酒店挂账制度

酒店挂账制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国反不正当竞争法》等相关国家法律法规，参照行业内的信用管理及财务管理规范，并遵循集团母公司关于企业内部控制及风险管理的基本要求制定。同时，为有效防控挂账业务中的信用风险、操作风险及合规风险，规范酒店内部挂账业务的申请、审批、使用、结算等全流程管理，提升资金使用效率与风险防控能力，结合企业实际情况，特制定本制度。第二条本制度适用于公司总部各部门、下属酒店及各业务单元全体员工。挂账业务涵盖但不限于酒店对供应商（如餐饮、布草、维修等供应商）的货品或服务采购、对员工的预支费用、对合作方的保证金或押金等场景，均须遵循本制度执行。第三条本制度下列术语含义如下：（一）“挂账专项管理”指企业对涉及未来结算义务或权利的挂账业务进行系统性识别、评估、控制与监督的治理活动，包括但不限于挂账额度审批、账期管理、风险预警及结算执行等环节。（二）“挂账专项风险”指因挂账业务管理不当可能导致的资金占用、坏账损失、供应商信用风险、员工违规操作等风险。（三）“挂账合规”指挂账业务操作严格遵守国家法律法规、行业规范及企业内部制度，确保交易真实、审批规范、信息透明。第四条挂账专项管理应遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则。（一）全面覆盖：所有挂账业务均须纳入制度管控范围，确保无死角、无盲区。（二）责任到人：明确各级管理人员及业务执行人的职责权限，确保挂账业务可追溯、可问责。（三）风险导向：以风险防控为核心，动态调整管控措施，优先防范重大风险。（四）持续改进：定期评估挂账管理体系的有效性，优化流程与技术工具，适应业务发展。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为公司挂账专项管理的第一责任人，对挂账业务的合规性、安全性负总责；分管财务及运营的领导为直接责任人，负责组织制度落实、风险监控及考核执行。第六条设立挂账专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，成员包括财务部、审计部、采购部、人力资源部及各下属酒店负责人。领导小组负责统筹挂账业务的战略规划、重大风险决策、跨部门协调及年度管理工作。第七条领导小组主要职责包括：（一）审议挂账管理制度及重大风险控制政策；（二）协调解决跨部门的挂账争议及风险事件；（三）监督各层级挂账业务的合规执行情况；（四）定期听取专项管理报告，优化管控方向。第八条牵头部门为财务部，负责挂账专项管理的体系建设、流程优化、风险识别及考核监督。主要职责包括：（一）制定并修订挂账管理制度及操作指南；（二）建立挂账业务的风险评估模型及预警机制；（三）监督各业务部门的挂账审批执行情况；（四）定期组织挂账合规培训及考核。第九条专责部门为审计部，负责挂账业务的合规审计及流程优化。主要职责包括：（一）开展季度及年度挂账业务专项审计；（二）识别流程漏洞，提出优化建议；（三）对重大违规事件进行调查处理；（四）出具审计报告，评估管理有效性。第十条业务部门/下属单位为挂账业务的实际执行者，主要职责包括：（一）按照制度规定开展挂账申请、审批及使用；（二）确保挂账业务的真实性、必要性；（三）定期核对挂账明细，及时反馈异常情况；（四）落实部门内部的风险防控措施。第十一条基层执行岗（如采购专员、前台接待等）须履行以下合规操作责任：（一）签署岗位合规承诺书，熟知挂账操作红线；（二）拒绝执行违规挂账指令，及时上报异常情况；（三）妥善保管挂账相关单据，确保可追溯；（四）参与定期培训，更新挂账政策及风险点。第三章专项管理重点内容与要求第十二条供应商挂账管理。（一）业务操作合规标准：1.采购部门对新增供应商实施尽职调查，包括资质审核、信用评估及历史合作记录；2.挂账额度根据供应商信用等级及采购金额设定，原则上不超过其年度采购总额的X%；3.挂账期限根据货品性质及行业惯例确定，最长不超过X个月。（二）禁止性行为：严禁未经尽职调查接入挂账合作、利用挂账进行利益输送或变相回扣。（三）重点防控点：供应商信用恶化风险、虚假交易风险及账期超限风险。第十三条员工预支费用挂账管理。（一）业务操作合规标准：1.员工需提交预支申请，注明事由、金额及预计结算时间；2.人力资源部及财务部联合审批，金额超过X元需经分管领导核准；3.预支费用应在X个月内结清，逾期需按合同约定支付违约金。（二）禁止性行为：严禁虚假预支、重复申请或利用预支套现。（三）重点防控点：员工道德风险、审批权限滥用及资金挪用风险。第十四条合作方保证金/押金挂账管理。（一）业务操作合规标准：1.合作方申请保证金时需提供履约能力证明及资金来源说明；2.金额超过X万元的保证金需经法律部审核；3.保证金返还期限应明确约定，最长不超过合作期满后X个月。（二）禁止性行为：严禁以保证金名义进行不当资金占用、违规投资。（三）重点防控点：保证金挪用风险、合作方破产风险及合同违约风险。第十五条挂账账期管理与结算。（一）业务操作合规标准：1.财务部每月X日生成挂账对账单，业务部门核对无误后签字确认；2.超期挂账需提交延期申请，说明原因并经领导小组审批；3.结算时需核对发票、合同及验收单据，确保要素齐全。（二）禁止性行为：隐瞒超期挂账、伪造结算凭证。（三）重点防控点：结算延迟风险、账实不符风险及税务合规风险。第十六条挂账额度动态调整。（一）业务操作合规标准：1.每季度末，财务部根据供应商履约情况及业务需求调整挂账额度；2.信用评级下降的供应商需立即缩减额度，直至完成整改；3.调整方案需经审计部复核，重大调整需报领导小组备案。（二）禁止性行为：无依据随意扩大或缩小额度、利益相关者操纵调整结果。（三）重点防控点：额度虚高风险、供应商道德风险及调整随意性。第十七条异常挂账处理。（一）业务操作合规标准：1.发现疑似虚假挂账的，业务部门需立即冻结相关操作，并提交财务部核查；2.涉及金额超过X万元的，需上报领导小组启动专项调查；3.问题核实后，按合同约定追缴款项或解除合作。（二）禁止性行为：包庇违规行为、隐瞒问题不报。（三）重点防控点：虚假交易风险、内部协同不足及处理不及时。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制。（一）财务部每年X月对照国家法规、行业政策及业务变化评估制度适用性；（二）重大调整需经公司发文，并同步更新相关流程及培训材料；（三）系统功能需同步迭代，确保管控要求落地。第十九条风险识别预警机制。（一）财务部每月编制《挂账风险报告》，内容涵盖逾期账款、供应商信用预警等；（二）审计部每半年开展一次风险排查，重点关注金额超限及异常模式；（三）预警信息需分级发布，重大风险需即时上报领导小组。第二十条合规审查机制。（一）挂账申请必须经财务部合规性审查，未经审查不得进入审批流程；（二）合同签订前需核对挂账条款，确保符合制度要求；（三）结算时同步核查发票、验收单等合规要素，缺一不可。第二十一条风险应对机制。（一）一般风险：业务部门自行整改，财务部监督跟踪；（二）重大风险：领导小组牵头成立专项小组，明确责任分工，启动应急预案；（三）紧急情况需上报公司主要负责人，协调资源解决。第二十二条责任追究机制。（一）违规情形及处罚标准：1.虚假挂账：直接责任人解除劳动合同，金额超X万元追究刑事责任；2.超额审批：审批人降级处理，累计两次取消评优资格；3.风险上报不及时：部门负责人扣除绩效奖金。（二）处罚联动：违规记录计入个人档案，与晋升、调薪挂钩。第二十三条评估改进机制。（一）每年X月，领导小组组织对制度执行情况开展全面评估；（二）评估内容：流程效率、风险发生率、员工合规度等；（三）优化方案需经公司审议，并纳入次年工作计划。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障。（一）各级领导干部须签署《挂账管理责任书》，明确失职后果；（二）设立专项管理联络员制度，各部门指定专人负责对接；（三）重大决策需经领导小组会议审议，确保决策科学性。第二十五条考核激励机制。（一）将挂账合规情况纳入部门年度考核，占比不低于X%；（二）对风险管理成效突出的部门授予“合规标杆”称号，优先获取资源倾斜；（三）个人违规行为与绩效考核直接挂钩，情节严重者取消评优资格。第二十六条培训宣传机制。（一）管理层：每季度开展合规履职培训，内容涵盖政策解读及案例警示；（二）基层员工：每月组织操作规范培训，重点讲解禁止性行为及风险识别方法；（三）培训效果纳入考核，未达标者强制补训。第二十七条信息化支撑。（一）开发挂账管理系统，实现申请线上化、审批自动化、风险实时监控；（二）系统需支持多层级授权、单据留痕及异常自动预警；（三）财务部定期进行数据校验，确保系统与账实一致。第二十八条文化建设。（一）编制《挂账合规手册》，人手一册，内容涵盖制度要点及操作指引；（二）每年X月开展“合规月”活动，通过案例分享、知识竞赛强化意识；（三）员工入职时必须签署合规承诺书，确认知晓红线。第二十九条报告制度。（一）风险事件上报：重大事件须在X小时内上报至领导小组，同时抄送财务部、审计部；（二）年度管理情况报告：次年X月底前提交，内容包含风险数据、改进措施及下年