商贸公司财务管理制度及报销制度

商贸公司财务管理制度及报销制度第一章总则第一条为规范公司财务管理工作，防范财务风险，保障公司资产安全，提高资金使用效率，依据《中华人民共和国会计法》《企业会计准则》、国家相关税收法规及集团母公司关于财务管理的规定，结合公司实际运营需求，特制定本制度。本制度旨在通过明确财务流程、强化内控管理、落实责任主体，构建系统化、标准化的财务管理体系，实现财务工作的合规、高效、透明。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖公司所有财务收支活动，包括但不限于采购、销售、费用报销、资金管理、税务处理、资产管理等场景。所有业务活动必须以本制度为准绳，确保财务行为的合法性与规范性。第三条本制度涉及以下核心术语：（一）财务专项管理：指公司针对财务活动建立的系统性管控体系，包括预算管理、资金审批、成本控制、税务合规等，旨在通过制度、流程、技术手段实现财务风险的有效防控。（二）财务风险：指公司在财务活动中可能因管理漏洞、操作失误、市场波动等因素导致的经济损失或法律纠纷，包括资金风险、税务风险、合规风险等。（三）财务合规：指公司财务行为严格遵守国家法律法规、行业准则及内部管理制度，确保财务活动的合法性、真实性与完整性。第四条财务专项管理应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：财务管控范围应覆盖公司所有业务环节与层级，确保无死角、无盲区。（二）责任到人：明确各层级、各部门的财务管理职责，做到权责清晰、可追溯。（三）风险导向：以防范重大财务风险为核心，平衡合规性与经营效率。（四）持续改进：根据法规变化、业务发展动态调整财务制度，优化管理流程。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司财务管理工作负总责，对财务合规与风险控制承担最终责任；分管财务工作的领导为直接责任人，负责组织落实财务制度、监督执行情况。第六条设立公司财务专项管理领导小组，由公司主要负责人、分管领导及财务、审计、法务等相关部门负责人组成，负责统筹协调财务管理工作，审批重大财务决策，监督制度执行效果。领导小组下设办公室于财务部，具体负责日常事务。第七条各部门职责如下：（一）财务部：作为财务专项管理的牵头部门，负责制定、修订财务制度，组织开展财务风险排查，审核报销与资金支付，监督税务合规，指导业务部门财务操作。（二）审计部：作为专责部门，负责独立审查财务流程的合规性，评估内部控制有效性，提出优化建议，监督重大财务事项的决策程序。（三）业务部门/下属单位：作为执行主体，负责落实财务制度要求，规范业务操作，开展本领域财务风险防控，及时上报异常情况。第八条基层执行岗位的员工应履行以下责任：（一）严格遵守财务制度，按权限审批报销与支付，杜绝虚假、重复报销。（二）如实记录财务信息，确保原始凭证完整、合规。（三）发现财务风险或违规行为应及时上报，不得隐瞒或私自处理。（四）签署岗位合规承诺书，明确个人在财务工作中的法律责任。第三章专项管理重点内容与要求第九条采购管理：供应商选择须进行尽职调查，包括资质审核、历史交易评估、价格比对等，严禁关联交易或利益输送；招标流程需符合公司采购制度，重大采购项目须经领导小组审批。第十条销售管理：应收账款须建立台账，定期核销，逾期账款应及时上报并制定催收计划；折扣、返点等优惠措施需经财务审核，防止价格违规。第十一条费用报销管理：报销范围须符合公司制度，发票需真实、合规，严禁虚构业务套取费用；大额支出须附决策审批记录，长期挂账费用需查明原因并限期处理。第十二条资金管理：资金支付需严格按权限审批，大额支付须经领导小组审批；银行账户管理须确保资金安全，定期核对账目，防范资金挪用风险。第十三条税务管理：依法申报纳税，建立发票管理台账，防范虚开发票风险；税务优惠政策需提前研究，确保合规享受。第十四条资产管理：固定资产需建立台账，定期盘点，报废处置须履行审批程序；无形资产使用须符合公司规定，防止资产流失。第十五条预算管理：年度预算须经领导小组审批，执行过程中须按权限调整，重大偏差需上报说明；预算执行情况应定期分析，优化资源配置。第十六条合同管理：财务条款须由财务部审核，明确付款条件、税费承担等；合同履行过程中需跟踪款项支付，防范法律风险。第四章专项管理运行机制第十七条制度动态更新机制：财务部每年组织评估财务制度有效性，根据法规变化、业务调整及时修订，确保制度的时效性；重大调整须经领导小组审批。第十八条风险识别预警机制：财务部每季度开展专项风险排查，包括资金支付、税务合规、预算执行等，对发现的问题进行分级评估，发布预警通知至相关部门。第十九条合规审查机制：所有财务决策、合同签订、项目启动前须由财务部或审计部进行合规审查，未经审查不得实施；重大事项需经领导小组审批。第二十条风险应对机制：一般风险由业务部门自行处置，重大风险须上报领导小组，启动应急预案，明确责任部门与协同流程；风险事件需形成书面报告并备案。第二十一条责任追究机制：对违规行为按情节严重程度进行处罚，包括通报批评、经济处罚、降职降级，构成犯罪的移交司法机关；处罚标准明确写入制度，并与绩效考核挂钩。第二十二条评估改进机制：每年对财务专项管理体系进行评估，包括制度完整性、执行有效性、风险防控效果等，形成评估报告并提交领导小组，优化制度漏洞。第五章专项管理保障措施第二十三条组织保障：公司主要负责人每年听取财务工作汇报，分管领导每月检查制度执行情况，确保财务管理工作得到高层重视。第二十四条考核激励机制：财务合规情况纳入部门年度考核，考核结果与绩效、评优挂钩；对财务风险防控成效突出的部门和个人给予奖励。第二十五条培训宣传机制：财务部每年组织全员财务制度培训，管理层侧重合规履职培训，一线员工侧重操作规范培训；通过内部平台发布财务知识，提高全员财务意识。第二十六条信息化支撑：利用财务系统实现报销自动审批、资金支付实时监控、税务申报智能核对，提升管理效率与风险防控能力。第二十七条文化建设：编制《财务合规手册》，发布典型案例，定期开展合规宣誓活动，营造“人人懂财务、人人重合规”的文化氛围。第二十八条报告制度：各部门每月向财务部报送财务异常事件，重大风险须即时上报；财务部每年向领导小组提交年度管理报告，包括