同履行跟踪表》（见模板4）。三、核心模板工具清单模板1：合同审批申请表字段名称填写说明合同编号按系统规则自动，发起时填写合同名称简明体现合同核心内容，如“公司2024年度办公设备采购合同”合作方信息名称、统一社会信用代码、地址、联系人、联系方式（企业内部通讯录可模糊处理）合同类型单选：采购/销售/服务/租赁/合作框架协议等合同金额大小写一致，币种（如人民币/CNY）履行期限起止年月日，关键节点（如验收期、质保期）业务部门初审意见部门负责人签字，注明“同意按流程审核”或“建议补充条款”法务审核意见法务岗签字，标注“合规通过”或“需修改条（修改说明：X）”财务复核意见财务岗签字，注明“预算通过”或“超预算，需补充说明”审批记录逐级填写审批人、职务、审批意见、日期附件清单列出材料名称（如报价单、合作方案、对方资质证明）模板2：合同基本信息表（模板库参考框架）合同编号：________________甲方：________________（企业全称）乙方：________________（合作方全称）签约主体：甲方/乙方（根据合同相对方填写）合同标的：________________（如“软件开发服务”“型号设备采购”）标的数量/规格：________________（如“100台，具体参数见附件1”）合同金额：________________（大写：________________）履行方式：________________（如“分批交付”“一次服务完成”）付款条件：________________（如“预30%到货验收合格后付60%质保期满付10%”）违约责任：________________（简要概括，如“逾期交货按日万分之五支付违约金”）争议解决：________________（如“提交甲方所在地人民法院诉讼解决”）签署日期：________________生效条件：________________（如“双方法定代表人签字并盖章后生效”）模板3：合同台账合同编号合同名称合作方合同类型金额（元）签署日期履行期限负责人归档状态备注2024-CG-WZ-001办公设备采购科技公司采购120,0002024-03-152024-03-15至2024-06-15张*已归档分3批交付模板4：合同履行跟踪表合同编号履行节点计划完成时间实际完成时间责任人履行情况说明附件凭证风险提示2024-CG-WZ-001首批交付2024-04-012024-04-03李*延期2天，已告知对方出库单无2024-CG-WZ-001验收2024-04-10-王*待验收-需跟进对方验收进度四、关键风险提示与规范合规性审查优先：所有合同文本必须经法务审核，禁止使用“口头约定”“双方另有协商”等模糊表述，核心条款（如金额、期限、违约责任）不得涂改。信息准确性保障：合作方名称、统一社会信用代码等关键信息需与营业执照一致，避免因信息错误导致合同无效。审批权限严禁越级：不得通过拆分合同金额、化整为零等方式规避审批，重大合同需提前3个工作日提交审批，预留充足审核时间。保密管理要求：涉及商业秘密的合同，需在中标注“保密条款”，