区总工会涉密人员管理台账制度

区总工会涉密人员管理台账制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国网络安全法》等相关法律法规，参照行业最佳实践及集团母公司关于风险防控与合规管理的指导原则，结合区总工会实际工作需求，为有效防控涉密风险、规范涉密人员管理、保障工会工作安全有序开展而制定。本制度旨在明确涉密人员管理的政策依据、适用范围、核心术语及管理原则，为公司各部门、下属单位及全体员工提供行为准则和操作指引。第二条本制度适用于区总工会所有涉及涉密信息处理、管理或服务的岗位人员，包括但不限于领导干部、涉密文件管理人员、信息系统操作人员、对外合作项目相关人员等。适用范围涵盖工会组织内部涉密文件流转、会议管理、信息发布、数据存储与传输等全流程场景，以及工会系统与外部单位协作中的涉密事项管理。第三条本制度中下列术语含义如下：（一）“涉密人员专项管理”是指区总工会依据国家保密法律法规及本制度要求，对接触、知悉或管理涉密信息的岗位人员进行身份界定、权限管控、保密教育、风险防控等全周期管理活动。（二）“涉密风险”是指因人员管理不善、操作违规、技术缺陷等可能导致涉密信息泄露、损毁或被篡改的潜在威胁。（三）“涉密合规”是指涉密人员及业务活动严格遵循国家保密法律法规、行业规范及本制度要求，确保涉密事项处理的合法性与安全性。第四条涉密人员专项管理应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖原则：管理范围覆盖所有涉密岗位及涉密事项，确保无死角、无遗漏。（二）责任到人原则：明确各级管理人员和岗位人员的保密责任，确保责任可追溯。（三）风险导向原则：聚焦高风险环节和人员，实施差异化管控措施。（四）持续改进原则：根据法规变化、业务调整及风险态势，动态优化管理机制。第二章管理组织机构与职责第五条区总工会主要负责人对涉密人员专项管理负总责，承担首要领导责任；分管保密工作的领导对专项管理负直接责任，负责统筹决策与监督考核。所有领导干部应带头履行保密职责，定期开展自查自纠，确保管理要求落到实处。第六条设立区总工会涉密人员专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），由区总工会主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，相关部门负责人为成员。领导小组主要履行以下职责：（一）统筹协调全区总工会涉密人员管理工作的顶层设计，制定管理策略。（二）审议重大涉密事项的管理方案，对关键风险点作出决策审批。（三）定期听取专项管理工作的汇报，开展监督评价，推动问题整改。第七条各部门及下属单位应明确本领域的专项管理责任主体，指定专人负责日常管理。牵头部门（如办公室或信息中心）负责以下职责：（一）组织制定或修订本领域涉密人员管理细则，报领导小组备案。（二）开展涉密风险评估，识别关键管控环节，建立风险清单。（三）监督业务部门的落实情况，对违规行为提出处理建议。第八条专责部门（如法律合规部或内审部）应聚焦业务合规性，履行以下职责：（一）审核涉密人员任命、离岗等关键环节的合规性，出具书面意见。（二）优化涉密业务流程，嵌入风险防控措施，推动技术工具赋能。（三）对重大涉密事件开展调查，提出整改建议，监督落实情况。第九条业务部门及下属单位作为涉密人员管理的具体执行主体，应履行以下职责：（一）根据岗位职责配置涉密权限，严格执行“最小必要”原则。（二）开展日常保密教育，组织岗位人员签订保密承诺书。（三）排查本领域涉密风险隐患，及时上报异常情况。第十条基层执行岗位人员应承担岗位合规操作责任，具体要求如下：（一）签署岗位合规承诺书，明确保密义务与违规后果。（二）发现涉密风险或可疑行为，立即向直接上级报告。（三）妥善保管涉密载体，离职时完成涉密信息清退。第三章专项管理重点内容与要求第十一条涉密人员身份管理：涉密人员的身份认定须严格依据工作需要和涉密等级，通过书面审批程序确定。新增涉密岗位需填写《涉密人员任命审批表》，经领导小组审议后正式授予涉密权限。涉密人员调岗或离职时，应在一个月内完成权限变更或清退，并提交书面报告备案。第十二条涉密信息处理规范：（一）涉密文件管理：执行“收发登记、编号归档、流转审批、销毁监督”的全流程管控。禁止将涉密文件置于非保密场所，复印、摘抄需经审批。（二）涉密会议管理：会议场所须符合保密要求，录音录像需报备审批，会议纪要按涉密文件处理。（三）涉密数据传输：禁止通过公共网络传输涉密信息，应采用加密通道或专用设备，传输前需进行安全检查。第十三条涉密设备使用管理：（一）涉密计算机须与互联网物理隔离，禁止安装非授权软件。（二）移动存储介质（U盘、光盘等）须加贴标签，实行“双人核对、单人操作”制度。（三）涉密设备报废时需履行销毁程序，确保数据不可恢复。第十四条涉密载体管理：（一）涉密文件、资料、音像制品等须统一编号、登记，禁止擅自复制或转交无关人员。（二）涉密载体离境需经审批，并采取必要保护措施，返回后及时销账。（三）禁止将涉密载体带入私人场所，确因工作需要携带的，须报备并全程监控。第十五条涉密合作管理：（一）对外合作项目须进行涉密风险评估，签订保密协议后方可开展。（二）合作方人员接触涉密信息的，须接受本制度约束，签署保密承诺书。（三）合作过程中产生的涉密成果，须明确权属，禁止擅自使用或泄露。第十六条涉密行为边界管控：（一）严禁涉密人员利用职务便利谋取私利，禁止泄露工作信息。（二）禁止私下讨论涉密事项，禁止在社交媒体发布敏感信息。（三）禁止将涉密信息用于非公务活动，禁止携带涉密载体参加非公务活动。第十七条涉密风险防控：（一）信息泄露风险：重点监控涉密文件流转、数据存储环节，建立异常行为监测机制。（二）技术安全风险：定期开展设备漏洞扫描，禁止使用非加密通讯工具处理涉密信息。（三）自然灾害风险：制定涉密数据备份与容灾方案，确保极端情况下信息安全。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制：（一）领导小组每年至少召开一次会议，审议制度修订需求。（二）根据国家法律法规变化，牵头部门应在三个月内完成制度调整，并组织培训。（三）重大业务调整时，须同步完善涉密人员管理要求。第十九条风险识别预警机制：（一）每年第一季度由牵头部门牵头开展风险排查，形成风险清单。（二）对高风险岗位实行季度抽查，发现异常即时预警，并启动专项调查。（三）建立风险红黄蓝分级标准，红色风险需立即处置，黄色风险限期整改。第二十条合规审查机制：（一）新员工入职、岗位变动时，须通过保密审查，合格后方可接触涉密信息。（二）重大涉密项目启动前，专责部门须出具合规意见，未经审查不得实施。（三）审查结果存档备查，作为绩效考核、评优评先的重要依据。第二十一条风险应对机制：（一）一般风险：由业务部门制定整改方案，牵头部门监督落实，每月汇报进展。（二）重大风险：启动应急预案，领导小组协调资源，必要时向有关部门报告。（三）责任协同：明确风险处置的责任主体、配合部门及时间节点，确保闭环管理。第二十二条责任追究机制：（一）违规情形：包括泄露涉密信息、违规使用设备、擅自携带涉密载体等。（二）处罚标准：根据违规情节，采取通报批评、绩效扣减、纪律处分等措施，涉嫌违法的移交司法机关。（三）联动考核：违规记录纳入个人档案，作为年度考核的重要参考。第二十三条评估改进机制：（一）每年年底由领导小组组织第三方机构开展管理有效性评估。（二）评估结果形成报告，提出优化建议，次年3月前完成整改。（三）建立持续改进台账，确保管理机制动态优化。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障：（一）各级领导干部须在季度例会上强调保密工作，确保管理要求传达到基层。（二）设立专项管理联络员制度，各部门指定专人对接管理事务。（三）领导小组每月听取一次工作汇报，解决跨部门协调难题。第二十五条考核激励机制：（一）将涉密人员管理纳入部门年度目标考核，优秀单位优先获取资源支持。（二）设立保密贡献奖，对发现重大风险隐患或提出优化建议的予以表彰。（三）连续三年无违规记录的员工，在晋升中予以优先考虑。第二十六条培训宣传机制：（一）管理层：每半年开展一次合规履职培训，重点解读政策变化及责任要求。（二）一线员工：每年不少于四次操作规范培训，考核合格后方可上岗。（三）定期发布保密警示案例，通过宣传栏、内网平台强化意识。第二十七条信息化支撑：（一）开发涉密人员管理平台，实现身份认证、权限管理、风险监控的自动化。（二）利用人脸识别、行为分析等技术手段，实时监测异常操作。（三）建立电子档案系统，确保管理数据可追溯、不可篡改。第二十八条文化建设：（一）编制《涉密人员管理手册》，作为入职必读材料，并定期更新。（二）组织签订年度保密承诺书，仪式化强化责任意识。（三）开展保密知识竞赛、主题征文等文化活动，营造氛围。第二十九条报告制度：（一）风险事件上报：一般事件每月汇总，重大事件即时上报，内容包括事件描述、处置措施、改进建议。（二）年度管理情况：次年1月底前提交工作报告，涵盖风险统计、考核结果