印刷品承印制度

印刷品承印制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国反不正当竞争法》《中华人民共和国产品质量法》等国家相关法律法规，参照行业通用管理准则，结合集团母公司关于企业内控管理的规范性要求，以及公司为防控印刷品承印过程中的专项风险、规范业务流程、提升管理效能的内部需求，制定本制度。通过明确管理职责、细化操作标准、完善运行机制，确保印刷品承印活动合法合规、安全有序，防范经营风险，保障公司资产与声誉。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在印刷品采购、设计、制作、运输、交付等全流程管理中的行为规范。具体覆盖场景包括但不限于公司内部文件、宣传资料、合同文本、产品包装、礼品定制等印刷需求，以及涉及第三方承印商合作的业务活动。第三条本制度涉及的核心术语定义如下：（一）“印刷品专项管理”指公司为规范印刷品承印行为、防范潜在风险而建立的全流程管理机制，涵盖供应商选择、合同评审、生产过程监控、质量检验、合规审查等关键环节。（二）“专项风险”指在印刷品承印过程中可能引发的法律、财务、安全、声誉等方面的潜在危害，如盗版侵权风险、环境污染风险、数据泄露风险、安全生产事故风险等。（三）“合规管理”指公司依据法律法规、行业准则及内部制度要求，对印刷品承印活动进行系统性管控，确保业务行为合法合规的过程。第四条印刷品专项管理应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖原则：确保印刷品全生命周期管理纳入制度管控范围，无死角、无盲区。（二）责任到人原则：明确各级管理人员及岗位的专项管理职责，确保责任可追溯。（三）风险导向原则：聚焦高发风险点与关键管控环节，优先防范重大风险事件。（四）持续改进原则：通过动态评估与优化，不断完善专项管理体系。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司印刷品专项管理工作负总责，承担最终领导责任；分管领导承担直接管理责任，负责组织落实专项管理制度，监督执行情况。第六条设立印刷品专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括牵头部门负责人、专责部门负责人及业务部门代表。领导小组主要职能包括：统筹公司印刷品专项管理工作方向、决策重大风险处置方案、审批关键制度修订、监督考核各层级履职情况。第七条明确三类主体的具体职责：（一）牵头部门（如行政管理部）：负责统筹印刷品专项管理制度建设、组织专项风险排查、监督制度执行、开展培训宣贯、协调跨部门协作。（二）专责部门（如法务合规部、质量控制部）：分别负责印刷品合同与流程的合规审核、承印商资质评估、质量标准制定与监督、侵权纠纷处置。（三）业务部门/下属单位：负责本领域印刷需求的具体落实，落实承印商选择标准、执行审批流程、配合质量检验、及时上报异常情况。第八条基层执行岗（如采购专员、设计人员、仓库管理员）应履行以下合规操作责任：（一）严格按流程执行印刷品采购与制作申请，杜绝无审批印刷。（二）对承印商资质、报价、质量标准进行初步审核，确保符合公司要求。（三）签署保密协议、质量确认单等关键文件时，明确自身权责。（四）发现违规行为或风险隐患时，及时向专责部门或牵头部门报告。第三章专项管理重点内容与要求第九条供应商选择与尽职调查：业务部门需通过公司合格供应商名录选择承印商，禁止直接与未列入名录的第三方合作。牵头部门每年对供应商资质（营业执照、行业许可、环保认证等）及履约记录进行复核，严禁选择存在重大法律风险或质量瑕疵的供应商。第十条合同签订与审批规范：所有印刷品委托合同须由专责部门审核关键条款（如保密条款、质量标准、违约责任），金额超过X万元的合同需经分管领导审批。合同中应明确印刷数量、成品标准、交货期、知识产权归属等核心内容，并留存归档备查。第十一条生产过程质量控制：承印商应建立完整的质量管理体系，公司专责部门定期抽查生产现场（如设备维护记录、原材料检验报告），重点防范盗版盗印、质量低劣等风险。对涉及公司商标、核心信息的印刷品，必须实施加密码、水印等防伪措施。第十二条信息安全与保密管理：印刷内容涉及商业秘密或敏感信息的，须在合同中约定保密级别与责任，承印商需签署保密承诺书。废料、残次品应按公司保密规定处置，禁止外泄或非法利用。第十三条环境保护与合规要求：承印商必须符合环保标准，使用环保油墨与原材料。公司定期审核其排污许可证、废弃物处理方案，禁止选择存在严重环境污染行为的供应商。第十四条成品检验与验收流程：专责部门制定统一的检验标准，业务部门在收货时核对数量、外观、规格，对不合格品及时退回并要求重印。检验记录需双人签字确认，作为质量追溯依据。第十五条关联交易与利益冲突防控：禁止利用印刷品承印业务谋取私利，如向特定供应商给予不正当优惠。业务部门在提出需求时需如实说明关联关系，专责部门定期排查潜在利益输送风险。第十六条运输与交付管理：对高价值或敏感类印刷品，需采用公司备案的物流服务商，全程跟踪运输状态。交付时需核对收货人信息，确保物品安全。第四章专项管理运行机制第十七条制度动态更新机制：牵头部门每年结合法规变化、业务调整、风险案例，对制度进行评估修订，确保与外部环境同步。重大调整需经领导小组审议通过。第十八条风险识别预警机制：专责部门每季度组织专项风险排查，采用风险矩阵法对供应商资质、质量隐患、环保合规等进行分级评估，发布预警通知至相关单位。第十九条合规审查机制：将印刷品承印审查嵌入以下关键节点：（一）需求提报阶段：业务部门需提交《印刷品需求申请表》，包含用途、数量、标准等。（二）合同签订前：专责部门审核合同条款。（三）生产过程：定期派员抽检承印现场。（四）成品交付后：完成质量验收，存档记录。“未经合规审查的印刷品不得实施”。第二十条风险应对机制：（一）一般风险：由业务部门/下属单位自行处置，事后上报专责部门备案。（二）重大风险：启动应急预案，领导小组协调资源，必要时暂停相关业务，按流程上报公司管理层。责任部门需制定整改方案，限期完成。第二十一条责任追究机制：明确违规情形及处罚标准：（一）未按流程选择供应商，处X至X万元罚款。（二）因管理疏忽导致侵权纠纷，追究相关责任人经济赔偿及纪律处分。处罚结果与绩效考核、评优评先挂钩。第二十二条评估改进机制：每年由领导小组牵头开展专项管理有效性评估，通过问卷调查、案例分析等方式收集反馈，形成《评估报告》，提出优化建议并纳入次年工作计划。第五章专项管理保障措施第二十三条组织保障：公司主要负责人每半年听取一次专项管理情况汇报，分管领导每月组织例会，确保制度有效落地。第二十四条考核激励机制：将印刷品专项合规情况纳入部门年度考核指标，占比不低于X%。对表现突出的部门/个人予以奖励，连续两次考核不合格的，取消评优资格。第二十五条培训宣传机制：（一）管理层：每年开展合规履职培训，重点讲解法律法规与责任义务。（二）业务人员：每半年进行操作规范培训，强调风险点与防范措施。（三）全员：通过内网、宣传栏等渠道普及制度知识，增强合规意识。第二十六条信息化支撑：依托ERP系统实现印刷品需求、供应商、合同、验收等全流程线上管理，设置风险预警模块，实现数据实时监控与自动留痕。第二十七条文化建设：编制《印刷品专项合规手册》，发布典型案例与警示教育内容；组织签署《合规承诺书》，在办公区设置宣传标语，营造“人人讲合规”的氛围。第二十八条报告制度：（一）风险事件报告：重大风险事件须在X小时内上报至专责部门，24小时内形成初步处置方案。（二）年度管理报告：每年X月X日前提