福建建筑工程存档规范

建设工程档案管理宁德市档案局郑伟

建设工程档案管理第一节建设工程档案概述一、建设工程档案的概念和特点（一）建设工程档案的概念建设工程档案（又称建设项目档案、基建档案）是指在工程建设过程中形成的应归档保存的各种形式和载体的文件材料。这一概念有以下几方面含义：

1.揭示了建设工程档案的产生领域。建设工程档案是在工程建设活动中直接形成的，是工程建设活动的真实记录和反映，是指导工程建设活动的依据，具有凭证和查考作用。

2.指明了建设工程档案来源的多源化。它产生于各参建单位，主要有建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位预算、监理单位、生产单位等。

3.明确了建设工程档案是经过归档保存的文件材料。建设工程档案是具有保存价值的，而且经过归档、移交汇总的文件材料。

4.突出了建设工程档案内容形式和载体的多种多样。它是以科技档案为主体，多种类型档案构成的整体，同时工程档案的多样性还表现在其记录方式和载体形式的多种多样，记录方式有文字、图表、声像；载体形式有纸质、照片、录音、录像、光盘等。（二）建设工程档案的特点

建设工程档案同其他相比较，在许多方面呈现出较为突出的特点，主要有：1.成套性

成套性是建设工程档案的显著特点之一.它体现在两个方面,一是整体工程的成套性,二是单位(单项)工程的成套性。建设工程档案反映了工程项目从提出建设到竣工验收、投入使用的全过程，一个建设工程形成的全部档案是一个有制联系的整体。2.专业性

建设工程档案是工程建设过程中专业技术活动的真实记录，它包括了勘察、地质、水文、测绘、环保、气象、地震、设计.建设施工、设备及管道安装、科研等不同专业，是专业技术人员智慧和劳动结晶。工程档案的专业性特点，不仅使之区别于一般档案，而且使不同专业形成的工程档案彼此互相区别。3.阶段性

工程的建设是分阶段进行的，每一阶段具有相对的独立性，随之而产生的档案也具有阶段性的特点。4.现实性

建设工程档案对于工程的建设具有较强的现实指导意义。5.动态性

建设工程从提出、设计到施工，档案会随着建设情况的变化而相应地发生变更，直至验收以后，才能相对稳定。工程档案的动态性特点，决定了工程档案管理工作的难度。二、建设工程工作程序及其文件材料的形成

根我国现行建设工程管理的有关规定，建设工程工作程序按照其在不同时期、不同阶段的工作内容、性质和特点，大致可分为项目建议书（立项）、可行性研究、设计（初步设计）、建设（开工）准备、建设实施、竣工验收等六大阶段。（一）项目建议书（立项）阶段

一般应包括以下6个方面：①工程建设的必要性和依据，如有引进技术和进口设备的，还需说明国内外技术差距的概况以及进口的理由；②产品方案、拟建规模和建设地点的初步设想；③资源情况、建设条件、协作关系和引进外国技术、厂商的初步分析；④投资估算和资金筹措的设想，利用外资的可能性，以及偿还贷款能力的大体测算；⑤工程的进度安排；⑥经济效益和社会效益的估计等。

这一阶段形成的文件主要有：项目建议书及报批文件。（二）可行性研究阶段

可行性研究报告的内容依工程项目的大小不同而有所不同，大中型项目一般包括以下11个方面：①总论，包括项目提出的背景，投资的必要性和经济意义；②根据经济预测、市场预测确定项目建设规模和产品方案；③资源、原材料、燃料及公用设施落实情况；④建厂条件和厂址选择方案；⑤技术工艺、主要设备选型、建设标准和相应的技术经济指标；⑥主要单项工程、公用辅助设施、总体布置方案和土建工程量估算；⑦环境保护、城市消防等要求和采取的相应措施方案；⑧企业组织、劳动定员和人员培训设想；⑨建设工期和实施进度；⑩投资估算和资金筹措；⑪经济效益和社会效益评价。

这一阶段形成的文件主要有：可行性研究报告及其评审、报批文件，土地、规划、环境、劳动安全、消防等部门的评价意见文件等。（三）设计（初步设计）阶段

初步设计主要由设计说明书、设计图纸、主要设备及材料表和工程概算书四部分组成。其主要内容一般有10个方面：①设计依据和设计的指导思想；②建设规模、产品方案、原材料、燃料和动力的用量及来源；③工艺流程、主要设备选型和配置；④主要建筑物、构筑物、公用辅助设施和生活区的建设；⑤占地面积和土地使用情况；⑥总体运输；⑦外部协作配合条件；⑧综合利用、环境保护和抗震措施；⑨生产组织、劳动定员和各项技术经济指标：⑩总概算。

这一阶段形成的文件主要有：勘察报告、初步设计文件及审查意见、报批文件等。（四）建设（开工）准备阶段

其主要内容有以下是8个方面：①办理征地、拆迁手续；②组织施工图设计，报请消防、防震和和主管部门指定的施工图专项审核，其主体工程（或控制性工程）的施工图至少应满足连续三个月施工的需要；③通过招标选择工程监理、施工单位，签订施工、监理合同、协议，编写大中型项目施工组织设计大纲；④完成“四通一平”（即施工用电、用水、道路、通讯和场地平整）工作；⑤组织主要设备和材料订货，落实建设材料的来源和运输条件，并备好能满足连续施工三个月的材料用量；⑥委托工程质量监督；⑦申领“投资许可证”、“建设工程规划许可证”（城市规划区内项目）、“建设许可证”（城市规划区外项目）；⑧申请并接受审计机关的开工前审计。

这一阶段形成的文件主要有：征用土地及报批文件，拆迁补偿协议，招投标文件，施工、监理合同（协议），开工报告及施工组织设计，图纸会审纪要，施工原材料、构件出厂证明、试验报告等。（五）建设实施阶段

建设实施阶段是使设计的工程变成现实的建筑物、构筑物，使投资变成为可供生产和生活使用的固定资产的决定性环节。领取“施工许可证”后，工程即可正式形式建设，进行建设实施阶段。这一阶段形成的文件主要有：各种施工记录，如隐蔽工程施工记录、工程观测记录、施工日志等；各种技术会议纪录；质量事故报告；施工质量检查记录和报告；工程变更通知书；施工监理文件等。（六）竣工验收阶段

竣工验收是建设工程的最后一个程序。是建设投资成果转入生产或使用的标志，是全面考核建设工程质量是否符合国家建设规范、标准和设计要求的必经程序，是项目法人（会同设计、监理、施工单位）向国家汇报建设工程按批准的设计内容建成后其生产能力、质量、成本、收益等全面情况及新增固定资产的过程，它对促进建设工程及时投产、发挥投资效果、总结建设经验都有重要作用。

这一阶段形成的文件主要有：竣工图（表）、质量评审材料、工程总结、各专项验收结论或意见（如环保、消防、档案等专项验收）、竣工验收报告、会议纪要及验收鉴定书等级文件，以及工程审计材料。

第二节

建设工程档案的收集一、建设工程档案收集的意义和要求（一）建设工程档案收集工作的意义

1、收集工作是维护档案完整安全的重要措施

2、收集工作是保证工程建设顺利开展的前提

3、收集工作是工程档案管理工作的基础

（二）建设工程档案收集工作的要求

1、收集工作应与工程同步进行，建设工程档案是随着工程的建设逐渐形成的，要保证工程档案的完整性、准确性，就要与工程进程同步进行。

2、收集工作要遵循工程档案的自然形成规律，工程档案是伴随着工程建设活动有规律形成的，因此，工程档案的收集工作，必须符合工程建设活动的规律和工程档案的形成规律，才能保证工程档案集中统一管理和档案完整、安全，同时又不影影响响现行工作的使用。3、收集工作要保证工程档案的质量

收集是保证工程档案质量的重要关口，只有完整、准确、系统的工程档案才能充分发挥其应有的作用，所以工程档案的收集工作必须把好质量关。工程文件材料具体的质量要求是：

⑴字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章认可手续完备。

⑵文件不得用易褪色的书写材料书写、绘制，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

⑶打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。

⑷要根据国家和专业主管部门对书写用纸格式或图幅的有关规定，做到文件标准化、规范化，保证归档文件的整齐划一。

⑸录音、录像文件应保证载体的有效性。

⑹长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘，其存储格式应符合国家有关电子文件格式规范要求。（三）参建单位档案收集、管理的职责1、建设单位的职责

一般情况下，建设单位是建设工程的最终使用者和管理者，也是建设工程档案最主要的利用者。工程档案的完整、准确与否，对建设单位的影响最大。因此，建设单位应负对整个工程档案进行统筹、规划、组织、协调，并负有对设计、施工、监理等单位档案工作进行监督、指导的职责。具体职责如下：

⑴建立、健全相应的工程档案管理制度，包括档案的归档、整理、移交、保管、利用、图纸更改等制度，建立档案工作的管理网络，确定档案工作的分管领导和管理人员，并明确其岗位职责。

⑵把工程档案工作纳入计划管理。从工程立项开始，建设单位就应在建设计划和各阶段的检查、验收安排中纳入工程档案工作的有关内容。

⑶负责对设计、施工、监理单位档案工作的检查与指导工作。

⑷要求各参建单位在施工过程中要配备保证档案安全的库房和设备，其费用列入工程概算。

⑸做好本单位形成的工程立项审批、工程管理、验收以及涉外、财务等文件的收集、积累与整理工作。

⑹接收和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案。2、勘察、设计单位的职责

勘察、设计单位在接到设计任务书后，应按照建设单位工程档案管理的要求，负责做好设计文件材料的积累、整理和移交工作。具体职责如下：

⑴将工程文件的管理列入项目计划，以及各承办机构与有关部门的职责范围和岗位责任制，并制订相应的检查、考核措施。

⑵负责收集、积累工程勘察、设计的基础材料和的工程设计文件（包括CAD电子文件光盘），并分项目或专业对归档文件进行整理。

⑶按照合同、协议的规定，参与编制与建设工程实际情况相符的竣工图和竣工文件，并保证归档文件的完整、准确、系统。

⑷按照合同、协议的规定，向建设单位移交经系统规范整理的档案。3、施工单位的职责

施工单位在签订承、发包合同后，应建立与工程承、发包方式相适应的工程档案工作网络，并按照有关规定做好施工文件的收集与管理工作。具体职责如下：

(1)将工程文件的管理列入工程计划，以及各承办机构与有关部门的职责范围和岗位责任制，并制定相应的检查、考核措施。

(2)负责收集、积累、整理工程施工过程中形成的文件。

(3)对施工文件、施工图及设备技术文件的准确性和更改情况进行核实，并按要求修改到相应的文件上。

(4)根据工程现场实际情况以及合同规定的要求，对工程竣工图和竣工文件进行编制、整理。

(5)按照合同、协议的规定，向建设单位移交经系统规范整理的档案。4、监理单位的职责

《工程建设监理规范》（GB50319-2000）第十四条“工程建设监理程序”中规定：工程建设监理应“参与工程竣工验收，

签署建设监理意见”，并在“建设监理任务完成后，向项目法人移交工程建设监理档案资料”。规定表明工程建设监理的基本程序包含着对文件形成的监督责任和整理、移交监理档案的责任。因此，监理单位对建设工程档案的管理应负以下几方面的责任：（1）对工程建设中产生的文件，特别是对竣工图的完整性、准确性进行监督和审查。（2）负责收集、积累、整理监理工作中形成的文件。（3）按照合同、协议的规定，向建设单位移交经系统规范整理的档案。二、建设工程档案的收集范围具体收集范围可参照国家档案局编制的行业标准《国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表》（DA/T28-2002)执行。（见图表3-2-1）三、建设工程档案收集的方法（一）依据标准规范收集标准、规范即是工程技术部门进行工程建设活动的基本依据，又是工程档案部门检查、协助工程文件收集的基本依据。（二）根据工程性质收集对新建项目文件的形成和积累，必须实行全过程监督管理，以确保新建项目成套文件的完整、准确和系统；（三）采取有效措施收集

对工程档案的收集实行有效管理最根本的措施是实行“三同步”、“三参与”、“三纳入”。

“三同步”，是指下达工程计划任务与提出工程文件材料归档要求同步；检查计划进度与检查文件材料形成情况同步；验收，鉴定科研成果与验收档案同步。

“三参加”，是指档案人员参加建设、生产会议；参加科研成果鉴定和建设工程竣工验收会议；参加重要仪器、设备的开箱工作。“三纳入”，是指将档案工作纳入工程建设计划；纳入建设、技术管理各个环节；纳入领导和工作人员的岗位职责制。实践证明，只有实行“三同步”，“三参加”，“三纳入”，才能做到组织上有保证，制度上有规定，职责上有分工，工作上有安排，管理上有考核。（四）运用经济手段收集

恰当运用经济手段，是对工程档案收集的监督管理的有效方式。运用经济手段，分外部和内部两种情况。

对外运用经济手段，是指建设单位在于勘察、设计、施工、监理等参与单位签订合同、协议时，应对工程文件的编制、移交等做出明确的规定，并且以经济手段来确保文件的完整、准确，即对于违反合同、协议的应予经济赔偿。

对内运用经济手段，是指与有关人员的岗位责任制相结合，把工程文件的形成、积累工作作为考核与奖励的一个条件，使工程文件的形成、积累同有关人员的经济利益合理地挂钩，以保证工程文件的形成和积累。

负责做好本项目（ⅹⅹⅹ）文件材料的形成、积累、整理、归档、移交工作，并确保工程项目档案的完整、准确、系统与安全。

1、本项目文件材料整理，归档质量必须符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB／T11822-2008）；《国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表》（DA/T28-2002）及相关专业档案规范要求。

2、必须向业主单位移交ⅹⅹⅹ套本项目档案，以及按照建设主管部门（城建档案馆）的要求（清单），提供1套工程项目材料给建设主管部门（城建档案馆）归档。

3、向业主单位移交的项目档案必须是原件，（如外单位提供给本单位文件材料为复制件，应加盖本单位印章）。

4、在本项目竣工验收之前三个月内，将整理好的质量符合规范要求的档案向业主单位移交。

5、如违反协定，按本项目工程造价总额的5℅抵扣违约金。

6、监理单位负责对该项目形成的文件材料的完整性、准确性、系统性进行把关。（五）抓住重要环节收集1、工程设计档案的收集

（1）初步设计完成阶段

（2）设计结束和总结阶段2、工程施工和竣工档案的收集

工程施工和竣工档案的收集，关键是要抓住交工和竣工验收阶段。3、设备档案的收集

外购设备档案的收集

绝大多数单位的设备都是外购的，收集外购设备档案应抓住三个环节：一是设备开箱验收环节。二是设备安装、调试完毕环节。三是设备大修环节。（六）建立管理网络建立一个自上而下的责任保证体制和管理网络，是保证工程档案完整、准确、系统的重要措施。档案管理网络有两种：一种是档案工作人员网络。另一种是重要文件流向网络。四、建设工程文件的归档时间

各种工程文件的归档时间，应根据文件的形成规律和特点具体规定，不宜过晚，也不宜过早。归档时间过晚，文件长期滞留在各部门或技术人员手中，容易散失、损坏，并且会给文件形成部门造成负担，增加档案部门接收的困难。规定时间过早，会影响技术部门对文件的使用，也会影响档案部门正常业务工作的开展。根据工程文件的形成特点，规定时间有以下几种类型。

（一）按工程结束时间归档

一般来说，对于形成周期不太长的小型工程，较适合于采用这种方式归档。

（二）按工作阶段归档

比如，针对一个建设时间周期较长的重点项目，其文件可按可行性研究阶段、设计阶段、施工阶段、竣工阶段等分别进行收集归档。（三）按单位工程结束时间归档对于重点工程或大型工程，每个项目往往有若干子项（单位）组成。这些子项工程作为整个工程的组成部分，不仅各自相对独立，而且工作进展往往不平衡。根据这个特点，为保证工程归档的完整、系统，当一个子项工程结束后，对该子项工程可先行归档。（四）按年度归档对于工程管理文件，一般按年度归档，即在每年年初，将上一个年度形成的文件整理归档。（五）随时归档下列两种文件应做到随时归档：一是机密性强的特殊文件，由于保密的需要，要随时形成，即时归档。二是外来文件，如外购设备的随机图样和文字说明材料、委托外单位设计的文件等，为保证外来文件的完整和安全，应该随时进行归档。

第三节建设工程竣工图的编制一、竣工图编制的范围和内容建设工程竣工图是建设工程在施工过程中根据实际情况所绘制的反映工程建成后实际面貌和构造的一种“定型”图样。它是建筑物、构筑物或管线工程施工在图纸上的反映，是真实的原始记录，也是工程竣工验收以及今后维修、改扩建的重要依据。因此，工程竣工图编制必须真实、准确地反映工程竣工时的实际情况，要做到图物相符、技术数据可靠、签字手续完备、整理符合档案管理的要求。（一）竣工图编制的范围1、各项新建、改建、扩建的建设工程，特别是基础、地下建筑、管线、结构、井巷、洞室、桥梁、隧道、港口、水坝以及设备安装等隐蔽部位，都要编制竣工图。2、原设计（表）涉及的内容，以及有变更的部分，竣工图（表）均应反映，不得遗漏。3、竣工图编制要综合施工图和设计变更文件的内容。（二）竣工图的基本内容竣工图的基本内容由以下两方面组成：1、总体方面

包括项目总平面布置图、位置图及地形图，设计总说明，总体工程图，各单项工程图。1、各专业方面包括土建工程（含建筑、结构）竣工图，给排水工程竣工图，电力、照明电力和弱电工程（包括通讯、避雷、接地、电视等）竣工图，暖通工程（包括采暖、通风、空调）竣工图，煤气工程（以及氧气、乙炔气、蒸气、压缩空气等）竣工图，设备及工艺流程竣工图。二、竣工图编制的依据和质量要求（一）竣工图编制的依据工程竣工图主要是依据设计施工图、设计变更以及施工过程中形成的文字材料而编制的。1、设计施工图。设计单位提交的供工程施工的全部施工图纸，包括所附的文字说明，以及有关的通用图集、标准或施工图册。2、图纸会审记录。3、设计变更通知单。4、技术联系核定单。5、隐蔽工程验收单。6、质量事故报告及处理记录。7、建（构）物定位测量文字材料，施工检查测量文件材料。8、其他涉及设计变更的文字材料。（二）竣工图编制的质量要求1、图样与文字说明要求（1）竣工图样上个专业的名词、术语、代号、图形、文字、符号和选用的结构要素以及计量单位，均应符合国家的有关法令和标准。（2）竣工图的图形和有关文字说明必须清楚准确，做到图物、文字一致，反映现场变更实际，达到准确、完整、系统、清晰。（3）蓝图或复印图的更改只能杠改、划改或圈改，不能刮改，以保证图面整洁。图纸尺寸和文字说明的修改：采用杠改法。就是将图纸上要变动的图形和文字说明，先用细横线（---）或45°细斜线（/）杠掉，然后再要改动的图形尺寸和文字说明的上方写出新的图形尺寸和文字说明，最后在改动的侧面注明更改的依据（如根据图纸会审纪要哪一条；或根据××年×月×日×号变更通知单等）。图线的修改：采用划改法b即将图纸上要变动的图线，先用细线叉线（×××）划掉，然后在要变动部位侧面或附近绘画出新的图线，最后在改动好部位的侧面注明更改的依据（同杠改）。图形的修改：采用圈改的方法。即将图纸上要变动的图形，用圈叉线（

⊗

）圈出其更改的部位，然后在要变动部位侧面或附近绘画出新的图形，最后在改动好部位的侧面注明更改的依据（同杠改）。（4）管线工程竣工图应绘制在比例为1:500至1:2000的地形图上，并与竣工测量文件材料保持一致。2、注记要求（1）利用施工图改绘竣工图时必须注明改绘依据，即在修改处要注明设计变更文件的编号。（2）注记位置合理，容易辨认，不遮盖图形、文字、数字。3、载体及书写要求（1）用作竣工图的施工图必须图面清晰的新蓝图，禁止使用在工地受到磨损、残缺丢角和有污垢的旧图编制竣工图。（2）必须采用不易褪色的绘图墨水编制竣工图，并做到图面线条清晰、字迹工整、反差良好。禁用圆珠笔、铅笔或其他易褪色的墨水绘制。4、竣工图标志要求（1）所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，不得代签。（2）竣工图章尺寸为60*80mm，内容有：“竣工图”字样、编制单位、编制人、技术负责人、编制日期、监理单位、监理人。（3）竣工图章盖在标题栏上方空白处或折叠后标题栏上方。（4）竣工图章应使用不易褪色的印泥。三、竣工图的折叠方法

（现场示范）

第四节建设工程档案的整理一、建设工程档案整理工作的内容和意义（一）建设工程档案整理工作的内容

建设工程档案整理，就是在对工程建设过程中形成的文件材料进行完整收集的基础上，按照一定的原则和方法，进行系统的整理和科学的编目，以揭示其内容和成分的工作。

工程档案的整理主要包括两个方面内容：系统整理和科学编目。所谓系统整理，是对工程档案进行合理分类，科学组卷，有序排列，使之条理化和系统化，从而反映档案的自然形成规律，保持档案的内在联系。所谓科学编目，就是通过一定的形式，按照一定的要求，正确地固定上述系统整理的成果，准确揭示工程档案的内容和成分。

（二）建设工程档案整理工作的意义

1、整理工作有利于维护和反映工程建设的历史面貌。

2、整理工作有利于加强工程档案的科学管理。

3、整理工作是工程档案提供利用的基础和前提条件。一、建设工程档案的分类（一）建设工程档案分类的原则1、突出特点不同专业和不同类型的单位，其专业性质、工作内容和程序都不尽相同，产生的工程档案的种类和内容也不相同。2、标准统一分类要根据工程档案属性、特征或关系来进行分类。分类的结果，同位类之间只能平行关系，同类系（上位类与下位类）之间只能是从属关系，不能互相交叉重叠。3、类目简明工程档案的分类应该层次清楚、条理清晰。

（二）建设工程档案分类的方法三、建设工程档案的组卷建设工程档案的组卷，就是将应归档的工程文件材料进行系统整理，组成案卷。组卷是文件整理工作的核心内容。这项工作由有关的工程技术部门和档案部门共同承担。（一）组卷要求组卷要遵循工程文件的自然形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，分类科学，组卷合理。

1、案卷必须是一组具有有机联系的文件案卷不是内容毫不相关的一堆文件的随意组合，而由相互之间有密切联系的文件组成的档案保管单位。

2、案卷内文件的数量要适度

组卷不仅要保持文件之间的有机联系，而且还要从有利于保管和利用的目的出发，案卷内文件的数量适当。根据《科学技术档案案卷构成的一般要求》案卷的厚度有10、20、30、40、50、60mm六种规格。

3、案卷内文件的保存价值和密级应基本一致

具体操作中价值小的服从价值大的，密级低的服从密级高的。

4、案卷应力求美观整齐，便于管理和利用。（二）组卷方法

1、按结构组卷（适用于设备文件）

2、按单位工程组卷（适用于施工文件）

3、按工序或阶段组卷（适用于设计文件）

4、按专业组卷（适用于建、结、水、电图纸）

5、按问题组卷（适用于土地、招投标文件）

6、按名称或文件性质组卷（适用于设计任务书、计划书、预算书）

7、按地区组卷（适用于地质勘探、土地安征迁文件）

8、按时间组卷（适用于监理日志、施工日志、月报等）由于工程文件种类繁多，类型和载体复杂，在具体运用时，可根据文件的具体情况，选取多种方法组合组卷。（三）案卷内文件的排序

案卷内文件的系统排列，其目的是为了更好的保持和正确地反映工程文件之间的有机联系，便于日后的管理和查找利用。1、图样的排列图样在形成时一般有两种情况：一种是在形成时编制了图样目录；第二种情况，一般按总体和局部关系进行排列。2、文字材料的排列（1）按重要程度排列成果性文件---原始记录---中间过程文件。这样排列，不仅可以体现出文件的重要程度，而且也符合一般的查找利用规律。（2）按工程工序排列

就是按工程工序先后所形成的文件顺序进行排列。比如施工文件，可按开工报告（施工组织设计---原材料出厂证明、试验---施工记录---变更---质量评定---交工验收等工序排列）。（3）按地区排列就是根据文件所反映的地区特征进行排列。如征地、拆迁协议等文件可按文件所反映的地区顺序排列。（4）按时间排列

就是根据文件的形成时间或其内容所反映的时间进行排列。如施工月报、施工日记等文件可按形成时间顺序排列。（5）按习惯排列如来文和复文，复文在前，来文在后；正文和附件，正文在前，附件在后；正文和原稿，正文在前，原稿在后。3、图文混合文件的排列

有的案卷是由图样和文字材料混合组成的，在排列是一般是文字材料在前，图样在后。四、建设工程档案案卷的编目1、卷内文件页号的编制（1）卷内文件均以有书写内容的页面编写页号，才用阿拉伯数字从“1”开始依次逐页标注。（2）页号编写位置：单页书写的文件编在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。（3）图纸的页号编写在右下角标题栏外。（4）成套图样或印刷成册文件，单独组成一卷的，不需重新编页号。只有在和其他文件合组成一卷，或案卷内文件没有统一顺序号，或者编号顺序不连贯、排列次序变动及出现误差等情况时，才需要重新编号。（5）各卷之间不连续编号3、卷内备考表的编制备考表是用记载和说明归档前和归档后案卷内文件基本情况和变化情况的一种工具。它对案卷的保管和使用，乃至鉴定和统计都有一定的作用。（1）卷内备考表要标明卷内文件的页数、件数，不同载体文件的数量以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。（2）立卷人：应由责任立卷人签名。（3）立卷日期：应填写完成立卷的日期。（4）检查人：应由案卷质量审核者签名。（5）检查日期：应填写审核日期。（6）互见号：应填写反映同一内容而形式不同，并另行保管的档案保管单位的档号，并注明其载体形式。（7）卷内备考表排列在文件尾页之后。4、案卷装订5、案卷封面和脊背的编制（1）案卷题名：案卷题名又称案卷标题，是案卷内文件的综合名称。案卷题名=项目名称+内容特征+文件名称

例一：福泉高速公路福州段乌龙江特大桥

初步设计

说明书

（项目名称）

（内容特征）（文件名称）例二：宁德棚户区改造工程电力、照明电气和弱电工程竣工图

（项目名称）

（内容特征）

（文件名称）第二，内容确切。拟写案卷题名，既要完整地揭示案卷的内容和成分，又要文字简练，表达准确，不可繁杂冗长。案卷题名的字数以不宜超过50字为宜。（1）立卷单位：填写文件材料组卷的部门或项目负责部门。（2）起止日期：填写卷内文件形成的起止日期。（3）保管日期：应依据有关规定填写组卷时划定的保管日期。（4）密级：应依据保密规定填写卷内文件材料的最高密级。（5）档号：依据建设单位提供的工程档案分类编号方案，填写档案的项目代号、分类号和案卷号。（6）案卷脊背：填写保管期限、档号和案卷题名。

6、案卷目录（科技档案分类目录）的编制：包括序号（一本目录编一个流水号）、档号、案卷题名、立案单位、文件起止日期、份数、页数、密级、保管期限、变更情况、备注等。五、建设工程档案号的编制1、编制与分类有关的代字、代号表

编制工程档案的种类代字、代号表，主要用于确定工程档案分类方案中各级类目的代字或代号。一般是以汉语拼音字母或阿拉伯数字来分别工程档案的各个不同类别。1、照片档案的整理一般建设工程的照片档案应与文字材料分别整理和保管。常规照片档案包括底片、照片和说明三部分。底片一般应单独整理和存放，照片和说明一同整理和存放。六、建设工程档案的移交及汇总建设工程的施工、监理、设计等单位在完成各自档案的收集、整理工作后，应将档案向建设单位移交。具体的要求是：

1、移交的档案必须完整、准确，而且经过系统整理，符合规范要求。

2、移交档案时应连同案卷目录、档案简要说明一并移交。档案简要说明内容包括：移交单位所承担的工程任务简介，工程档案完整、准确、系统的情况，存在问题及补救措施等。

3、建设工程实行总包制的，总包单位应先行汇总理顺各分包单位形成