外来人员进出登记制度

外来人员进出登记制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国安全生产法》《中华人民共和国消防法》《中华人民共和国网络安全法》等相关国家法律法规，参照《企业内部控制基本规范》及行业相关准则，结合集团母公司关于安全生产与合规管理的总体要求，以及本公司为有效防控外来人员进出管理中的安全风险、规范管理流程、提升运营效率的内部需求，制定本制度。本制度旨在明确外来人员进入本公司的管理要求，落实主体责任，确保公司财产、人员及信息安全，防范各类潜在风险。第二条本制度适用于本公司各部门、下属单位及全体员工，以及所有进入本公司办公区域、生产场所、研发区域及其他相关区域的外来人员，包括但不限于供应商、客户、合作伙伴、访客、考察人员、培训学员、媒体记者等。外来人员在本公司的活动范围、时间及方式均须符合本制度规定。第三条本制度中下列术语定义：（一）“XX专项管理”指本公司针对外来人员进出管理活动所建立的一整套管理流程、制度规范、风险防控措施及监督考核机制，旨在实现全过程、闭环式管理。（二）“XX风险”指因外来人员进出管理不当可能引发的安全事故、信息泄露、财产损失、秩序混乱等潜在危害，包括但不限于未经授权进入、携带违禁品、发生冲突事件、传播疫情等。（三）“XX合规”指外来人员进出管理活动严格遵循国家法律法规、行业规范及本公司内部制度要求，确保管理行为的合法性、合理性及完整性。第四条外来人员进出管理应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：所有外来人员进出活动均须纳入管理范围，确保无死角、无遗漏。（二）责任到人：明确各部门、岗位及人员的职责分工，确保责任主体清晰可追溯。（三）风险导向：聚焦高风险环节，强化预防措施，优先防范重大风险事件。（四）持续改进：根据内外部环境变化及时优化管理流程，提升管理效能。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对本公司外来人员进出管理工作负总责，统筹决策、组织协调及监督落实。分管安全生产、行政管理及人力资源的领导为直接责任人，具体负责专项管理工作的组织实施与日常监督。第六条公司设立外来人员进出管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括安全管理部、行政部、人力资源部、IT部、保卫部等部门负责人。领导小组主要履行以下职责：（一）统筹协调本公司外来人员进出管理工作，审批重大事项及管理方案；（二）定期审议管理制度的修订与完善，监督制度执行情况；（三）组织专项风险排查与应急演练，提升管理能力；（四）对重大风险事件进行处置，评估管理效果。第七条各部门及下属单位职责划分如下：（一）牵头部门：安全管理部负责统筹外来人员进出管理制度的制定与修订，组织风险评估与培训宣贯，监督考核各部门执行情况，牵头处置重大风险事件。（二）专责部门：行政部负责外来人员进出的审批、登记及引导工作，协调相关部门配合，管理访客中心等设施；人力资源部负责与供应商、合作伙伴等外部人员的合同管理及背景核查；IT部负责信息系统访问权限的管控及安全审计；保卫部负责现场秩序维护及应急响应。（三）业务部门/下属单位：各业务部门及下属单位负责本领域外来人员的需求申请、现场接待及配合检查，确保外来人员活动符合本制度要求。第八条基层执行岗位的合规操作责任包括：（一）岗位合规承诺：所有接触外来人员管理的岗位人员须签署合规操作承诺书，明确自身职责与违规后果；（二）风险上报义务：发现可疑人员、违规行为或潜在风险时，须立即向专责部门或领导小组报告；（三）规范操作执行：严格按照制度流程开展工作，不得擅自变更审批权限或简化管理环节。第三章专项管理重点内容与要求第九条进出登记管理：外来人员进入本公司须通过统一渠道提交申请，由行政部审核后登记，填写《外来人员进出登记表》，注明身份信息、来访事由、访问区域、时间及陪同人员。特殊岗位人员需提供相关资质证明，由人力资源部或业务部门协助核查。第十条身份核验管理：保卫部及行政部联合对外来人员进行身份核验，必要时进行拍照或视频记录，确保信息真实准确。对可疑人员或携带违禁品的，须按规定拦截并移交公安机关。第十一条区域准入管理：根据外来人员身份及活动需求，明确其可访问的区域范围，禁止进入生产、保密等限制区域。行政部须制定《外来人员授权区域清单》，并动态更新。第十二条行为规范管理：外来人员在公司期间须遵守公司规章制度，严禁吸烟、酗酒、打架斗殴、传播谣言等行为。各部门须对外来人员进行安全提示及行为约束，确保公司秩序稳定。第十三条物资管控管理：外来人员携带物品进入公司须接受检查，禁止携带易燃易爆、有毒有害、传染病源等违禁品。行政部须制定《违禁品目录清单》，并加强现场监管。第十四条疫情防控管理：根据国家及地方疫情防控要求，对外来人员进行体温检测、健康码查验，必要时要求提供核酸检测阴性证明。行政部须建立《外来人员健康档案》，并做好消毒防疫措施。第十五条会议活动管理：因会议、培训等活动的外来人员进出，须由活动组织部门提前报备，行政部统一管理，活动结束后及时清场。第十六条临时用工管理：劳务派遣、实习生等临时用工人员须纳入外来人员管理范围，由人力资源部统一登记，并签订安全协议。第十七条离开管理：外来人员离开公司时，须交还相关证件或物品，行政部核对信息后办理注销手续。对未按规定离开的，须联系相关部门或家属协助处理。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制：根据法律法规变化、业务调整及风险暴露情况，领导小组每年至少组织一次制度评估，由安全管理部牵头修订，经公司管理层批准后发布实施。第十九条风险识别预警机制：每年至少开展一次外来人员进出管理专项风险评估，由领导小组组织，各部门参与，识别高风险环节（如深夜访客、敏感区域访问），制定针对性防控措施，并定期发布预警通知。第二十条合规审查机制：将外来人员进出管理嵌入以下关键节点，实行“未经审查不得实施”：（一）申请审批环节：行政部严格审核申请材料，必要时进行背景调查；（二）登记核验环节：保卫部、行政部联合核查身份信息，确保真实有效；（三）区域准入环节：行政部根据授权清单控制访问范围；（四）活动管理环节：活动组织部门提前报备，行政部统一协调。第二十一条风险应对机制：针对一般风险与重大风险事件制定分级处置方案：（一）一般风险：由专责部门牵头，现场人员立即处置，并及时上报；（二）重大风险：启动应急预案，领导小组统筹指挥，相关部门协同处置，必要时上报公司管理层及上级单位。第二十二条责任追究机制：对违反本制度的行为，视情节严重程度采取以下措施：（一）警告：对轻微违规行为，予以口头或书面警告；（二）罚款：对造成轻微损失的行为，按公司规定罚款；（三）纪律处分：对重大违规行为，追究相关责任人党纪、政纪或经济责任；（四）移送处理：对涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理。第二十三条评估改进机制：每年12月底前，领导小组组织评估本制度实施效果，内容包括制度覆盖率、执行率、风险事件数量等，形成评估报告并提交公司管理层，据此优化管理流程。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障：公司主要负责人及分管领导须定期听取外来人员进出管理工作汇报，协调解决重大问题。各部门负责人须将本制度纳入部门年度工作计划，确保责任落实。第二十五条考核激励机制：将外来人员进出管理纳入部门及个人的绩效考核体系，与评优评先、职务晋升挂钩。对表现突出的部门及个人予以奖励，对失职的予以问责。第二十六条培训宣传机制：每年至少开展两次全员培训，内容包括制度解读、风险识别、应急处置等。行政部须制作《外来人员进出管理手册》，发放给所有员工。第二十七条信息化支撑：通过信息化系统实现以下功能：（一）在线申请：外来人员通过系统提交申请，避免线下纸质流程；（二）智能核验：集成人脸识别、健康码查验等技术，提升核验效率；（三）实时监控：记录进出数据，支持风险追溯与分析。第二十八条文化建设：通过以下方式强化合规意识：（一）发布合规手册：制作《外来人员进出管理合规手册》，普及制度要求；（二）签订承诺书：外来人员进入公司前须签署合规承诺书；（三）典型宣传：定期通报管理成效，营造全员参与的氛围。第二十九条报告制度：各专责部门须按季度向领导小组报送以下信息：（一）管理情况报告：包括登记数量、风险事件、处置结果等；（二