2026年公关服务公司客户信息保护与保密协议管理办法

2026年公关服务公司客户信息保护与保密协议管理办法为适应数字化时代发展要求，规范公司客户信息保护与保密协议管理工作，维护客户合法权益，保障公司业务稳健运行，防范法律与声誉风险，依据《中华人民共和国网络安全法》《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》及相关法律法规，结合行业实践与公司实际情况，特制定本办法。第一章总则第一条本办法所称客户信息，是指公司在提供公共关系咨询、媒体传播、活动策划与执行、声誉管理、数字营销等各类服务过程中，以电子或其他方式记录的，能够单独或者与其他信息结合识别特定客户身份或反映特定客户活动情况的各种信息。包括但不限于：客户名称、联系方式、组织机构代码等基础身份信息；客户商业战略、营销计划、财务数据、未公开的重大决策等核心商业秘密；在服务过程中产生或获得的与客户相关的项目方案、调研数据、分析报告、合同文件、沟通记录等过程性与成果性信息。第二条本办法所称保密协议，是指公司与客户之间，以及公司与员工、合作伙伴之间，为明确客户信息保护责任与义务而订立的法律文件，包括但不限于服务合同中的保密条款、独立的保密协议、数据保护附录等。第三条本办法适用于公司全体部门及所有员工（包括正式员工、实习生、顾问及以其他形式为公司提供服务的人员）。公司所有涉及客户信息的业务活动及管理行为，均须遵守本办法。第四条客户信息保护与保密工作遵循以下基本原则：（一）合法合规原则：所有操作严格遵守国家法律法规及监管要求。（二）权责一致原则：明确各部门、各岗位在客户信息保护中的具体责任。（三）最小必要原则：仅收集和处理与提供服务直接相关、最小范围的客户信息，并在达成本业务目的后，在法律法规要求或客户同意的期限内及时删除或匿名化处理。（四）全程管控原则：对客户信息的收集、存储、使用、加工、传输、提供、公开、删除等全生命周期实施安全管理和控制。（五）保密优先原则：将客户信息的保密要求置于日常工作的优先位置，纳入公司文化与考核体系。第二章管理职责与分工第五条公司成立客户信息保护工作小组（以下简称“工作小组”），由公司总经理担任组长，法务部负责人、信息安全部负责人、各业务部门负责人为主要成员。工作小组是公司客户信息保护与保密协议管理的最高决策与协调机构，负责审定相关制度、处理重大事件、评估整体风险。第六条法务部是本办法的归口管理部门及保密协议的专业审核部门，主要职责包括：（一）负责起草、修订本办法及相关配套文件。（二）负责标准保密协议文本的制定与更新。（三）对所有对外签署的涉及客户信息的合同、协议、条款进行合法性、合规性及风险性审查。（四）提供客户信息保护相关的法律咨询与培训。（五）在发生信息泄露等事件时，提供法律应对支持。第七条信息安全部是客户信息安全的技术保障部门，主要职责包括：（一）建立并维护公司信息安全技术体系，包括网络边界防护、访问控制、数据加密、防病毒、入侵检测等。（二）负责公司内部信息系统（如客户关系管理系统、项目协作平台、内部服务器等）的安全配置与管理。（三）定期组织信息安全风险评估与渗透测试，及时发现和修复漏洞。（四）监控信息系统的安全状况，对异常访问和操作进行预警与追踪。（五）负责数据备份与灾难恢复计划的制定与演练。第八条各业务部门是本部门客户信息保护的责任主体，部门负责人为第一责任人，主要职责包括：（一）确保本部门员工熟知并严格遵守本办法。（二）在业务活动中严格遵循最小必要原则处理客户信息。（三）管理本部门产生的客户信息纸质与电子文档，确保其存储与传递安全。（四）配合法务部、信息安全部完成相关工作。第九条人力资源部负责将客户信息保护与保密义务纳入员工入职、在职培训及离职管理流程，并与新员工、在职员工签订包含保密条款的劳动合同或专项保密承诺书。第三章保密协议的签订与管理第十条在与客户建立正式服务关系前，必须与客户签订包含完备保密条款的服务合同或独立的保密协议。禁止在未签署有效保密协议的情况下，开展可能接触客户核心信息的前期深度沟通或服务。第十一条公司采用由法务部制定的标准保密协议文本。如客户提供其版本协议，必须提交法务部进行严格审查，评估其条款的公平性及对公司可能增加的风险，经法务部书面批准后方可签署。第十二条保密协议中必须明确约定以下核心内容：（一）保密信息的定义与范围。（二）保密义务的承担主体（如接收方及其员工、关联方等）。（三）保密信息的使用目的与使用限制。（四）保密期限（通常不应短于服务合同关系存续期间及终止后的一定合理年限）。（五）保密信息的返还与销毁程序。（六）违约责任与争议解决方式。（七）符合法律法规要求的个人信息处理规则（如涉及）。第十三条所有签署完毕的保密协议正本由公司行政部统一归档管理，建立电子与纸质双重索引，确保其安全性并可便捷查询。业务部门可保存经授权的复印件或扫描件用于履行协议。第十四条保密协议终止或服务合同履行完毕后，相关部门应根据协议约定，在法务部指导下，及时启动客户保密信息的返还或安全销毁程序，并形成书面记录存档。第四章客户信息的日常保护措施第十五条访问控制措施：（一）根据“业务必需”原则，为员工分配最小权限的系统访问账号。员工岗位变动时，其访问权限须及时调整；员工离职时，人力资源部应第一时间通知信息安全部及相关部门，立即禁用其所有系统账号，并回收其持有的任何客户信息载体。（二）核心客户资料库、重要项目文档库必须设置严格的访问权限，并进行访问日志记录，日志保存时间不少于六个月。（三）所有办公电脑、移动办公设备必须设置强密码口令并定期更换，鼓励采用生物识别等多因素认证方式。第十六条存储与传输安全：（一）客户信息应优先存储于公司指定的、具备安全防护的内部服务器或经批准的云服务平台。禁止擅自使用个人网盘、公共邮箱、即时通讯工具等未授权的外部渠道存储客户敏感信息。（二）公司内部传输敏感客户信息，应使用公司加密邮件系统或经批准的加密传输工具。对外提供客户信息（如按约定向客户报告或向合规的第三方供应商提供），必须进行加密处理，并通过安全渠道传递。（三）纸质客户文件必须存放于带锁的文件柜中，废弃的纸质文件必须使用碎纸机销毁，不得随意丢弃。第十七条使用与加工安全：（一）员工在工作场所处理客户信息时，应确保电脑屏幕不被无关人员窥视，离开座位时应锁定电脑屏幕。（二）在公共场所、交通工具上使用移动设备处理客户信息时，必须采取严格的隐私保护措施。（三）对客户信息进行分析、加工形成报告或成果时，如非必要，应对其中可识别特定客户身份的个人信息进行匿名化处理。第十八条第三方合作伙伴管理：（一）如因业务需要，必须将涉及客户信息的业务委托给第三方合作伙伴（如翻译、印刷、IT支持等），必须事前对其进行安全评估，并与其签订严格的保密协议，明确其保护责任与违约责任。（二）业务部门应对合作方的信息处理活动进行必要监督，确保其遵守协议约定。第五章教育培训与意识提升第十九条人力资源部与法务部应牵头组织，每年至少开展一次面向全体员工的客户信息保护与保密专题培训，内容涵盖法律法规、公司制度、典型案例、实操技能等。第二十条新员工入职时，必须接受包含本办法核心内容的岗前培训，并签署保密承诺书，培训与签署记录纳入员工档案。第二十一条公司通过内部通讯、宣传栏、定期邮件提醒等多种形式，持续进行客户信息保护文化宣传，提升全员保密意识。第六章事件应对与违规处理第二十二条任何员工一旦发现或怀疑客户信息可能发生泄露、遗失、毁损或被非法访问、使用（以下统称“安全事件”），必须立即向其部门负责人和信息安全部报告，不得隐瞒。第二十三条信息安全部在接到报告后，应立即启动应急响应预案，采取必要措施控制事态，查明事件原因、影响范围及损失程度。同时，法务部应评估事件法律风险，如需向客户、监管机构报告或通知受影响个人，应按照法律规定及合同约定，由公司统一对外沟通。第二十四条对安全事件的调查处理过程及结果应形成书面报告，报工作小组审阅，并作为改进管理措施的依据。第二十五条违反本办法规定，未造成严重后果的，公司将视情节给予责任人警告、通报批评、降薪等内部处分。造成客户