工程项目联络单管理办法

工程项目联络单管理办法第一章总则第一条目的与依据为规范工程项目管理过程中的信息传递、沟通协调及事项处理，确保项目各项工作有序推进，明确各方责任，提高工作效率，保障项目目标的顺利实现，特制定本办法。本办法依据国家相关法律法规及公司项目管理相关规定，并结合工程项目实际情况编制。第二条定义本办法所称工程项目联络单（以下简称“联络单”）是指在工程项目实施过程中，项目参与各方（包括但不限于建设单位、监理单位、施工单位、设计单位及其他相关协作单位）之间，就项目技术、质量、安全、进度、合同、商务等事宜进行书面沟通、请示、答复、通知、确认或提出要求时所使用的标准化书面文件。第三条适用范围本办法适用于公司所有新建、改建、扩建及维保类工程项目的联络单管理工作。项目各参与方在项目实施全过程中涉及的各类书面联络事项，均应遵循本办法规定。第四条基本原则联络单管理应遵循以下原则：1.规范性原则：联络单的格式、填写、签发、传递、接收、处理、回复、归档等环节均应符合本办法规定。2.及时性原则：联络事项应及时发起、及时传递、及时处理、及时回复，避免因延误造成项目损失或影响项目进度。3.准确性原则：联络单内容应真实、准确、完整、清晰，语言表达应规范、简练，避免歧义。4.闭环管理原则：联络事项应做到有发起、有处理、有回复、有跟踪、有记录，形成管理闭环。5.责任明确原则：联络单的签发、接收、处理等环节的责任主体应明确，确保事事有人管，件件有着落。第二章联络单的编制与发起第五条发起条件凡工程项目实施过程中出现下列情况之一，且需要以书面形式与相关方进行沟通协调或确认时，应发起联络单：1.对合同条款、设计文件、技术规范等存在疑问或需要澄清的；2.发生设计变更、工程洽商等需要确认或备案的；3.涉及工程进度、质量、安全等方面需要告知、提醒或请求协调的；4.需要其他单位配合完成某项工作或提供相关资料的；5.发生争议或需要澄清责任的；6.其他需要书面联络的重要事项。第六条主要内容联络单应至少包含以下主要内容：1.联络单编号：由发起单位按本办法规定的规则进行编号。2.标题：简明扼要地概括联络事项的核心内容。3.基本信息：包括发起单位、接收单位、抄送单位（如有）、发起日期、项目名称、相关合同号（如有）、涉及工程部位或专业等。4.事由与详细说明：清晰、准确地描述联络事项的背景、具体内容、存在问题、相关依据等。必要时应附相关图纸、照片、记录等支撑材料。5.联络要求：明确提出联络的目的、希望对方采取的行动（如答复、确认、配合、解释等）以及期望的回复时限。6.附件：列出随联络单一同提交的附件名称及份数。7.签署栏：包括发起单位经办人、部门负责人（或项目负责人）签字及单位盖章。第七条编号规则联络单编号应具有唯一性和可追溯性，建议包含项目代号、年份、顺序号等要素。具体编号规则由公司项目管理部门统一制定或授权项目部根据项目特点确定，并在项目启动时予以明确。例如：[项目简称]-[年份]-LL-[顺序号]。第八条编制要求1.联络单应使用公司规定的标准格式（如有）或符合本办法第六条内容要求的格式进行编制。2.内容应条理清晰，逻辑严谨，语言规范，字迹（或打印）清晰。3.涉及技术参数、工程量等数据时，应确保准确无误。4.对于复杂事项，可分点阐述，必要时可附图说明。5.联络单编制完成后，应由发起单位相关负责人审核，确保内容合规、完整。第三章联络单的传递与接收第九条传递方式联络单一般应采用书面形式（纸质版）传递，并由接收方签收。在确保可追溯性和安全性的前提下，经各方协商一致，也可采用符合公司规定的电子化信息平台进行传递。重要联络单建议采用专人送达、挂号信或快递等可追踪的方式传递。第十条签收确认1.接收单位在收到联络单（包括纸质版和电子版，电子版以系统记录为准）后，应在联络单回执联（或签收记录表）上签字确认，注明接收日期和时间，并由接收人签字。2.若采用电子化平台传递，系统应具备接收确认功能，接收操作完成即视为签收。3.对于内容不完整、格式不符合要求或不属于本单位受理范围的联络单，接收单位可拒绝签收，并向发起单位说明理由，由发起单位完善后重新提交。第十一条内部流转接收单位签收联络单后，应及时交由本单位相关负责人或经办部门进行处理。内部流转应确保及时、高效，避免延误。第四章联络单的处理与回复第十二条处理时限1.接收单位应根据联络事项的紧急程度和重要性，在联络单要求的时限内（如无明确要求，应在合理期限内，一般不超过收到联络单后的三个工作日）予以处理和回复。2.对于情况复杂，无法在规定时限内完成处理和回复的，接收单位应在时限内先向发起单位发出初步反馈，说明情况并告知预计的回复时间。第十三条处理要求1.接收单位应认真研究联络单内容，核实相关情况，依据合同条款、法律法规、技术规范及项目相关约定进行处理。2.处理过程中如需其他单位或部门配合，应及时进行内部或外部协调。3.对于涉及重大变更、费用增减、工期调整等事项的联络单，接收单位应进行充分论证和审核。第十四条回复内容1.回复应针对联络单提出的事项和要求，给出明确、具体的答复。答复意见应具有确定性，避免使用模糊、模棱两可的语言。2.回复内容一般包括：对联络事项的理解、调查核实情况、处理意见、采取的措施、同意或不同意的明确表态、需要进一步协调的问题等。3.回复应使用规范的回复格式，注明针对的联络单编号，并由回复单位负责人签字并加盖单位公章（或项目专用章，根据授权）。4.若同意联络事项，应明确后续工作安排；若不同意，应详细说明理由和依据；若部分同意，应明确同意部分和不同意部分及理由。第十五条异议处理若发起单位对接收单位的回复意见有异议，可在收到回复后规定期限内（一般不超过三个工作日）再次发出联络单进行沟通，或通过会议等其他方式进行协调解决。如协调不成，按合同约定的争议解决方式处理。第五章联络单的执行与反馈第十六条执行跟踪联络单的发起单位和回复单位均应对联络单中明确的事项执行情况进行跟踪。发起单位负责监督联络事项的落实情况，回复单位负责按回复意见组织实施。第十七条结果反馈对于联络单中要求采取具体行动的事项，执行完毕后，执行单位应及时将结果反馈给相关方。必要时，应提供相关证明材料。第六章联络单的归档与管理第十八条归档责任联络单的发起单位和接收单位均负有归档责任。发起单位应将发出的联络单（包括附件）及其回复件一并归档；接收单位应将收到的联络单及其回复件（如有）一并归档。第十九条归档要求1.联络单及其附件、回复件等应按照项目档案管理规定进行整理、编号、装订，确保齐全、完整、有序。2.归档材料应包括联络单原件（或具有同等效力的电子扫描件）、签收记录、回复单原件（或具有同等效力的电子扫描件）等。3.电子化归档应确保数据安全、存储可靠、查阅方便，并符合公司档案管理电子化相关规定。第二十条保管期限联络单作为工程项目重要的过程文件，其保管期限应不低于项目保修期结束后若干年，并应符合国家及公司关于工程档案保管期限的相关规定。第二十一条查阅利用联络单档案的查阅、复制应履行相应的审批手续，遵守档案管理规定，确保档案的安全性和保密性。第七章监督与责任第二十二条监督检查公司项目管理部门及项目部应将联络单的管理情况纳入项目日常管理和监督检查范围，定期或不定期对联络单的编制、传递、处理、回复、归档等环节进行检查，确保本办法的有效执行。第二十三条责任追究对于因联络单管理不当（如漏发、迟发、漏签、迟复、处理不当、归档不及时或丢失等）造成项目损失、工期延误、质量问题或引发纠纷的，将视情节轻重，对相关责任单位或责任人进行通报批评或追究相应责任。第八章附则第二十四条解释权本办法由公司[指定部门，如：工程管理部或项目管理中心]负