社区卫生医院采购制度

PAGE社区卫生医院采购制度一、总则（一）目的为规范社区卫生医院采购行为，加强采购管理，确保采购工作合法、合规、公开、公正、透明，提高采购资金使用效益，保障医院医疗业务的正常开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于社区卫生医院所有物资、设备、服务等采购活动，包括但不限于医疗器械、药品、办公用品、后勤物资、维修服务、信息系统服务等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开公正原则：采购过程应公开透明，遵循公平竞争原则，确保所有符合条件的供应商都有机会参与，保证采购结果公正合理。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，优化采购流程，降低采购费用，提高资金使用效率。4.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商和产品，确保所采购的物资、设备和服务能够满足医院医疗工作的实际需求，保障医疗安全。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立医院采购领导小组，由医院领导班子成员、相关职能部门负责人等组成。采购领导小组负责审议采购计划、采购预算、采购政策和重大采购项目等，对采购工作进行决策和指导。（二）采购执行部门设立医院采购办公室，作为采购工作的执行部门，负责具体采购业务的组织实施。采购办公室应配备专业的采购人员，负责采购项目的策划、招标、谈判、合同签订、验收等工作。采购人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购法律法规和业务流程，遵守职业道德规范。（三）相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，包括物资、设备、服务的名称、规格、数量、技术参数、质量要求等，并对需求的合理性和准确性负责。在采购过程中，需求部门应积极配合采购执行部门，提供必要的技术支持和协助，参与采购项目的验收工作。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核，确保采购资金的安全和合理使用。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合法性、合规性，审查采购合同的执行情况，对发现的问题提出整改意见和建议。4.质量控制部门：负责对采购的医疗器械、药品等物资进行质量验收和检验，确保所采购的产品符合质量标准和相关要求。参与采购项目的验收工作，对产品质量问题提出处理意见。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购办公室应根据医院年度工作计划和业务发展需求，会同各需求部门编制采购预算。采购预算应包括采购项目名称、规格、数量、预算金额、资金来源等内容，并按照医院财务预算编制要求进行编制。2.采购预算编制应遵循“零基预算”原则，充分考虑医院实际需求和财力状况，确保预算的科学性、合理性和准确性。同时，应预留一定的弹性空间，以应对突发情况和临时性采购需求。（二）预算审批采购预算编制完成后，经采购领导小组审议通过，报医院财务部门审核，最后提交医院院长办公会审批。经批准后的采购预算作为年度采购工作的依据，不得随意调整。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照医院预算调整程序进行审批。（三）预算执行1.采购执行部门应严格按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得超预算采购。对于超预算采购项目，必须按照规定程序进行追加预算审批，经批准后方可实施。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购资金的使用情况进行检查和分析，确保采购资金专款专用，提高资金使用效益。四、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术参数、质量要求、预算金额、预计到货时间等内容，并提交相关证明材料。2.《采购申请表》经需求部门负责人签字确认后，报采购办公室。采购办公室对采购申请进行初步审核，审核内容包括采购需求的合理性、必要性、预算金额的准确性等。如审核通过，将采购申请提交采购领导小组审批；如审核不通过，应及时反馈需求部门并说明原因，要求其补充或修改相关材料。（二）采购方式选择根据采购项目的性质、金额、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、市场竞争充分的采购项目。采购办公室应按照国家有关法律法规和招标程序，编制招标文件，发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。通过开标、评标、定标等环节，确定中标供应商。2.邀请招标：适用于具有特殊性或有限竞争性的采购项目。采购办公室应根据采购项目特点和供应商信息，选择若干家符合条件的供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。邀请招标的程序与公开招标基本相同。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。采购办公室应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。采购办公室应组织相关部门和专家对单一来源采购的必要性和合理性进行论证，并报采购领导小组批准。5.询价采购：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购办公室应向多家供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。采购办公室根据供应商的报价情况，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商。（三）供应商选择与管理1.供应商资格审查：采购办公室应建立供应商资格审查制度，对参与采购项目的供应商进行资格审查。审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、经营许可证、产品质量认证、业绩信誉等。只有符合资格条件的供应商才能参与采购项目的投标或谈判。2.供应商评价与选择：采购办公室应定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、价格、交货期、售后服务、信誉等方面。根据评价结果，建立供应商名录，并在采购项目中优先选择名录中的优质供应商。在选择供应商时，应综合考虑供应商的各项因素，采用综合评分法等方法确定成交供应商。3.供应商管理：采购办公室应与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。在合同履行过程中，应加强对供应商的监督和管理，及时了解供应商的履约情况，如发现供应商存在违约行为，应按照合同约定追究其违约责任。同时，应定期对供应商进行回访，收集用户反馈意见，不断改进供应商管理工作。（四）采购合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购办公室应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款，以及双方的权利和义务、违约责任等内容。2.采购合同签订前，采购办公室应将合同文本提交财务部门、审计部门等相关部门进行审核。审核内容包括合同条款的合法性、合规性、完整性、合理性等。经审核通过后的合同文本方可签订。3.采购合同签订后，采购办公室应及时将合同副本分送需求部门、财务部门、审计部门等相关部门，以便各部门按照合同约定履行职责。（五）采购验收1.采购项目到货后，需求部门应组织相关人员按照采购合同和验收标准进行验收。验收内容包括产品的数量、规格、型号、质量、性能等方面。对于医疗器械、药品等特殊物资，应按照国家相关规定进行验收。2.验收合格后，需求部门应填写《采购验收单》，并由验收人员签字确认。《采购验收单》应作为支付货款的依据之一。如验收不合格，需求部门应及时与供应商联系，要求其采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格为止。同时，应将验收情况及时反馈采购办公室。3.采购办公室应参与采购项目的验收工作，对验收过程进行监督和指导。对于验收中发现的问题，应及时协调解决。（六）采购付款1.采购项目验收合格后，需求部门应根据采购合同和验收情况，填写《付款申请表》，并提交采购办公室审核。采购办公室审核通过后，将《付款申请表》提交财务部门。2.财务部门应按照医院财务管理制度和采购合同约定，对《付款申请表》进行审核。审核内容包括采购项目的真实性、合法性、付款金额的准确性等。经审核通过后，财务部门按照规定程序办理付款手续。3.对于金额较大的采购项目，财务部门应在付款前进行审计监督，确保采购资金的安全和合理使用。五、采购风险管理（一）风险识别与评估采购办公室应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括市场风险、质量风险、价格风险、合同风险、廉政风险等。通过风险识别和评估，确定风险的可能性和影响程度，为制定风险应对措施提供依据。（二）风险应对措施1.市场风险应对：密切关注市场动态，及时了解市场价格变化、供应情况等信息，合理安排采购计划，避免因市场波动导致采购成本增加或物资供应短缺。同时，建立供应商储备制度，与多家供应商保持良好合作关系，降低对单一供应商的依赖。2.质量风险应对：加强对采购物资的质量控制，严格按照验收标准进行验收。在采购合同中明确质量条款和违约责任，要求供应商提供质量保证文件和售后服务承诺。对于重要物资，可委托专业机构进行质量检验。3.价格风险应对：建立价格监测机制，定期收集市场价格信息，进行价格分析和比较。在采购过程中，通过招标、谈判、询价等方式，充分竞争，降低采购价格。同时，与供应商签订价格调整条款合同，根据市场价格变化情况适时调整采购价格。4.合同风险应对：加强采购合同管理，严格按照合同签订程序签订合同，确保合同条款合法、合规、完整、合理。在合同履行过程中，加强对合同执行情况的监督和检查，及时发现和解决合同纠纷。同时，建立合同档案管理制度，妥善保管合同文件，以备查阅。5.廉政风险应对：加强对采购人员的廉政教育，提高其廉洁自律意识。建立健全廉政监督机制，加强对采购过程的监督检查，防止采购人员利用职务之便谋取私利。对违反廉政规定的行为，依法依规严肃处理。六、采购监督与审计（一）内部监督1.采购办公室应建立健全内部监督制度，加强对采购工作的自我监督。定期对采购项目进行自查，检查采购程序是否合规、采购文件是否齐全、采购合同是否履行等情况。对发现的问题及时进行整改，确保采购工作规范有序进行。2.医院审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合法性、合规性，审查采购合同的执行情况，对采购资金的使用效益进行评价。审计部门应加强与采购办公室、财务部门等相关部门的沟通协作，形成监督合力。3.医院纪检监察部门应加强对采购工作的廉政监督，对采购过程中的违规违纪行为进行查处。建立举报机制，鼓励员工对采购工作中的违法违规行为进行举报