行政文件归档管理制度文件管理规范版

行政文件归档管理制度文件管理规范版一、适用范围与适用对象本制度适用于企业、事业单位及社会团体等组织（以下简称“单位”）的行政管理部门，涵盖单位在日常行政管理活动中形成的具有保存价值的各类纸质文件、电子文件及声像资料等的管理。具体包括但不限于：行政公文（通知、报告、请示、函等）、会议纪要、合同协议、人事档案、财务凭证、资产档案、项目文件、规章制度、证照资质、外部来函等。本制度适用于单位行政部、综合管理部及各业务部门负责文件归档管理的人员，以及需接触或使用归档文件的单位员工。二、行政文件归档管理全流程操作指引（一）文件收集：保证“应归尽归、及时完整”操作主体：各部门行政专员/文件形成岗位人员操作步骤：明确收集范围：文件形成后3个工作日内，形成人员需对照《行政文件归档范围及保管期限表》（见附件1），判断文件是否属于归档范围，保证无遗漏。初步整理：对需归档文件进行初步筛选，剔除重复件、无留存价值的草稿（除非有重要修改痕迹），检查文件是否齐全（如、附件、签批页是否完整）。移交至归档部门：每月最后一个工作日前，各部门行政专员将本部门当月需归档文件分类整理后，移交至单位行政部归档管理人员，并填写《文件移交清单》（见附件2），双方签字确认。关键控制点：电子文件需同步收集，保证格式为通用格式（如PDF、Word、Excel），避免使用加密或特殊格式软件；涉密文件需按单位保密管理规定单独标注并移交。（二）文件分类：科学分类，便于检索操作主体：行政部归档管理人员操作步骤：确定分类标准：采用“年度-机构-问题”三级分类法，即先按文件形成年度分类，再按部门或机构分类，最后按文件内容（如综合类、人事类、财务类等）分类。示例：2024年度-行政部-综合类文件；2023年度-财务部-财务凭证类文件。设置类目标识：为每个类别编制唯一类目代码，如“Z”（综合类）、“R”（人事类）、“C”（财务类），年度后缀4位数字（如2024），部门代码用部门首字母缩写（如“XB”代表“行政部”），形成完整分类号，如“Z-XB-2024-001”。分类结果登记：分类完成后，在《文件分类台账》（见附件3）中记录分类号、类目名称、文件数量、归档日期等信息。关键控制点：跨年度文件（如年度总结、项目周期文件）按形成年度归档；电子文件分类与纸质文件分类保持一致，建立对应关系。（三）文件整理：规范整理，保障质量操作主体：行政部归档管理人员操作步骤：排序与组卷：纸质文件：按文件形成时间先后顺序或逻辑关系排序，同一类别的文件按“重要程度-时间”排序，如请示在前，批复在后；在前，附件在后。电子文件：按“分类号-文件名-日期”规则重命名，避免使用“新建文档1”等模糊名称。修复与装订：纸质文件：对破损、褶皱文件进行修复（如裱糊、压平），去除金属夹、回形针等易锈蚀物品，采用三孔一线法装订，保证牢固、平整；文件超过10页需加装封面、封底（封面模板见附件4）。电子文件：检查文件完整性，避免内容损坏，重要电子文件需刻录成光盘或存储至专用服务器，并备份日志。编制页号与备考表：纸质文件：用铅笔在每页文件右上角编制页号（单页文件编在右上角，双面文件编在右上角和左下角），空白页不编号；卷内文件需附《卷内备考表》（见附件5），注明立卷人、检查人、立卷日期及特殊说明（如文件缺失原因）。关键控制点：装订时不得破坏文件内容；电子文件需定期检查备份有效性，每半年进行一次备份验证。（四）文件编目：编制目录，精准定位操作主体：行政部归档管理人员操作步骤：编制案卷目录：按分类号顺序编制《案卷目录》（见附件6），内容包括分类号、案卷题名、年度、部门、起止日期、页数、保管期限、存放位置等信息。案卷题名要求：简明扼要概括文件内容，包含“责任主体-事由-文种”，如“行政部-2024年度办公用品采购-请示”。录入电子台账：将案卷目录信息录入单位档案管理系统（或Excel台账），添加关键词检索字段（如文件标题、责任部门、日期等），支持模糊查询。编制文件级目录：重要文件（如合同、涉密文件）需单独编制《文件级目录》（见附件7），细化至每份文件的题名、文号、形成人、归档日期等。关键控制点：目录信息与实际文件内容一致，每年12月底前完成当年所有文件的编目工作。（五）文件归档：及时入库，规范存储操作主体：行政部归档管理人员、档案库管员操作步骤：入库登记：整理完成的案卷经行政部负责人*审核签字后，移交至档案库房，填写《档案入库登记表》（见附件8），记录入库日期、案卷数量、库房信息等。存放管理：纸质档案：按分类号顺序存入档案柜，柜外标注分类标签，库房内保持通风、干燥（温度14-24℃，湿度45-60%），配备防火、防虫、防潮设备，定期检查（每季度一次）。电子档案：存储于专用服务器或加密移动硬盘，设置访问权限（如仅档案管理员可编辑，普通员工仅可查阅），定期更新杀毒软件。建立档案位置索引：绘制《档案存放位置示意图》（见附件9），标注库房、档案柜、层架的分类号对应关系，便于快速查找。关键控制点：涉密档案需存入专用保密柜，由专人管理，非涉密档案与涉密档案分区存放。（六）文件借阅：规范流程，保障安全操作主体：借阅申请人、行政部归档管理人员、档案库管员操作步骤：提交借阅申请：员工因工作需要借阅档案时，填写《档案借阅申请表》（见附件10），注明借阅档案名称、分类号、借阅事由、借阅期限（原则上不超过5个工作日），经部门负责人及行政部负责人审批。审核与登记：归档管理人员核对申请表信息，确认档案状态（如是否在库、是否涉密），审批通过后，办理借阅登记手续，借阅人签字确认。档案交接与归还：纸质档案：库管员从档案柜取出档案，检查完整性后交借阅人；借阅人归还时，库管员检查文件是否污损、缺页，确认无误后注销借阅记录。电子档案：通过档案管理系统借阅，系统记录借阅人、借阅时间、次数，禁止外传或复制涉密电子档案。特殊档案借阅：借阅涉密档案需经单位分管领导*审批，且借阅人需签订《保密承诺书》（见附件11），档案原则上不得带出档案室，需在指定区域查阅。关键控制点：借阅档案不得涂改、勾画、抽页、拆散，归还时如发觉损坏，按单位相关规定追究借阅人责任。（七）文件鉴定与销毁：定期清理，合规处置操作主体：行政部归档管理人员、档案鉴定小组（由行政部、法务部、业务部门负责人组成）操作步骤鉴定启动：每年度12月，档案鉴定小组对到期档案（保管期限届满）进行鉴定，区分“继续保存”“销毁”两类。继续保存：因法律法规或工作需要需延长保管期限的档案，重新划定保管期限并标注。销毁：无保存价值的档案，编制《档案销毁清册》（见附件12），注明档案名称、分类号、数量、保管期限、销毁原因等信息。审批与监销：《档案销毁清册》经单位分管领导*审批后，由2名以上人员（含档案管理员、监销人）共同监销，监销人在销毁清单上签字确认，保证档案彻底销毁（纸质档案碎纸处理，电子档案彻底删除并销毁存储介质）。销毁记录存档：监销后的《档案销毁清册》及销毁过程照片（如有）存档保存，保存期限不少于10年。关键控制点：到期档案未经鉴定不得擅自销毁；涉密档案销毁需按保密管理规定执行，保证信息无法恢复。三、常用管理工具表格模板附件1：行政文件归档范围及保管期限表（示例）文件类别具体内容保管期限备注综合类单位年度工作计划、总结、报告永久含上级单位批复行政会议纪要、办公会议记录10年涉密文件按保密规定人事类员工入职登记表、劳动合同、离职申请永久离职后10年转交档案馆薪酬福利文件、奖惩记录30年财务类年度财务报告、会计凭证、会计账簿永久按会计档案管理规定预算、决算报告、审计报告30年合同类对外签订的各类合同、协议（采购、销售、服务等）合同终止后10年含谈判记录、审批文件证照资质类营业执照、税务登记证、各类资质证书永久证书更新后替换原件项目类立项文件、可行性研究报告、验收报告项目结束后30年含项目过程文件附件2：文件移交清单（示例）移交部门移交人接收人移交日期序号文件题名文件编号形成日期页数备注行政部张*李*2024-03-3112024年度行政工作计划XZ-2024-0012024-01-058含附件2份2办公用品采购请示XZ-2024-0022024-02-153销售部王*李*2024-03-3112024年Q1销售总结XS-2024-0032024-03-2512含图表2与A公司销售合同HT-2024-0052024-03-1015已盖章附件3：文件分类台账（示例）分类号类目名称年度部门文件数量归档日期存放位置（柜/层）备注Z-XB-2024综合类-行政部2024行政部252024-03-31A柜-1层含会议纪要R-RS-2024人事类-人事部2024人事部182024-03-28B柜-2层含劳动合同C-CW-2023财务类-财务部2023财务部502024-01-15C柜-3层含会计凭证附件4：档案封面模板（示例）（正上方）单位名称（居中）档案封面案卷题名：_______________________分类号：___________________________年度：___________________________部门：___________________________保管期限：_________________________起止日期：______年_月_日至______年_月_日总页数：______页立卷人：___________________________检查人：___________________________日期：______年_月_日（备注）：封面采用浅色硬质纸张，字体为宋体，字号根据内容调整。附件5：卷内备考表（示例）卷内情况说明：__________________________________________________________||____________________________________________________________________________|

||

|立卷人：___________检查人：___________立卷日期：______年_月_日|

||

|保管过程中变更说明：____________________________________________________|

|____________________________________________________________________________|

||

|管理人：___________变更日期：______年_月_日|（备注）：备考表置于案卷末尾，简要说明卷内文件特殊情况（如缺失、修改等）。附件6：案卷目录（示例）分类号案卷题名年度部门起止日期页数保管期限存放位置备注Z-XB-20242024年度行政工作计划2024行政部2024.01.058永久A柜-1层Z-XB-20242024年第一季度行政会议纪要2024行政部2024.01-032010年A柜-1层R-RS-20242024年3月员工入职登记表2024人事部2024.03.105永久B柜-2层共15份附件7：文件级目录（示例）分类号文件题名文件编号形成人形成日期归档日期页数保管期限存放位置关键词HT-2024-005与A公司销售合同XS-2024-005赵*2024-03-102024-03-311510年D柜-1层销售、合同CZ-2024-0122024年3月办公用品采购凭证CW-2024-012钱*2024-03-252024-03-28830年C柜-3层采购、凭证附件8：档案入库登记表（示例）入库日期案卷总数分类号范围移交部门移交人接收人库房号柜/层位置备注2024-03-3150Z-XB-2024至R-RS-2024行政部、人事部张、王李*1号库房A柜-B柜2024-04-1030C-CW-2023至XJ-2024财务部、销售部孙*李*1号库房C柜-D柜含电子档案附件9：档案存放位置示意图（示例）1号库房柜号层号分类号范围类目名称A柜1层Z-XB-2024综合类-行政部A柜2层Z-XB-2023综合类-行政部B柜1层R-RS-2024人事类-人事部B柜2层R-RS-2023人事类-人事部C柜1层C-CW-2024财务类-财务部C柜2层C-CW-2023财务类-财务部附件10：档案借阅申请表（示例）借阅人部门联系方式借阅日期归还日期刘*市场部1382024-04-152024-04-20借阅事由：___________________________（如：编制2024年Q2市场推广方案需参考历史合同）档案信息：序号档案题名分类号保管期限数量————————————–———-——12023年销售合同汇总HT-2023-00810年1卷2市场推广方案模板XG-2022-0155年1份部门负责人审批：___________日期：______年_月_日行政部负责人审批：___________日期：______年_月_日归还记录：借阅人签字___________日期：______年_月_日检查人___________附件11：保密承诺书（示例）保密承诺书本人___________（姓名），因工作需要借阅涉密档案（档案名称：___________________，分类号：___________________），郑重承诺：严格遵守国家保密法律法规及单位档案管理规定，不得擅自复制、摘抄、外传档案内容；借阅期间妥善保管档案，不得涂改、勾画、抽页、损坏，不得带出指定查阅区域；如违反上述承诺，愿意承担由此造成的一切责任，包括但不限于纪律处分、法律责任。承诺人（签字）：___________身份证号：_________________日期：______年_月_日四、执行过程中的关键注意事项（一）责任分工明确，避免管理真空文件形成部门：负责本部门文件的及时收集、初步整理及移交，保证文件内容完整、真实。行政部归档管理人员：负责文件分类、整理、编目、归档及借阅审核，定期检查档案存储状态，保证管理规范。档案库管员：负责档案库房日常管理，保证存储环境达标，执行档案借阅、销毁等流程，做好出入库登记。分管领导：负责审批档案销毁、涉密档案借阅等重要事项，监督制度执行情况。（二）