企业行政后勤管理手册

企业行政后勤管理手册一、手册核心价值与适用范围本手册旨在规范企业行政后勤管理全流程，通过标准化操作提升工作效率、保障资源合理配置、优化员工办公体验，适用于各类企业行政部、后勤部及相关岗位人员（如行政专员、后勤主管、资产管理员等），涵盖办公环境、物资采购、固定资产、会务服务、车辆调度及后勤保障六大核心模块，为企业行政后勤工作提供系统化指引。二、办公环境管理标准化操作流程（一）核心目标营造整洁、有序、高效的办公环境，提升员工工作舒适度与企业形象。（二）操作步骤办公区域规划与布局根据部门职能及人员数量，合理划分办公区、会议室、接待区、休息区等功能区域，绘制《办公区域布局图》并报行政主管*审批。标准配置办公工位（含桌、椅、文件柜、电源插座等），新员工入职前1个工作日完成工位准备。日常清洁与维护外部保洁团队每日17:00-19:00进行公共区域清洁（走廊、楼梯、卫生间等），每周五下午进行全面深度清洁，填写《办公环境清洁记录表》（含清洁时间、区域、执行人、检查人签字）。各部门负责本区域内工位整洁，禁止堆放与工作无关的私人物品，行政部每周一上午进行例行检查，结果纳入部门月度考核。绿植与设施养护办公区域绿植按季度更换（绿萝、吊兰等易养护品种），每周浇水1次，枯萎或损坏绿植及时更换，记录《绿植养护台账》。空调、照明、水电等设施出现故障时，员工通过OA系统提交《维修申请单》，行政部接单后2小时内响应，24小时内修复（特殊情况需提前告知）。（三）配套表格表2-1办公环境清洁记录表清洁日期清洁区域清洁内容执行人检查人异常情况说明2023-10-09公共走廊地面拖洗、垃圾桶清理张三李四无2023-10-091号会议室桌面消毒、白板擦拭王五李四无表2-2维修申请单申请部门申请人联系方式申请日期市场部赵六2023-10-09设备名称故障描述期望修复时间紧急程度（□普通■紧急）3号会议室空调制冷效果差2023-10-10■紧急审批人：行政主管*处理结果：已联系维修师傅，今日17:00前修复处理人：钱七处理日期：2023-10-09（四）关键要点严禁在办公区域吸烟、使用明火或违规电器（如电炉、热得快等），保证用电安全。重要会议或接待活动前1小时，需对对应区域进行专项清洁与物品整理。绿植养护需避开员工工位，避免花粉过敏或占用办公空间。三、物资采购全流程管理规范（一）核心目标规范物资采购申请、审批、执行、验收及入库流程，保证采购合规、成本可控、物资及时供应。（二）操作步骤需求提报与审批部门根据实际需求（如办公用品、设备耗材、后勤物资等），填写《物资采购申请表》，注明物资名称、规格、数量、预估单价、用途及紧急程度，部门负责人*签字确认后提交至行政部。行政部汇总需求，按采购金额分级审批：5000元以下由行政主管审批；5000-20000元由行政总监审批；20000元以上需报总经理*审批。审批通过后进入采购环节。供应商选择与采购执行通用物资（如A4纸、笔、文件夹等）通过定点供应商采购，行政部每季度对供应商价格、质量、服务进行评估，更新《合格供应商名录》。大额或专项物资（如办公设备、家具等）需至少3家供应商比价，填写《比价记录表》，选择性价比最优供应商下单，采购合同需经法务部*审核（金额≥50000元）。验收与入库物资到货后，行政部联合需求部门共同验收，核对物资名称、规格、数量、质量是否与申请一致，填写《物资验收单》，验收合格后入库；不合格物资需在2小时内联系供应商退换货。仓库管理员建立《物资台账》，及时登记入库物资信息（入库日期、物资编码、数量、领用部门等），做到账实相符。领用与盘点员工领用物资需填写《物资领用登记表》，部门负责人*签字确认，仓库管理员按“先进先出”原则发放物资。行政部每月25日组织月末盘点，核对台账与库存，编制《物资盘点报告》，盘盈或盘亏需说明原因并报行政总监*审批。（三）配套表格表3-1物资采购申请表申请部门需求日期物资名称规格型号单位数量预估单价（元）用途紧急程度（□普通■紧急）销售部2023-10-10笔记本本A5横格本505.00会议记录■紧急申请人：孙八部门负责人签字：周九行政部审批意见：同意采购，已对接供应商，明日到货审批人：吴十日期：2023-10-09表3-2物资验收单验收日期物资名称规格型号单位应收数量实收数量质量情况验收人供应商2023-10-10A4纸80g包1010无破损、受潮郑十一XX办公用品公司备注：合格，准予入库仓库管理员：王十二需求部门确认：李十三（四）关键要点采购过程需遵循“货比三家、质优价廉”原则，严禁违规指定供应商或收受回扣。急需物资可启动“紧急采购流程”，但需在事后3个工作日内补齐审批手续。易损耗物资（如硒鼓、墨水）需建立最低库存预警机制，避免短缺影响办公。四、固定资产全生命周期管理规范（一）核心目标规范固定资产从购置、入库、领用、调拨到报废的全流程管理，保证资产安全、完整、高效使用。（二）操作步骤资产购置与登记部门购置固定资产（如电脑、打印机、家具等），需提交《固定资产购置申请表》，附设备参数及报价单，按采购审批流程报批。资产到货验收合格后，行政部粘贴“资产标签”（含资产编号、名称、购置日期、使用部门等信息），录入《固定资产台账》，同步更新电子台账（字段：资产编号、名称、型号、规格、购置日期、原值、使用人、存放地点等）。领用与调拨员工领用固定资产需填写《固定资产领用单》，经部门负责人*及行政部审批后，办理领用手续，使用人签字确认资产状态。部门间资产调拨需提交《固定资产调拨申请单》，经双方部门负责人*及行政部审批后，更新台账中的“使用部门”及“使用人”信息，保证账实一致。盘点与维护行政部每半年组织一次全面盘点（6月、12月），每月抽查重点资产（如笔记本电脑、投影仪等），填写《固定资产盘点表》，对盘盈、盘亏、闲置资产及时上报处理。资产使用人需日常维护（如清洁、定期检查），出现故障时提交《维修申请单》，人为损坏需照价赔偿（自然损耗按报废流程处理）。报废与处置固定资产达到使用年限或无法修复时，使用部门提交《固定资产报废申请表》，附资产现状说明及维修评估意见，行政部鉴定后报总经理*审批。报废资产由行政部统一处置（如回收变卖、捐赠等），处置收入上缴公司财务，更新台账并标注“已报废”状态。（三）配套表格表4-1固定资产领用单资产编号资产名称型号规格购置日期原值（元）使用部门使用人存放地点领用日期NB-2023-001联想笔记本电脑ThinkPadX12023-09-018000.00研发部陈十四研发部工位A1012023-10-09领用人签字：陈十四部门负责人签字：吴十五行政部审核：郑十六表4-2固定资产盘点表盘点日期资产编号资产名称账面数量实盘数量差异数量差异原因责任人处理意见2023-06-30PRN-2022-005惠普打印机110无无无2023-06-30TB-2021-003办公桌1091部门未及时报调拨销售部*更新台账信息（四）关键要点固定资产标签需粘贴在显眼位置，严禁私自撕毁、挪用或更换。员工离职时，需将名下固定资产交还行政部，办理交接手续后方可办理离职。闲置资产需及时在内部公示，优先调剂使用，避免资源浪费。五、会务服务标准化操作指南（一）核心目标规范会前筹备、会中服务、会后整理全流程，保证会议顺利高效，提升参会体验。（二）操作步骤会前筹备会议发起部门需提前2个工作日提交《会议申请表》，注明会议名称、时间、地点、参会人员、议程、所需设备（投影仪、麦克风、白板等）及物料（饮用水、资料袋、名牌等）。行政部根据申请表预订会议室（优先使用内部会议室，外部场地需提前3个工作日考察），确认设备调试正常，准备会议物料（名牌按“部门+姓名”格式打印，资料袋内含议程、笔、笔记本等）。会中服务会议开始前30分钟，行政部人员到场检查会场（桌椅摆放、空调温度、灯光亮度、设备运行状态），引导参会人员签到（电子签到或纸质签到表）。会议期间，安排专人负责设备保障（如话筒没电及时更换电池）、茶水服务（每30分钟续水一次，避免打扰会议），做好《会议服务记录》（含会议名称、服务时间、服务内容、异常情况）。会后整理会议结束后，行政部人员清理会场（回收物料、关闭设备、整理桌椅），检查是否有遗留物品，填写《会场检查表》。及时将会议资料（录音、纪要、PPT等）归档（电子档存入共享文件夹，纸质档按年度分类存放），重要会议需在24小时内整理《会议纪要》并分发给参会人员。（三）配套表格表5-1会议申请表会议名称2023年第三季度销售总结会会议时间2023-10-1514:00-16:00会议地点3号会议室（容纳50人）参会人员销售部全体、总经理、行政部会议议程1.各区域销售汇报；2.Q4目标分解；3.总经理总结所需设备投影仪、麦克风、白板、音响所需物料饮用水50瓶、资料袋50份、名牌50个特殊要求提前调试视频会议系统（远程参会人员3名）申请人：销售部经理*审批人：行政主管*行政部对接人：钱十七表5-2会议服务记录会议名称服务时间服务内容服务人异常情况2023年第三季度销售总结会2023-10-1513:30-14:00会场布置、设备调试、名牌摆放孙十八无2023-10-1514:00-16:00茶水服务、设备保障孙十八15:20麦克风无声，已更换备用电池（四）关键要点会议室使用遵循“先申请、先使用”原则，部门间冲突时由行政部协调安排。涉及公司机密的会议，需提前通知行政部关闭录音、录像设备，参会人员严禁携带手机进入会场（特殊情况需报备）。会议资料需严格保密，未经允许不得外传，电子档需加密存储。六、车辆调度与使用管理规范（一）核心目标规范公司车辆调度、使用、保养及油耗管理，保证行车安全、提高车辆利用率、控制运输成本。（二）操作步骤用车申请与审批员工因公用车需提前1个工作日填写《车辆使用申请表》，注明用车事由、时间、路线、乘车人数、所需车型（轿车/商务车/货车），部门负责人*签字后提交至行政部。行政部根据车辆调度情况审批：“市区内短途用车”由行政主管审批；“长途用车或节假日用车”需报行政总监审批；紧急用车（如突发客户拜访、紧急物料运输）可先电话申请，事后24小时内补办手续。车辆调度与交接行政部审批通过后，通知驾驶员*准备车辆，填写《车辆交接单》（含车辆编号、油量、里程表读数、随车物品、车况等），使用人签字确认。驾驶员需提前检查车况（刹车、轮胎、油量、灯光等），保证行车安全；使用人需遵守交通规则，不得擅自改变路线或搭载无关人员。费用报销与保养用车结束后，使用人填写《行驶记录表》（实际行驶里程、加油金额、过路费等），连同发票（过路费、停车费等）提交行政部审核，财务部*统一报销。驾驶员每周上报《车辆油耗记录表》，行政部每月对油耗进行分析（异常油耗需说明原因）；车辆每行驶5000公里或3个月进行常规保养，填写《车辆保养记录表》，保养前需报行政部审批。违规处理与停车管理违章驾驶（如超速、闯红灯、违停等）由责任人承担罚款，因个人原因造成车辆损坏的，需照价赔偿（自然损耗或不可抗力除外）。车辆需停放在公司指定停车场或正规停车位，长时间不用时需锁好门窗、关闭电源，钥匙交还行政部统一保管。（三）配套表格表6-1车辆使用申请表用车部门销售部申请人刘十九联系方式1395678用车事由客户拜访用车日期2023-10-10用车时间09:00-17:00乘车人数3人路线公司→客户A（XX区）→客户B（XX区）→公司所需车型轿车审批意见：同意用车，车牌号：京A·5，驾驶员：李二十行政部：周二十一部门负责人：吴二十二表6-2车辆交接单车辆编号京A·5车型帕萨特车况正常（□正常■异常：______）交接时间2023-10-1008:30油量1/2箱里程表读数50023km随车物品灭火器、三角警示牌、急救包使用人签字：刘十九驾驶员签字：李二十（四）关键要点车辆仅限因公使用，严禁私用或外借，特殊情况需经总经理*书面批准。驾驶员需持有有效驾驶证，连续驾驶不得超过4小时，每2小时休息15分钟，保证行车安全。节假日期间（含周末），公司车辆原则上封存，确需用车需提前3个工作日申请。七、后勤服务保障管理规范（一）核心目标规范员工宿舍、食堂、安保等后勤服务，保障员工基本生活需求，营造安全、便捷的办公与生活环境。（二）操作步骤员工宿舍管理新员工入职可申请宿舍（需提供入职证明、证件号码复印件），填写《住宿申请表》，行政部根据空床情况安排，发放《住宿须知》（含作息时间、卫生要求、安全规定等）。员工需保持宿舍整洁，每月最后一天进行卫生检查，评选“文明宿舍”并给予表扬；离职时需在3日内清理物品、办理退宿手续，钥匙交还行政部。食堂运营管理食堂每日提供早、中、晚餐（早7:30-8:30，午11:30-12:30，晚17:30-18:30），菜单每周公示（提前1天在食堂门口张贴），保证菜品多样化、营养均衡。员工通过饭卡就餐（充值地点：行政部），食堂每周收集员工反馈（口味、卫生等），每月召开伙食委员会会议，持续改进服务质量。安保与应急管理安保人员24小时值班（门禁管理、巡逻监控），员工及访客需凭工牌/登记信息进入，外来车辆需登