2026年公关服务公司预收费管理规范

2026年公关服务公司预收费管理规范第一章总则第一条目的与依据本规定旨在建立透明、公平、规范的预收费管理体系，明确预收费用的收取、使用、退款、结转等环节的操作标准与责任，防范财务与法律风险，提升客户信任度与满意度，确保项目执行的资金保障。第二条适用范围本规定适用于公司与客户签订合同（或协议）中约定需预先收取的全部或部分服务费用。涉及长期战略顾问服务按年度预付、单项活动执行预付、媒体传播项目预付等所有形式的预收款行为，均须遵守本规定。第三条基本原则1.合同先行原则：所有预收费行为必须以双方正式签订的有效合同（或协议）为依据，合同中须明确约定预收费金额、支付节点、与服务的对应关系、退款条件等关键条款。2.专款专用原则：预收费用必须纳入公司统一财务账户进行管理，并建立项目台账，确保资金用于对应项目的成本支出与服务履行，不得随意挪作他用。3.透明合规原则：预收费的标准、方式、期限等信息应向客户清晰告知，收费过程合法合规，票据开具及时准确。4.风险防控原则：通过合理的预收比例设置、严格的合同审核与客户资信评估，有效控制坏账风险与履约风险。第二章预收费的收取管理第四条收费前提预收费用的收取，必须同时满足以下条件：1.双方已签署具有法律效力的项目合同（或协议），且合同已按公司内部流程完成审批。2.合同中已明确列明预收费用的具体金额、占合同总额的比例、支付时间点。3.财务部门已根据合同内容，在财务管理系统中建立对应的项目编号及收费台账。第五条收费标准与比例1.预收费的具体比例应根据项目类型、周期、客户信用状况、成本投入特点等因素综合确定，原则上不超过合同总金额的百分之五十。对于重大或长期项目，可依据阶段性交付成果设置多个预收节点，但首付款比例一般不超过百分之三十。2.对于信用记录良好、长期合作的战略客户，经公司总经理特别批准，可适当调整预收比例及方式，但必须在合同中予以明确。3.严禁任何业务人员口头承诺或私下约定与合同不符的收费条件。第六条收取流程1.发起：项目负责人依据生效合同，通过公司内部办公系统发起《预收费申请》，附上合同关键页扫描件，注明应收费金额、时限。2.审核：财务部门收到申请后，核对合同条款及审批状态，确认无误后核准申请，并生成唯一的缴费通知单号。3.通知：项目负责人将含有缴费通知单号、公司指定收款账户、金额、截止日期的正式书面通知（可电子形式）发送给客户。4.收款与确认：财务部门负责查收到账情况。确认款项到账后，应在三个工作日内开具合法合规的增值税发票并寄送给客户，同时在项目管理台账中更新收款状态。5.入账：预收款项计入“合同负债”科目，随项目进度和收入确认原则逐步结转至收入。第三章预收费的使用与核算管理第七条资金使用预收费用优先用于支付所对应项目的直接成本，如媒体采购、第三方服务费、活动场地搭建、关键物料制作等。项目负责人应合理规划资金使用，确保项目执行不受资金短缺影响。第八条独立核算财务部门为每个预收费项目建立独立的辅助核算台账，详细记录每笔预收款的收到时间、金额、对应的合同编号、项目编号，以及后续的成本列支、收入结转情况。确保账目清晰，可追溯。第九条进度报告项目负责人应定期（至少按月）向财务部门及主管领导提交项目进度报告，同时说明预收资金的使用情况与后续资金需求预测。财务部门据此监控预收款使用与项目进度的匹配性。第四章预收费的结转、退款与特殊情形处理第十条收入结转根据项目执行的实质进度，按照《企业会计准则》中关于收入确认的原则（通常为在一段时间内履行履约义务并按投入法或产出法确定履约进度），经项目负责人确认、财务部门审核后，将已履约对应部分的款项从“合同负债”结转至主营业务收入。结转须有明确的进度确认依据（如客户签收的阶段成果确认单、里程碑验收报告等）。第十一条退款情形与流程出现下列情形之一，客户有权要求退还预付款，公司经核实后应予办理：1.因公司单方面原因导致合同无法履行或根本违约的。2.合同约定的退款条件成就的（如试服务期不满意退款）。3.双方协商一致解除合同，且解除协议中明确约定退款事项的。4.法律法规规定的其他应当退款的情形。退款流程如下：1.申请与审核：由客户提出书面退款申请，或由项目负责人根据合同解除协议发起内部退款流程。法务部门或合同管理部门需审核退款事由及依据的合法性。2.审批：根据退款金额大小，按公司财务授权体系进行审批。重大退款需报请总经理批准。3.结算：财务部门根据审批意见，核算应退金额。应扣除已实际发生且不可撤销的成本支出（需提供有效凭证），并将剩余款项退还至客户原支付账户或合同约定的其他账户。4.账务处理：完成退款后，财务部门及时进行账务核销处理。第十二条合同变更与预收费调整合同执行过程中如发生范围、期限、总金额等重大变更，需签订书面补充协议。涉及预收费调整的，应在补充协议中重新明确。财务部门依据新的协议调整收款计划与核算台账。第十三条客户违约处理若客户未按合同约定支付后续款项，构成违约，项目负责人应及时上报。公司将依据合同条款采取暂停服务、催收账款、依法追索等措施，并可根据合同约定，不予退还已支付的预付款以弥补损失，但此等措施须在法律框架内执行。第五章监督、责任与档案管理第十四条内部监督财务部、法务部及业务管理部门共同负责对本规定的执行情况进行监督检查。审计部门应定期对预收费管理进行专项审计，确保合规性。第十五条人员责任1.项目负责人对预收费对应的合同真实性、收款跟进、资金合理使用及客户沟通负直接责任。2.财务人员对预收款的准确入账、合规开票、台账管理及收入结转核算负直接责任。3.任何部门或个人不得私收、截留、挪用预收款项。违反者，公司将视情节轻重给予严肃处理，直至追究法律责任。第十六条档案管理所有与预收费相关的合同、补充协议、付款申请、审批记录、银行回单、发票底联、退款记录、客户沟通函件等，均须按照公司档案管理规定进行归档，保存期限自项目结束之日起不少于五年。第六章附则第十七条解释与修订本规定由公司财务部与法务部共同负责解释。公司有权根据国家法律法规变化及经营需要，对本规定进行修订，修订后将重新公布执行。第十八条生效日期本管理规定自20