企业合同审查与管理流程模板

企业合同审查与管理流程模板一、适用范围与业务场景二、全流程操作指引1.合同需求发起与准备操作主体：业务部门（如采购部、销售部）关键动作：业务部门根据合作需求，明确合同主体（对方企业/个人基本信息）、合作标的（货物/服务/项目内容、数量、质量标准）、合作期限、价款及支付方式、双方权利义务等核心要素。整理附件材料（如对方营业执照、资质证明、技术参数、过往合作记录等），保证信息真实、完整。填写《合同需求申请表》，说明合同背景、合作必要性、预算金额及部门负责人意见，提交至法务部门及上级审批。2.合同起草操作主体：业务部门或法务部门（根据企业规模而定，建议法务主导）关键动作：以企业标准合同模板为基础，结合具体需求填写条款；无模板时，参考行业通用范本，保证核心要素齐全。明确合同主体信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式等），避免主体不适格风险。细化标的条款（名称、规格、型号、数量、质量标准、交付时间/地点等）、价款条款（金额、计价方式、币种、发票类型）、支付条款（时间、方式、账户信息）、违约责任（违约情形、赔偿标准、争议解决方式）及保密条款等。起草完成后，内部审核（业务部门负责人确认条款与需求一致），形成《合同草案（初稿）》。3.合同审查操作主体：法务部门、财务部门、业务部门（联合审查）关键动作：法务审查：重点审查合同主体合法性、条款合规性（如是否符合法律法规、行业监管要求）、权利义务对等性、违约责任可执行性、争议解决方式（约定管辖法院/仲裁机构）及格式条款公平性，出具《法务审查意见书》。财务审查：审查价款支付方式与企业财务制度匹配度、发票要求、税务合规性、资金支付风险（如预付款比例、尾款支付条件），出具《财务审查意见书》。业务部门确认：审查意见涉及业务内容调整时，业务部门需与对方沟通协商，确认是否可修改；无法修改的，由法务部门评估风险并上报决策。形成《合同审查汇总表》，明确各环节审查意见及最终修改版本。4.合同审批操作主体：企业各级审批人（根据合同金额、类型划分审批权限）关键动作：业务部门将《合同草案（终稿）》《合同审查汇总表》《合同需求申请表》及相关附件，按审批权限逐级提交（如部门负责人→分管领导→总经理→董事会）。审批人重点审查合同必要性、成本效益、风险可控性及是否符合企业战略，签署《合同审批单》，明确“同意”“修改后同意”或“不同意”意见。涉及重大合同（如金额超限、核心业务合作），需召开专题评审会，由法务、财务、业务及管理层共同决策。5.合同签署与用印操作主体：法务部门、行政部、授权签署人关键动作：审批通过后，法务部门根据审批意见定稿《合同签署文本》，保证文本与审查版本一致，避免涂改（如有修改需双方盖章确认）。明确授权签署人（法定代表人或其授权委托人），核对授权委托书（若为授权签署）及对方签约人身份信息。双方共同签署合同（骑缝章、公章/合同章齐全），行政部负责用印管理，登记《合同用印登记表》（记录合同编号、用印日期、份数、经办人等信息）。签署后，企业留存原件至少2份（1份归档，1份业务部门使用），对方提供复印件的需加盖“与原件一致”章。6.合同履行与跟踪操作主体：业务部门、财务部门关键动作：业务部门建立《合同履行跟踪表》，记录标的交付/服务提供进度、验收情况、价款支付节点等，定期与对方对账。出现履行异常（如延迟交付、质量不符、付款逾期）时，业务部门需及时书面通知对方，协商解决方案（如延期、整改、违约赔偿），并留存沟通记录。财务部门根据合同约定及履行情况办理付款，保证支付凭证与合同条款一致（如验收报告、发票齐全）。合同履行完毕后，业务部门组织验收（需签署《验收确认单》），归档验收资料。7.合同归档与管理操作主体：行政部/档案管理部门关键动作：合同履行完毕或终止后30日内，业务部门将合同文本（含附件、审批单、审查意见书、履行记录等）移交至档案管理部门。档案管理部门按“一合同一档”原则分类归档，编制《合同归档登记表》（记录合同编号、名称、签订日期、对方信息、归档日期、存放位置、保管期限等）。电子合同同步存储至企业合同管理系统，保证数据安全、可追溯；纸质合同存放在专用档案柜，防火、防潮、防虫蛀。保管期限：一般合同不少于5年，重大合同不少于10年，法律法规另有规定的从其规定。三、核心工具表格1.合同需求申请表项目内容合同名称需求部门合作方信息名称、统一社会信用代码、联系人、联系方式、地址合同标的货物/服务/项目名称、规格型号、数量、质量标准合作期限起止日期价款及支付方式总金额、计价方式、支付节点（如预付款30%，验收后70%）、账户信息预算来源部门负责人意见签字：______________日期：______________法务部门初审意见签字：______________日期：______________上级审批意见签字：______________日期：______________2.合同审查汇总表审查环节审查人审查意见是否通过修改说明法务审查*法务经理1.主体资格需补充对方最新营业执照；2.违约责任需明确具体赔偿金额计算方式。是1日内补充营业执照复印件财务审查*财务总监价款支付方式与企业财务制度一致，但需明确发票类型（增值税专用发票）。是在支付条款中补充发票要求业务部门*业务总监条款与需求一致，无异议。是无3.合同履行跟踪表合同编号标的名称履行节点计划完成时间实际完成时间履行情况说明（正常/异常）异常处理措施责任人CG2024001办公设备采购首批货物交付2024-03-152024-03-16延期1天（物流原因）协商减免0.5%违约金*采购专员CG2024001验收最终验收2024-03-202024-03-20正常无*质量主管4.合同归档登记表合同编号合同名称签订日期对方名称存放位置（档案柜/电子路径）归档日期保管期限经办人CG2024001办公设备采购合同2024-02-20XX科技有限公司A柜-01-0022024-03-2110年*行政助理四、关键风险提示与操作规范1.合同主体风险防范签订前严格审查对方营业执照、资质证书（如行业许可证、安全生产许可证等），保证其具备履约能力；对方为自然人的，需核实证件号码信息及授权范围。避免与分公司、分支机构签约（除非总公司提供履保担保），防止主体不适格导致合同无效。2.条款表述规范核心条款（如标的、价款、履行期限、违约责任）需明确具体，避免使用“大概”“左右”“尽快”等模糊表述；质量标准需引用国家标准、行业标准或双方确认的技术参数。格式条款（如“最终解释权归本方所有”）可能因排除对方主要权利而无效，需谨慎使用。3.审批权限管控严格执行分级审批制度，禁止越权审批；重大合同需经总经理办公会或董事会审议，留存会议纪要作为审批依据。审批过程中需全程留痕，纸质审批单或电子审批流程记录需归档保存，保证可追溯。4.履行过程监控业务部门需定期跟踪合同履行进度，对异常情况（如对方延迟履行、质量瑕疵）需在3个工作日内启动应对机制，避免损失扩大。涉及款项支付的，需核对履行凭证（如验收单、发票）与合同约定一致，财务部门方可付款，防止超付或重复支付。5.档案安全管理合同原件由档案管理部门集中保管，业务部门如需借阅，需填写《合同借阅登记表》，明确借阅期限、用途，并由部门负责人签字批准