2026年公关服务公司财务档案管理办法

2026年公关服务公司财务档案管理办法为规范公司财务档案管理，确保会计资料的真实、完整、安全与合规，提升财务信息利用效率，防范经营风险，依据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》、《企业会计信息化工作规范》等相关法律法规，结合本公司业务特点及未来发展趋势，特制定本办法。第一章总则第一条本办法所称财务档案，是指公司在各项财务与经营活动中形成的，具有保存价值的会计凭证、会计账簿、财务会计报告及其他相关财务资料，包括但不限于纸质、电子及其他介质形态的记录。第二条财务档案管理遵循“统一领导、分级管理、责任到人、安全保密、便于利用”的原则。公司财务部是财务档案管理的归口部门，负责制度的制定、监督与执行。第三条本办法适用于公司总部、各分支机构及所有职能部门。所有产生或接触财务档案的员工，均须遵守本办法。第二章财务档案的范围与分类第四条财务档案具体范围包括：（一）会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证及其他凭证。（二）会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿及其他会计账簿。（三）财务报告类：月度、季度、半年度、年度财务会计报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，以及审计报告、验资报告、资产评估报告等。（四）其他类：银行对账单及余额调节表、纳税申报表及完税证明、发票存根联及抵扣联、会计档案移交清册、保管清册、销毁清册、财务预算与决算资料、重大合同协议（涉及收付款条款）、财务软件系统数据及备份、具有财务价值的业务活动记录（如项目结算单、媒体采购合同、活动执行费用明细等）及其他应予保存的财务相关资料。第五条财务档案按载体分为纸质档案与电子档案。电子档案指通过计算机等电子设备形成、传输和存储的财务电子会计资料，其效力等同于纸质档案，但须满足本办法规定的管理要求。第三章财务档案的立卷、归档与移交第六条财务档案的立卷与整理由经办会计人员负责。会计年度终了后，财务人员须对上一年度的财务资料进行系统整理、立卷、装订。会计凭证应按月整理，确保附件齐全、手续完备、装订牢固、封面规范。第七条归档的财务档案应符合以下质量要求：（一）内容真实、完整、准确，签章齐全。（二）纸质档案应使用符合国家标准的耐久性书写和印制材料，字迹工整清晰。（三）电子档案应确保元数据完整、格式符合标准、内容不可篡改，并附有电子签名或可靠的安全认证标识。第八条财务档案的归档时限：（一）会计凭证、账簿、月度及季度报表，应在会计年度终了后，由财务部门临时保管一年。期满后，编制移交清册，移交公司综合档案室统一保管。（二）年度财务会计报告、年度审计报告、会计档案保管清册、销毁清册等，应在形成年度终了后，即时移交公司综合档案室。（三）电子档案应实行实时备份与定期归档相结合制度。每季度结束后十五个工作日内，应将上一季度的电子会计资料进行只读化处理并完成归档备份。第九条移交财务档案时，交接双方必须当面核对清点，确认档案数量与清单无误后，在移交清册上签字盖章，各执一份备查。第四章财务档案的保管与存储第十条公司设立专用财务档案室（柜），配备符合“八防”（防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防高温、防磁、防光）要求的设施，确保档案实体安全。第十一条电子档案实行离线、云端多重备份制度。核心财务数据除在本地服务器存储外，应定期备份至经安全认证的云端存储系统及专用离线存储介质。备份介质应异地存放。第十二条财务档案保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般为10年、30年，具体划分依据国家《会计档案管理办法》执行。涉及公司重大资产、债权债务、股权变更及重要诉讼的财务档案应永久保存。第十三条财务档案保管人员应定期检查档案保管状况，对破损、变质的档案要及时修复或复制。电子档案应定期进行可读性检查与数据迁移，防止因技术过时而无法读取。第五章财务档案的借阅与利用第十四条建立严格的财务档案借阅审批登记制度。公司内部人员因工作需要借阅，须填写《财务档案借阅申请单》，经其部门负责人及财务部门负责人共同批准后方可借阅。借阅非本部门直接相关的核心敏感档案，还须报请分管财务的公司领导批准。第十五条外部单位（如审计机构、监管机构、司法机关等）查阅或复制财务档案，必须持有效证件及正式函件，经公司总经理书面批准，并在财务部门人员全程陪同下进行。第十六条财务档案原则上不得借离档案室。确需外借的，须经分管财务的公司领导特批，并办理详细外借手续，明确归还期限，最长不得超过五个工作日。借阅人对所借档案负有安全、保密责任，严禁涂改、拆封、抽页、污损或转借。第十七条电子档案的查阅应在指定终端进行，并设置分级访问权限。严禁未经授权下载、复制、传播。所有借阅与利用行为均应在档案管理系统中留有完整、不可更改的日志记录。第六章财务档案的销毁第十八条对保管期满、经鉴定确无保存价值的财务档案，可按规定程序销毁。第十九条销毁程序：（一）由公司综合档案室会同财务部、法务部组成鉴定小组，对到期档案进行鉴定，编制《财务档案销毁清册》，列明拟销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度、应保管期限、已保管期限等。（二）《财务档案销毁清册》需报公司总经理办公会议审议批准。（三）销毁时，应由公司综合档案室、财务部、内部审计部门共同派员监销。监销人在销毁前应核对清册，销毁后应在销毁清册上签名盖章，并将监销情况书面报告公司总经理。（四）保管期满但涉及未结清债权债务、未了事项或仍有参考价值的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，保管至事项完结为止。第二十条电子档案的销毁，必须确保存储介质上的所有数据被不可恢复地彻底清除，并由技术部门和档案管理部门共同确认执行。第七章电子财务档案的特殊管理第二十一条公司鼓励并推进财务档案的电子化进程，但须确保电子会计资料来源真实有效，生成、传输、存储过程安全可靠，能够有效防范数据被篡改、丢失与泄露。第二十二条电子会计档案管理系统应具备完善的权限管理、操作日志、数据加密、备份恢复及安全审计功能。系统操作日志应至少保存三十年。第二十三条电子发票等外部获取的电子会计资料，应连同其元数据（如发票代码、号码、防伪码、开票日期等）一并归档，确保其作为记账凭证附件的完整性与法律效力。第二十四条建立电子档案与纸质档案的关联索引。符合国家规定的电子档案可仅以电子形式保存，但涉及永久保存或其他重要档案，应同时制作并保存一套纸质版本，或进行微缩胶片等异质备份。第八章责任与处罚第二十五条公司全体员工均有保护财务档案安全与完整的义务。凡违反本办法，有下列行为之一者，公司将视情节轻重，给予通报批评、经济处罚直至解除劳动合同；给公司造成损失的，依法追究赔偿责任；构成犯罪的，移交司法机关处理：（一）未按规定归档、保管，造成档案损毁、遗失或泄密的。（二）擅自涂改、伪造、抽取、销毁财务档案的。（三）未经批准，擅自对外提供、复制、传播财务档案内容的。（四）玩忽职守，导致档案管理设施出现重大隐患或档案遭受重大损失的。（五）其他违反本办法及公司保密规定的行为。第二十六条财务档案管理人员岗位变动时，必须办理详细的交接手续，由部门负责人监交。交接不清的，不得离岗。第九章附则第二十七条本办