采购询价流程规范与实务操作手册

采购询价流程规范与实务操作手册前言：为何我们需要规范的询价流程？在组织的日常运营中，采购活动扮演着至关重要的角色，它直接关系到成本控制、运营效率乃至最终的产品与服务质量。而询价，作为采购流程中一个基础性且高频的环节，其规范与否、操作是否得当，直接影响着采购结果的公正性、经济性和合规性。一个清晰、严谨的询价流程，不仅能够帮助我们获得合理的价格和优质的资源，更能有效防范采购过程中的风险，确保每一分钱都花在刀刃上，经得起检验。本手册旨在结合实际操作经验，梳理询价流程中的关键节点与注意事项，为相关从业人员提供一份具有指导性和可操作性的参考，以期共同提升采购工作的专业水准与实际成效。一、需求确认与发起：凡事预则立任何采购行为的起点，都应是明确且经过确认的需求。在启动询价之前，我们首先要做的，是对需求本身进行审慎的评估与核实。1.1需求的明确性与必要性需求提出部门应清晰、具体地描述所需物品或服务的规格、型号、数量、质量标准、交付时间、地点以及其他特殊要求。模糊不清的需求往往导致后续报价混乱、交付不符，甚至引发不必要的纠纷。同时，我们也要审视该需求的必要性与合理性，是否符合组织的整体发展规划和年度预算安排，避免盲目采购或重复采购。这一步，需要需求部门与采购部门（若有）充分沟通，确保信息对称。1.2合规性审查在需求确认阶段，必须同步进行合规性审查。这包括但不限于：采购项目是否在预算范围内，是否符合组织内部的采购政策和审批权限，对于特定品类或金额的采购，是否需要履行特定的审批程序或遵循特定的采购方式。对于涉及招标限额以下的项目，询价是常用方式，但需明确其适用边界。1.3询价申请的提交与审批当需求明确且合规后，应由需求部门或采购部门（根据组织职责划分）提交正式的询价申请。申请中应包含上述需求的核心信息，以及建议的询价方式、拟邀请的供应商范围（若有）等。该申请需按照组织规定的审批流程进行报批，获得相应授权后，方可启动后续的询价工作。二、询价文件的准备：细节决定成败询价文件是传递采购需求、规范报价行为的重要载体，其质量直接影响询价的效率和效果。一份完善的询价文件，应能让供应商清晰了解我们的需求，并给出准确、可比的报价。2.1询价文件的核心构成一份标准的询价文件通常应包含以下几个部分：*询价邀请函：简要说明询价事由、项目名称、采购人信息、报价截止时间等。*采购需求说明：这是询价文件的核心，需详细列出采购标的的品名、规格型号、技术参数、材质要求、数量、质量标准、验收标准、交付（服务）时间、地点及方式等。如有样品要求，也需在此明确。*报价要求：明确报价的货币单位、报价包含的内容（如是否含税费、运费、安装费等）、报价有效期、报价的格式和签署要求。*供应商须知：包括报价的提交方式（密封或电子报价）、报价截止时间、报价开启的安排、报价的评审原则和方法、履约保证金（若有）、合同主要条款（或直接附上合同草案）、以及供应商需提供的资质证明文件清单等。*附件：可能包括技术图纸、样品图片、相关的标准或规范文件等。2.2技术参数与规格的精准性在描述技术参数和规格时，应尽可能采用国际通用标准、国家/行业标准或明确的可量化指标。避免使用模糊不清或带有品牌倾向性的描述，以确保所有供应商都能在同一起跑线上竞争。如果确实需要指定品牌或型号，应说明理由，并考虑是否允许提供同等品质或更优品质的替代方案。2.3合同主要条款的预设为避免后期合同谈判陷入僵局，在询价文件中预先明确合同的主要条款是非常必要的。这包括付款方式、交付周期、质量保证期、售后服务、违约责任等核心内容。供应商的报价应被视为其对这些条款的接受。三、供应商的选择与邀请：货比三家，择优而选选择合适的供应商进行邀请，是确保询价有效性的前提。我们的目标是邀请到那些有能力、有信誉、能提供有竞争力价格的供应商。3.1供应商的资格条件设定根据采购项目的特点和重要性，设定合理的供应商资格条件。这些条件可以包括：供应商的法人资格、营业执照范围、相关的行业资质认证、生产或经营能力、财务状况、良好的商业信誉、无重大违法违规记录等。资格条件的设定应客观、公正，具有可操作性，避免设置不合理的门槛排斥潜在供应商。3.2供应商库的利用与维护许多组织都建立了自己的合格供应商库。在邀请供应商时，应优先从合格供应商库中选取。同时，也要注意供应商库的动态维护，定期对供应商进行评估和更新，确保库内供应商的质量。对于库外的潜在优质供应商，也应建立相应的准入评估机制。3.3邀请供应商的数量与方式为保证充分竞争，邀请的供应商数量应不少于三家（除非市场上符合条件的供应商不足三家，并能提供充分证明）。邀请方式可以是公开邀请（如在指定平台发布询价公告）或定向邀请（向特定的合格供应商发出邀请）。定向邀请时，应确保所选供应商具有代表性和竞争性，避免因供应商之间存在关联关系或串标风险而影响询价结果的公正性。四、询价的发出与管理：信息对称，过程受控询价文件准备妥当、供应商选定后，即可发出询价。在此过程中，需确保信息传递的准确和及时，并对询价过程进行有效的管理。4.1询价文件的分发将正式的询价文件完整地发送给每一位被邀请的供应商。可以通过邮件、传真、专人送达或组织规定的电子采购平台等方式进行。发送时应做好记录，包括发送时间、接收人等，以便追溯。4.2答疑与澄清供应商在收到询价文件后，可能会对某些条款或需求提出疑问。采购方应指定专人负责解答供应商的疑问。对于普遍性的问题，应形成书面的答疑或澄清文件，并发送给所有被邀请的供应商，确保信息的对称性。答疑和澄清的截止时间应合理设定，以给供应商留出足够的时间调整报价。4.3询价有效期的设定询价文件中应明确规定报价的有效期，即供应商承诺其报价在多长时间内保持有效。有效期的设定应充分考虑评审、审批以及合同签订所需的时间，一般不宜过短，以免在确定成交供应商后，其报价已失效；也不宜过长，影响供应商的报价意愿。五、报价的接收与开启：严谨规范，防止疏漏报价的接收和开启环节，是保证询价过程公平、公正的关键节点，必须严格遵守规定程序。5.1报价的密封与标识（如适用）对于要求密封报价的，供应商应将报价文件进行密封，并在密封袋上清晰标明项目名称、询价编号（如有）、供应商名称以及“请勿在XX时间前开启”等字样。未按要求密封的报价文件，采购方可予以拒收。5.2报价的接收与登记采购方应在询价文件规定的报价截止时间前接收报价。逾期送达的报价文件，原则上应拒收（除非有不可抗力等特殊情况并获得批准）。收到报价后，应由专人负责登记，记录供应商名称、送达时间、报价文件数量等信息，并妥善保管，防止遗失、泄露或篡改。5.3报价的开启报价开启应在规定的时间（通常为报价截止时间后立即或稍后）、预设的地点进行，应有专人负责，并可根据需要邀请相关人员（如需求部门代表、监督人员）参与见证。开启时，应逐一核对供应商名称，检查报价文件的密封情况（如适用），然后当众开启，并宣读报价的主要内容（如总报价）。对报价文件的开启过程，应做好书面记录。六、报价的评审与比较：综合权衡，优中选优报价评审是从收到的报价中筛选出最符合采购需求、性价比最高的供应商的过程。评审应坚持客观、公正、科学的原则。6.1初步评审（资格性与符合性审查）首先对各供应商的报价文件进行初步评审，主要审查其资格是否符合要求（如营业执照、相关资质证书等是否齐全有效），报价文件是否完整，是否按照询价文件的要求进行签署，报价是否唯一，有无明显的计算错误等。未通过初步评审的供应商，其报价将被否决，不再进入后续的详细评审。6.2详细评审（技术与商务评估）通过初步评审的报价，进入详细评审阶段。*技术评审：主要评估供应商提供的产品或服务是否完全满足询价文件中的技术规格、质量标准、性能参数等要求。对于有样品要求的，还需对样品进行检验或测试。技术评审通常采用符合性审查或打分的方式。*商务评审：主要对报价的合理性、完整性、付款条件响应、交付周期、售后服务承诺等进行评估。价格是商务评审的重要因素，但不应是唯一因素。6.3综合评价与授标建议在完成技术和商务评审后，应进行综合评价。不能简单地以最低报价作为唯一的中标标准，而应综合考虑价格、质量、服务、供应商信誉、履约能力等多方面因素。对于价格明显低于成本价的报价，应要求供应商作出书面说明，如不能合理解释并提供证明，应视为无效报价。根据综合评价结果，提出授标建议，即推荐的成交候选供应商名单及其排序。七、确定成交供应商与合同签订：高效履约的开端在完成评审并获得审批后，即可确定成交供应商，并及时与之签订采购合同。7.1成交结果的确认与通知采购方应根据评审结果和审批意见，确定最终的成交供应商。成交结果应及时通知所有参与报价的供应商，包括成交供应商和未成交供应商。对于未成交的供应商，如有需要，可在其提出书面申请后，告知其未成交的原因，但应注意保护成交供应商的商业秘密和评审过程的保密性。7.2合同的谈判与签订成交结果确定后，采购方应尽快与成交供应商就合同细节进行谈判。合同条款应与询价文件、成交供应商的报价文件及澄清文件等保持一致，不得实质性改变。谈判达成一致后，双方应按照组织规定的合同审批流程，正式签订书面采购合同。合同签订应规范，双方签字盖章齐全。7.3履约保证金（如适用）对于一些金额较大或风险较高的采购项目，可在合同中约定成交供应商提交一定金额的履约保证金，以保证其能严格履行合同义务。履约保证金的金额、缴纳方式和退还条件等应在合同中明确。八、履约管理与归档：善始善终，持续改进合同签订并不意味着询价流程的结束，后续的履约管理和资料归档同样重要。8.1合同履约跟踪采购方应指定专人负责跟踪合同的履行情况，包括供应商的生产/备货进度、交付时间、产品/服务质量是否符合合同约定等。如发现问题，应及时与供应商沟通解决，确保合同顺利执行。8.2验收当供应商完成交付或提供服务后，采购方应组织相关人员（通常包括需求部门、技术部门等）按照合同约定的验收标准和方法进行严格验收。验收合格的，签署验收报告；验收不合格的，应要求供应商在规定期限内整改，直至验收合格。8.3资料归档整个询价采购过程中的所有文件资料，包括询价申请及审批文件、询价文件、供应商报价文件、答疑澄清记录、报价开启记录、评审报告、成交结果通知、采购合同、验收报告、付款凭证等，均应按照组织的档案管理规定进行收集、整理、编号、登记，并妥善归档保存。这些资料不仅是采购行为合规性的证明，也是未来审计、查询和经验总结