企业行政办公操作手册

企业日常行政办公操作手册第一章办公用品管理规范一、适用工作场景各部门及员工因日常办公需要，申领、使用及管理办公文具、耗材（如纸张、笔、文件夹、打印墨盒等）的常规操作。二、操作流程指引（一）需求提报线上提交：员工通过企业OA系统“办公用品申领”模块，填写所需物品名称、规格型号、单位、申领数量、用途说明等信息，提交至部门负责人审核。紧急情况：若遇紧急需求（如会议临时需大量打印纸），可先通过企业内部通讯工具（如企业）向部门负责人报备，同步在OA系统补录申请，保证流程可追溯。（二）部门审核部门负责人*登录OA系统，对下属提交的申领申请进行合理性审核（如是否为办公必需、数量是否符合实际需求），审核通过后流转至行政部。（三）行政采购与入库汇总采购：行政部每月25日前汇总各部门已审核的申领需求，编制《办公用品采购计划》，按企业采购流程执行采购（优先选择协议供应商，保证性价比）。入库登记：物品到货后，行政管理员核对采购清单与实物，确认无误后在OA系统“库存管理”模块登记入库，更新库存数量（包含物品名称、规格、入库数量、入库日期、供应商信息等）。（四）领用登记领取流程：审核通过的员工凭OA系统的申领单，至行政部办公室领取物品，现场核对物品名称与数量，在《办公用品领用登记表》签字确认（包含领用日期、物品名称、数量、领用人、部门等信息）。个人物品管理：领用的办公用品需用于办公，严禁私用或转赠他人；贵重物品（如U盘、计算器）需在领用后3个工作日内至行政部备案。（五）定期盘点行政部每季度末最后一个工作日组织办公用品盘点，核对系统库存与实际库存，编制《办公用品盘点表》，对盘盈、盘亏情况分析原因并报行政主管*审批，保证账实相符。三、配套表单模板表1-1办公用品领用申请表序号物品名称规格型号单位申领数量用途说明申领部门申领人申领日期审批人1A4复印纸80g包5部门月度报告打印市场部张*2023-10-08李*2黑色签字笔0.5mm支10日常办公使用人事部王*2023-10-08赵*表1-2办公用品盘点表盘点日期物品名称系统库存数量实际库存数量差异数量差异原因责任人2023-09-30A4复印纸5048-2领用漏登记刘*2023-09-30订书钉2002000无陈*四、执行要点提示按需申领：避免过量申领造成资源浪费，非必需物品（如装饰品、个人护理用品）不予申领。库存管理：行政部需在OA系统实时更新库存信息，当常用物品库存低于最低警戒量（如A4纸低于10包）时，及时启动采购流程。责任追溯：领用人需妥善保管个人领用的办公用品，损坏或遗失需按企业规定说明情况并酌情赔偿。第二章会议室预订与使用管理一、适用工作场景企业内部员工或外部访客因会议、培训、洽谈等需要，预订、使用企业公共会议室（如大会议室、小会议室、视频会议室）的操作管理。二、操作流程指引（一）会议室查询与预订查询可用性：员工通过OA系统“会议室管理”模块，查看未来7天内会议室的实时使用状态（包括会议室名称、容量、设备配置、可用时间段）。提交预订：选择所需会议室及时间段，填写《会议室预订申请表》，包含申请人姓名、部门、会议主题、参会人数、所需设备（如投影仪、麦克风、视频会议系统）、预计开始/结束时间等信息，提交至部门负责人审核。（二）审核与确认部门审核：部门负责人*审核会议的必要性及预订时间的合理性，审核通过后流转至行政部。行政部确认：行政管理员核对会议室冲突情况，确认预订有效后，在OA系统回复申请人，并通过企业内部通讯工具发送会议室使用提醒（含会议室位置、设备操作指南）。（三）使用前准备设备调试：申请人需提前15分钟到达会议室，检查设备（如投影仪、空调、灯光）是否正常运行，如有故障立即联系行政部（联系方式：企业内部分机8001）。环境布置：如需特殊布置（如摆放席卡、调试室温），需在预订时备注说明，行政部将根据实际情况协助安排。（四）会议使用规范按时使用：会议需在预订时间内开始，若需延长使用，需提前30分钟通过OA系统申请续用，避免影响后续预订。保持整洁：会议期间禁止在会议室用餐（饮用水除外），会议结束后，申请人需清理会场垃圾，将桌椅恢复原位，关闭设备及灯光。（五）临时变更与取消变更处理：若需变更会议室或时间，需在预订开始前2小时通过OA系统提交变更申请，经行政部确认后生效。取消处理：若取消预订，需在预订开始前1小时通过OA系统取消，以便行政部及时释放会议室资源；无故取消累计3次，将暂停该员工1个月会议室预订权限。三、配套表单模板表2-1会议室预订申请表申请人部门会议主题参会人数所需会议室容量要求预订日期开始时间结束时间所需设备审批人刘*销售部Q4客户洽谈5小会议室6人以上2023-10-1014:0016:00投影仪、麦克风孙*四、执行要点提示优先级原则：重要会议（如客户接待、董事会）可优先安排，需在申请时标注“紧急会议”，行政部将协调资源保障使用。设备使用：非专业人员不得擅自拆卸会议室设备，如需使用特殊设备（如视频会议系统），需提前1天联系行政部进行调试培训。资源节约：鼓励使用电子会议资料，减少纸质打印；会议结束后及时关闭设备，避免能源浪费。第三章文件归档管理规范一、适用工作场景企业各类纸质文件（如合同、报告、制度、会议纪要）及电子文档（如邮件、表格、PPT）的分类、存储、检索与借阅管理。二、操作流程指引（一）文件分类与编号分类标准：文件按“部门-年份-文件类型”三级分类，如“行政部-2023-制度类”“财务部-2023-报告类”；文件类型分为制度文件、合同文件、会议文件、业务文件、其他文件5类。编号规则：文件编号格式为“部门简称（2位）-年份（4位）-文件类型代码（1位）-流水号（3位）”，如“XZ-2023-Z-001”（行政部2023年制度类第1号文件）。（二）文件归档范围必须归档文件：企业正式发布的制度文件、对外签订的合同及协议、重要会议纪要、年度/季度/月度工作报告、审计报告、项目验收文件等。选择性归档文件：部门工作计划、培训资料、活动方案等，可根据实际需求确定保存期限。（三）归档流程纸质文件归档：整理：文件形成后3个工作日内，经办人需对文件进行排序、去除订书针等金属物，保证文件平整。编号：在文件右上角标注文件编号，填写《纸质文件归档登记表》（包含文件名称、编号、形成日期、页数、经办人、归档日期等信息）。入库：将文件存入档案盒，在档案盒正面标注“部门-年份-文件类型”及起止编号，移交至行政部档案室，由档案管理员签收确认。电子文件归档：存储：经办人需将电子文件至企业指定服务器（如OA系统“档案管理”模块），按文件分类建立文件夹，文件名格式为“文件编号-文件名称-形成日期”。备份：档案管理员每月对电子文件进行异地备份，保证数据安全。（四）文件借阅与归还借阅申请：员工因工作需要借阅文件，需通过OA系统提交《文件借阅申请表》，说明借阅文件名称、编号、用途、借阅期限（最长不超过5个工作日），经部门负责人及档案管理员审批。借阅管理：纸质文件：借阅人需在档案室现场查阅，特殊情况需带出时，需缴纳押金（按文件价值评估），借阅期间妥善保管，不得涂改、撕毁、复制（经批准可复印）。电子文件：借阅人仅可在企业内部办公电脑上查阅，不得通过邮件、U盘等途径外传。归还与续借：借阅期限届满前1个工作日，借阅人需归还文件；需续借的，需在OA系统提交续借申请，续借期限不超过3个工作日。（五）档案保管与销毁保管期限：根据文件类型确定保管期限，如合同文件保管期限为10年，会议纪要保管期限为5年，制度文件长期保存。定期检查：档案管理员每半年对档案进行一次检查，查看是否有虫蛀、受潮、遗失等情况，发觉问题及时处理。销毁流程：保管期限届满的文件，由档案管理员编制《档案销毁清单》，经行政主管及法务部审核后，由2人以上共同监销，销毁后在清单上签字确认，销毁记录保存3年。三、配套表单模板表3-1纸质文件归档登记表序号文件名称文件编号形成日期页数经办人归档日期档案盒编号签收人1行政管理制度XZ-2023-Z-0012023-09-0115周*2023-09-05XZ-2023-Z-01吴*22023年第三季度工作总结XZ-2023-BG-0022023-09-308郑*2023-10-08XZ-2023-BG-01吴*表3-2文件借阅申请表申请人部门文件名称文件编号借阅用途借阅期限审批人（部门）审批人（档案）冯*人事部员工手册RL-2023-Z-001新员工培训参考2023-10-10至2023-10-15钱*吴*四、执行要点提示及时归档：文件形成后需在规定时间内完成归档，避免文件积压或遗失；跨部门形成的文件，由主办部门负责归档。安全保密：涉密文件（如财务数据、未公开合同）需单独存放，借阅需经企业分管领导*审批，借阅人签署保密协议。检索便捷：档案管理员需定期更新档案检索目录（包含文件编号、名称、关键词、存放位置等），保证员工能快速查询所需文件。第四章差旅申请与报销管理一、适用工作场景员工因公出差（如参加会议、客户拜访、项目调研）的事前申请、行程安排、费用报销及票据管理。二、操作流程指引（一）出差申请与审批提交申请：员工出差前3个工作日通过OA系统提交《差旅审批单》，注明出差事由、目的地、出差起止时间、交通方式（如飞机、高铁、汽车）、住宿标准（参照企业《差旅费管理办法》）、预估费用等信息，附相关会议通知或客户邀请函（如有）。审批流程：部门负责人*审核出差必要性及行程合理性；行政部审核交通方式及住宿标准是否符合规定；财务部审核费用预算准确性；分管领导审批（出差超过5天或费用超过5000元需经总经理审批）。（二）行程安排与预订交通预订：审批通过后，员工通过企业合作旅行社或线上平台预订交通票务，优先选择公共交通（高铁、飞机经济舱），特殊情况需乘坐飞机公务舱的，需在申请中注明理由并经分管领导批准。住宿预订：住宿需选择企业协议酒店（可在OA系统“酒店名录”中查询），住宿标准为：一线城市（如北京、上海）不超过400元/晚，二线城市不超过300元/晚，三线城市不超过200元/晚（如遇协议酒店满房，可预订同价位非协议酒店，需提供酒店价格截图）。（三）差旅期间管理行程变更：出差期间若需变更行程（如延长出差时间、改变目的地），需通过OA系统提交《差旅变更申请》，经部门负责人审批后，方可执行变更，相关费用按实际发生情况报销。费用记录：员工需妥善保管差旅期间的费用票据（如交通票、住宿发票、餐饮发票），在票据上注明出差事由及日期，避免遗失或涂改。（四）费用报销报销申请：出差结束后5个工作日内，员工通过OA系统提交《差旅费报销单》，附《差旅审批单》复印件、费用票据（需粘贴在《费用报销粘贴单》上）、行程单（如机票行程单、高铁票）、住宿清单等，按“交通费、住宿费、伙食补助费、市内交通费”分类填写报销金额。审核与支付：财务部审核票据真实性（发票抬头需为企业全称、税务登记号准确）、合规性（如发票是否在有效期内、是否有盖章）、费用标准是否符合规定；审核通过后，由财务部在10个工作日内完成支付（通过企业对公账户转账至员工工资卡）。（五）特殊情况处理超标准费用：因特殊原因产生的超标准费用（如紧急任务需乘坐飞机公务舱），需在报销时提交《超标准费用说明》，经部门负责人及分管领导审批后，可按实际金额报销。票据遗失：若遗失费用票据，需提交《票据遗失说明》，经部门负责人证明并签字，财务部审核后，可按票据金额的50%报销（单张票据遗失金额超过500元需经总经理审批）。三、配套表单模板表4-1差旅审批单申请人部门出差事由目的地出差时间交通方式住宿标准（元/晚）预估费用（元）审批人（部门）审批人（财务）审批人（分管）杨*市场部参加行业展会上海2023-10-15至2023-10-17高铁3502500孙*朱*徐*表4-2差旅费报销单报销人部门出差时间出差目的地报销项目金额（元）票据张数审批人杨*市场部2023-10-15至2023-10-17上海交通费（高铁票）6502孙*住宿费7001伙食补助费300-市内交通费1505合计18008四、执行要点提示预算控制：差旅费用需控制在审批预算范围内，超预算部分需由员工自行承担（特殊情况审批通过的除外）。票据规范：报销票据需为增值税普通发票或专用发票，发票抬头、税号等信息需与企业信息一致，避免使用“办公用品”“礼品”等模糊类名的发票。及时报销：出差后需在规定时间内提交报销申请，逾期未提交的，财务部有权拒绝报销（特殊情况需提交书面说明，经财务部负责人审批）。第五章访客接待管理规范一、适用工作场景外部访客（如客户、合作伙伴、应聘者、部门人员）到访企业的预约、接待、安排及后续跟进管理。二、操作流程指引（一）访客预约预约提交：内部员工需提前1-2个工作日通过OA系统提交《访客预约登记表》，注明访客姓名、单位、职务、联系方式、到访时间、事由、陪同人员、接待需求（如会议室、茶水、翻译等）。预约确认：行政部收到预约后，1个工作日内与访客联系确认到访信息，同步向陪同人员发送访客提醒（含到访时间、地点、注意事项）。（二）接待准备信息登记：访客到访当日，前台接待员需在《访客登记表》中记录访客姓名、单位、证件号码号（可选）、到访时间、事由、陪同人员等信息，发放《访客证》（需佩戴于胸前）。环境与物料准备：会议室：根据访客需求提前布置会议室（如调试投影仪、摆放席卡、准备矿泉水、茶杯等），保证温度适宜（夏季24-26℃，冬季20-22℃）。接待区：前台及接待区保持整洁，摆放企业宣传资料、杂志等，营造专业、舒适的接待环境。（三）访客接待迎接引导：访客到达后，前台接待员需主动上前迎接，核对预约信息，引导至会议室或接待区；若陪同人员不在，需引导访客至等候区，并及时通知陪同人员。接待礼仪：陪同人员需提前10分钟到达会议室，热情接待访客，主动介绍双方人员（先介绍己方人员，再介绍访客）。会议期间，关闭手机或调至静音，认真倾听访客意见，避免随意打断；需提供茶水时，双手递送，杯把朝向访客。（四）会议与洽谈议程把控：陪同人员需提前准备会议议程，控制会议时间（