2026年公关服务公司项目转包与分包管理规范

2026年公关服务公司项目转包与分包管理规范第一章总则第一条制定目的与依据本规范旨在建立系统、透明的项目转包与分包管理体系，确保在利用外部专业资源提升服务能力的同时，维护公司品牌声誉，保障项目交付成果符合客户要求及合同约定。制定依据包括《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国广告法》、《中华人民共和国网络安全法》、《中华人民共和国数据安全法》、《中华人民共和国个人信息保护法》及相关行业标准。第二条术语定义1.转包：指将公关项目合同中的全部或核心服务义务，整体转让给第三方执行，本公司仅承担联络或管理职责的行为。本公司原则上禁止任何形式的项目转包。2.分包：指在自主承担项目总体管理、核心创意策划及客户关系维护的前提下，将项目中的部分非核心、专业性辅助工作（如专项技术执行、物料制作、地方性活动落地、特定媒体监测等），委托给具有相应资质的第三方服务商协同完成的行为。本制度主要规范分包管理。3.合格分包商：指经本公司严格评估、审核并纳入合格供应商名录，具备相应专业资质、服务能力、良好信誉及合规经营记录的法人或其他组织。4.项目负责人：指本公司指定的对特定公关项目负总责的专职管理人员。第三条管理原则1.主责承担原则：公司是项目法律义务与服务质量的第一责任主体，对客户承担全部责任，不因分包而免除自身责任。2.事前审批原则：所有分包活动必须履行严格的内部申请与审批程序，未经批准不得实施。3.择优选用原则：分包商的选择应基于其专业能力、服务质量、历史绩效和商业条款，通过合规程序确定。4.风险管控原则：必须对分包活动进行全过程监督，识别并管控质量、时效、成本、信息安全及法律合规风险。5.合规透明原则：分包行为及主要分包商信息，应根据合同约定或应客户要求，以适当方式向客户进行披露，不得隐瞒。第二章分包决策与审批第四条分包范围界定允许分包的工作内容应属于非核心、可独立划分的专业辅助环节，主要包括：1.专项内容制作：如高端视频拍摄与后期、复杂H5/小程序技术开发、大型线下活动物料制作与安装等。2.区域性落地执行：如在全国多城市开展的线下活动在非总部所在地的执行工作。3.特定监测与分析：如使用专业软件进行的全媒体大数据监测、深度舆情分析报告撰写。4.专项后勤支持：如大型活动的临时安保、物流、翻译服务等。严禁将项目整体策略规划、核心创意产出、主流媒体关系维护、客户日常沟通管理、最终成果整合与汇报等核心工作进行分包。第五条分包审批流程1.项目提出：项目负责人根据项目需求、团队负荷及专业缺口，填写《项目分包申请审批表》，详细说明拟分包内容、必要性、预期目标、初步预算及对分包商的资质要求。2.部门审核：所属业务部门负责人对分包的合理性、必要性及预算进行审核。3.风控法务审核：公司风控与法务部门对分包可能涉及的法律风险、合同条款、知识产权归属、数据安全及保密要求进行合规性审查。4.管理层批准：根据分包涉及金额及项目重要性，报请公司分管副总经理或总经理最终批准。超过规定金额的重大分包事项需经总经理办公会审议。5.未经完成上述审批流程并获书面批准，任何人员不得与外部服务商签订分包协议或作出具有法律约束力的承诺。第三章分包商选择与管理第六条合格分包商库建立与维护1.公司建立并动态维护《合格分包商名录》。进入名录需经过资质初审、案例评审、实地考察（如必要）及试用合作等环节。2.初审资料包括但不限于：营业执照、资质证书、过往类似项目案例、核心团队介绍、保密承诺函等。3.每年对名录内分包商进行绩效复审，评估维度包括交付质量、响应速度、沟通配合度、价格水平及合规状况。复审不合格者将被暂停或移出名录。第七条分包商选择程序1.对于常规、小额分包，可从《合格分包商名录》中直接选取至少三家进行询价比价，综合评估后择优确定。2.对于金额较大、专业性强的分包，应组织正式的比选或竞争性谈判，成立由项目、采购、风控等部门人员组成的评选小组，根据预定的技术标与商务标标准进行评分选定。3.所有选择过程须保留书面记录，确保过程公平、公正、可追溯。4.原则上不得选择与项目负责人或关键决策人有直接利益关联的服务商，如确有必要，须进行利益冲突申报并获特别批准。第八条分包合同签订1.必须与选定的分包商签订书面《项目分包服务合同》，合同应条款完备、权责清晰。2.合同关键条款必须包括：明确的工作范围与交付标准、项目时间表、费用与支付方式、知识产权归属（必须约定分包成果知识产权归本公司或依主合同约定转移至客户）、保密义务、违约责任、质量保证期、以及反商业贿赂承诺。3.分包合同中的服务质量标准不得低于本公司与客户签订的主合同标准。分包商的保密义务期限与范围应不低于主合同要求。4.合同签订前须经公司风控法务部门审核用印。第四章分包过程执行与监控第九条项目交底与计划协同项目负责人须向分包商进行详细的项目交底，明确项目背景、客户要求、质量规范、沟通机制及应急预案。双方工作计划应紧密衔接，确保整体项目进度不受影响。第十条过程监督与沟通1.项目负责人或指定对接人负责对分包工作的全过程进行监督，定期检查工作进度与阶段性成果。2.建立定期沟通会议机制，及时协调解决执行中的问题。重要节点成果需经本公司项目团队审核确认后，方可进行下一步工作。3.分包商的所有对外交付物或向客户直接呈现的成果，必须经本公司项目负责人最终审核批准。第十一条质量与风险控制1.对分包工作的关键节点设置质量检查点，依据既定标准进行验收。2.监控分包商工作中的潜在风险，特别是信息安全风险，确保其处理任何本公司或客户提供的数据时，遵守相关法律法规及保密协议。3.如发现分包商工作存在严重偏离、质量缺陷或违约风险，项目负责人应立即要求其整改，并依据合同约定采取相应措施，同时向公司管理层报备。第十二条验收与付款1.分包工作全部完成后，由项目负责人组织按照合同约定标准进行最终验收，并出具《分包项目验收报告》。2.验收合格后，分包商按合同开具发票，项目负责人凭《分包申请审批表》、《分包合同》、《验收报告》及发票，按公司财务流程发起付款申请。3.可设置质量保证金条款，在最终验收合格后的一定期限内无质量问题后再行支付。第五章权利、义务与责任第十三条公司的权利与义务1.权利：对分包商的工作进行全程指导、监督与审核；要求分包商更换不合格的服务人员；因分包商原因导致项目受损时，依据合同及法律追究其责任。2.义务：提供必要的工作界面与信息支持；按合同约定及时支付款项；维护分包商的正当合法权益。第十四条分包商的责任与义务1.对其分包范围内的服务质量、进度和安全承担直接责任。2.遵守本公司及客户方相关的管理制度，特别是信息安全与保密规定。3.保障其服务不侵犯任何第三方的知识产权等合法权益。4.未经本公司书面同意，不得进行二次分包。5.独立承担其雇佣人员的劳动用工及安全生产责任。第十五条知识产权与保密1.分包商在项目执行中产生的所有工作成果的知识产权，自产生之日起即归本公司所有或按主合同约定执行。分包合同须对此作出明确无误的约定。2.分包商须与接触项目信息的员工签订保密协议，并对在本项目过程中知悉的本公司及客户的一切未公开信息承担永久保密义务，该义务不因合同终止而解除。第六章附则第十六条档案管理项目结束后，项目负责人须将全部分包过程文件，包括审批表、比选记录、合同、验收报告、支付凭证及