企业年度合同管理规范范本

企业年度合同管理规范范本前言合同作为企业经营活动中明确权利义务、规范商业行为的核心法律文件，其管理水平直接关系到企业的运营效率、法律风险及整体经济效益。为进一步规范企业合同管理流程，确保合同的合法性、严谨性与可执行性，保障企业各项业务的顺利开展，特制定本规范。本规范旨在为企业各部门及员工提供清晰的合同管理指引，促进合同管理工作的标准化、制度化和精细化，以期最大限度降低合同风险，维护企业合法权益。第一章总则第一条目的与依据为加强企业合同管理，防范合同风险，提高合同履约质量，依据《中华人民共和国民法典》及其他相关法律法规，结合企业实际经营情况，制定本规范。第二条适用范围本规范适用于企业及所属各部门、分支机构在经营管理活动中对外签订的各类合同、协议、意向书及其他具有法律约束力的文件（以下统称“合同”）。内部管理类文件不适用本规范。第三条基本原则合同管理应遵循以下原则：1.合法性原则：合同的订立、履行、变更、解除等全过程必须符合国家法律法规及行业规范要求。2.审慎性原则：合同谈判、起草、评审等环节应充分评估风险，确保条款严谨，权责清晰。3.效益性原则：在合法合规的前提下，追求合同条款的商业合理性，保障企业经济效益最大化。4.统一性原则：合同管理应纳入企业统一管理体系，确保流程规范、标准一致。第四条管理目标通过本规范的实施，实现合同管理的制度化、流程化、标准化，有效控制合同风险，提升合同履约率，保障企业资产安全，促进企业可持续发展。第二章合同管理组织与职责第五条管理部门企业指定法务部门（或综合管理部门，根据企业实际情况确定）作为合同管理的归口部门，负责统筹、协调、监督全企业的合同管理工作。第六条归口部门职责法务部门（或指定部门）主要职责包括：1.组织制定和修订企业合同管理相关制度及标准文本；2.对合同的合法性、合规性进行审核；3.参与重大合同的谈判与起草工作；4.监督合同履行情况，协助处理合同纠纷；5.负责合同专用章的保管与使用管理；6.组织合同管理培训及相关法律知识普及；7.负责合同档案的统一归档与管理。第七条业务部门职责各业务部门是合同的发起部门和履行主体，主要职责包括：1.根据业务需求发起合同立项及谈判；2.负责合同相对方的初步筛选与背景调查；3.起草与本部门业务相关的合同文本（或填写标准合同文本）；4.负责合同履行过程中的具体对接、执行、跟踪与反馈；5.及时向法务部门（或指定部门）反馈合同履行中出现的问题或风险；6.配合法务部门（或指定部门）处理合同纠纷；7.按要求提交合同相关资料，参与合同评审。第八条财务部门职责财务部门在合同管理中主要职责包括：1.对合同中的付款方式、金额、税务条款等进行财务审核；2.依据生效合同办理款项收付；3.参与涉及重大财务风险的合同评审。第三章合同管理流程第九条合同发起与准备1.业务部门根据实际业务需求，进行合同立项，明确合同目的、主要内容、预算及相对方初步意向。2.对合同相对方进行必要的背景调查，包括但不限于其工商信息、经营状况、信用情况、履约能力等，形成初步评估意见。3.对于重大或长期合作的相对方，应要求其提供相关资质证明文件。第十条合同起草与评审1.合同起草应优先使用企业发布的标准合同文本。无标准文本的，由业务部门根据谈判结果及业务需求起草，或委托法务部门（或指定部门）起草。2.合同文本应内容完整、条款明确、权责清晰、语言严谨。主要条款一般应包括：当事人基本信息、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等。3.合同起草完成后，业务部门应填写《合同评审表》，连同合同草案及相关背景资料，按规定流程提交相关部门评审。4.评审部门应根据职责对合同的相应条款进行审核，并出具明确的评审意见。评审意见应具体、可操作。5.法务部门（或指定部门）负责对合同的合法性、合规性、完整性及风险点进行最终审核。6.对于评审中提出的修改意见，业务部门应与相对方协商，并对合同文本进行修改完善，直至评审通过。第十一条合同审批与签订1.合同评审通过后，由业务部门按照企业审批权限规定，逐级报请相关领导审批。2.审批权限根据合同类型、金额等因素设定，具体标准另行制定。3.所有审批流程完成后，由法务部门（或指定部门）核对审批手续的完整性，确认无误后加盖合同专用章。4.合同签订应采用书面形式（包括电子合同，需符合国家相关法律法规规定），并由法定代表人或其授权委托代理人签字。授权委托代理人需持有有效的《授权委托书》。5.合同签订后，业务部门应及时将合同副本分送相关部门（如财务部门），原件交法务部门（或指定部门）归档。第十二条合同履行与监控1.合同生效后，业务部门为履行第一责任人，应严格按照合同约定全面、及时履行己方义务，并积极督促相对方履行合同义务。2.业务部门应建立合同履行台账，定期跟踪记录合同履行进度、付款情况、交付情况等。3.在合同履行过程中，如发现相对方可能或已经违约，或出现不可抗力等影响合同履行的情形，业务部门应立即采取应对措施，并及时向法务部门（或指定部门）及相关领导报告。4.合同履行完毕后，业务部门应进行总结评估，并将履行结果反馈至法务部门（或指定部门）。第十三条合同变更、解除与终止1.合同生效后，任何一方不得擅自变更或解除。确需变更或解除的，应由业务部门与相对方协商一致，并签订书面的变更或解除协议，按原合同审批流程履行评审和审批手续。2.出现法律规定或合同约定的变更、解除情形时，业务部门应及时与法务部门（或指定部门）沟通，依法依规处理。3.合同因履行完毕、解除、终止等原因失效后，业务部门应将相关情况书面告知法务部门（或指定部门）。第十四条合同纠纷处理1.发生合同纠纷时，业务部门应立即收集相关证据，并向法务部门（或指定部门）报告。2.法务部门（或指定部门）协助业务部门分析纠纷原因、评估风险，并制定处理方案。3.纠纷处理优先采用协商、调解方式解决；协商或调解不成的，可根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。4.在纠纷处理过程中，任何部门和个人未经授权，不得擅自对外作出承诺或达成和解。第四章合同专用章管理第十五条印章保管合同专用章由法务部门（或指定部门）指定专人保管，妥善存放，确保安全。第十六条用印审批使用合同专用章须履行严格的审批手续，凭经最终审批通过的《合同评审表》及合同文本原件用印。用印前应核对合同内容与审批意见的一致性。第十七条用印登记建立《合同专用章使用登记薄》，详细记录用印日期、合同名称、编号、用印部门、经办人、审批人等信息。第五章合同档案管理第十八条档案归集合同签订后，业务部门应将合同原件及相关附件（包括但不限于审批表、评审意见、相对方资质文件、补充协议、履行过程中的重要单据等）及时移交法务部门（或指定部门）归档。第十九条档案保管法务部门（或指定部门）负责合同档案的分类、编号、登记和保管。档案保管应符合国家档案管理规定及企业内部档案管理制度，确保档案的完整、安全和保密。第二十条档案查阅合同档案查阅需履行审批手续，查阅人应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。查阅涉密合同档案，需经企业分管领导批准。第二十一条档案销毁合同档案的保管期限及销毁程序，按照国家有关规定及企业档案管理制度执行。第六章责任追究第二十二条责任追究情形对于在合同管理过程中出现下列情形之一，给企业造成损失的，将视情节轻重对相关责任人进行追究：1.未经审批擅自签订合同的；2.违反规定使用合同专用章的；3.在合同谈判、起草、评审中存在重大失职或弄虚作假的；4.未按合同约定履行义务，或发现问题未及时报告、处理，导致损失扩大的；5.擅自变更、解除合同的；6.泄露合同商业秘密或保密信息的；7.丢失、损毁重要合同档案材料的。第二十三条责任形式责任追究形式包括但不限于：通报批评、经济处罚、岗位调整、纪律处分等；涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理。第七章附则第二十四条规范解释本规范由企业法务部门（或指定部门）负责解释。第二十五条规范修订本规范根据国家法律法规变化及企业经营管理需要，可适时进行修订。修订程序由法务部门（或指定部门）发起，报企业决策层批准后生效。第二十六条生效日期本规范自发布之日起施行。原有相关合同管理规定与本规范不一致的，以本规范为准。（企业名称）（发布日期）---使用提示：1.本范本为通用框架，企业应结合自身行业特点、规模、业务模式等实际情况进